Coraz bliżej rewolucji

Krajowy System e-Faktur („KSeF”) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i wysyłania e-faktur. Wedle wstępnych szacunków Ministerstwa Finansów obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld e-faktur rocznie. Opublikowany niedawno przez Ministerstwo Finansów projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 30 listopada 2022 wskazuje jakie zmiany w związku z wprowadzeniem e-faktur zajdą zasadniczo od 1 stycznia 2024 r.

Chociaż obecnie trwa jeszcze okres fakultatywny funkcjonowania tego systemu, to od 1 stycznia 2024 r. KSeF ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Przedsiębiorcy powinni zatem uważnie śledzić przygotowania do wprowadzenia tego system i sami przygotowywać się do ich wdrożenia.

Docelowo prawie każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawiania faktur sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Program pozwala też nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia, a także analizować i kontrolować informacje zawarte w e-fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Zaprezentowane w projekcie rozwiązanie dotyczące e-fakturowania stanowi rozwiniętą i uzupełnioną wersję i dostosowaną do założonych przez ustawodawcę obecnie funkcjonującego fakultatywnego KSeF.

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą VAT tj. m.in. krajowe dostawy towarów, krajowe świadczenie usług pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) i konsumentów (B2C). Przyjęto ogólną zasadę(z wyjątkami określonymi w ustawie), że podatnicy są obowiązani wystawiać wszystkie faktury przy użyciu KSeF i że z wyjątkiem przyjętych uprzednio wyjątków za fakturę nie uznaje się dokumentów wystawionych z pominięciem KSeF (art.106ga-106gc ustawy o VAT).

Podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, prowadzące działalność gospodarczą w Polsce obowiązane będą do uzyskania numeru identyfikacji podatkowej oraz zarejestrować się jako podatnik VAT czynny. Podatnicy korzystający z procedur szczególnych, jako niemający uprawnienia do fakultatywnego wystawiania faktur, nie mają takiego obowiązku w każdym kraju, w którym świadczą usługi.
Wprowadzanym zasadom mogą podlegać również podmioty stosujące zwolnienie podmiotowe w podatku VAT (drobni przedsiębiorcy), podatnicy wykonujący czynności przedmiotowo zwolnione z VAT, a także sprzedawcy detaliczni.

Obowiązująca obecnie zasada, że faktura jest wystawiana na żądanie nabywcy/ usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana, zostaje utrzymana. Podobnie zostanie utrzymana instytucja faktur korygujących, a fakultatywnie będą mogły zostać wystawiane faktury RR i faktury korygujące RR.

Proponowane w ustawie o VAT zmiany uwzględniają konieczność współdziałania z dotychczas funkcjonującą przy obsłudze zamówień publicznych Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Faktury wystawione w PEF po pozytywnej walidacji powinny uzyskać numer KSeF i powinny zostać udostępnione wystawcy takiej faktury w PEF.

Proponowane zmiany zakładają rezygnację (od 1 stycznia 2025 r.) z możliwości wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2024 r. nie będzie nawet uznawany paragon NIP do 450 zł. Wprowadzane przepisy zachowują możliwość wystawiania e-faktur uproszczonych z ograniczonym zakresem danych oraz wystawiania tychże e-faktur przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego.
Obowiązkowe stosowanie KSeF umożliwi stosowanie skróconego podstawowego terminu zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym do 40 dni. Obowiązujący termin 60 dniowy zostanie zlikwidowany. Jednocześnie zostaną wprowadzone zasady doręczeń umożliwiające efektywne stosowanie przepisów w zakresie zwrotu VAT przez organy podatkowe w terminie 15 dniowym dla tzw. „podatników bezgotówkowych”.

Projekt przewiduje dostosowanie przepisów w zakresie korekt zmniejszających wartość podatku należnego/naliczonego. Zostaje wprowadzona zasada polegająca na tym, że po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie się dokonywać za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e-fakturę korygującą.

Podatnicy ci nie będą obowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru /usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w tej fakturze i potwierdzających, że warunki te zostały spełnione. Podobnie nabywca będzie zobowiązany do skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał e-fakturę
W projekcie zachowano zasadę, że jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu nie przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego jest uwzględnione, ale w rozliczeniu z okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

E- faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Projekt zmiany ustawy zapewnia rozwiązania w zakresie wystawiania faktur w sytuacji: niedostępności KSeF związanej z serwisem systemu, awarii KSeF, braku możliwości wystawienia e-faktur z powodu zdarzeń niezwiązanych z awarią samego systemu, np. z sytuacją kryzysową, braku obowiązku wystawiania e-faktur.

W celu weryfikacji podmiotów do wystawiania e-faktury projekt proponuje wprowadzić zmianę do wykazu podatników tzw. „białej listy”. Wykaz podatników prowadzony przez Szefa KAS będzie zawierał dodatkową informację czy podmiot jest lub nie jest zobowiązany do wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zakres projektowanych zmian jest spory. Mają znaczenie fundamentalne dla dokumentowania prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Konieczne jest zatem odpowiednie przygotowanie się do tych zmian. Pierwszy kwartał bieżącego roku to już ostatni dzwonek na rozpoczęcie działań przygotowawczo- dostosowawczych.