Dotychczas praca zdalna pozostawała uregulowana tymczasowo na czas obowiązywania Specustawy COVID. Po wejściu w życie omawianej nowelizacji kodeksu pracy, praca zdalna zostanie uregulowana na stałe w kodeksie pracy.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że proponowana regulacja przewiduje możliwość wykonywania pracy w trybie wyłącznie zdalnym (100% czasu pracy wykonywanej całkowicie w formie zdalnej) lub w formie hybrydowej (częściowo z siedziby pracodawcy, a częściowo zdalnie).

Ponadto miejsce wykonywania pracy zdalnej lub hybrydowej, zgodnie z proponowanymi regulacjami, będzie wskazywane pracodawcy przez pracownika i będzie musiało być z pracodawcą uzgodnione.

Zasady rozpoczęcia i wykonywania pracy zdalnej

Uzgodnienie miejsca wykonywanej pracy będzie mogło nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe także na jednostronne polecenie pracodawcy, lecz wyłącznie w 2 przypadkach:

1)      w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu

2)      w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Niemniej, pracownik będzie zobowiązany do złożenia oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej przed wydaniem polecenia pracodawcy, co może być w praktyce ciężkie do realnego wyegzekwowania, ponieważ zazwyczaj polecenie jest pierwszą czynnością, a pracownik jedynie powinien potwierdzić, że jest w stanie wykonywać pracę zdalnie.

Zasady wykonywania pracy zdalnej należy ustalić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W porozumieniu lub w regulaminie należy określić w szczególności:

1)      grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2)      zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, pracy zdalnej;

3)      zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

4)      zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5)      zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6)      zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7)      zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8)      zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

W przypadku, gdy wykonywanie pracy zdalnej zostało ustalone w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Następnie strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku

W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązki i koszty pracodawcy

Podczas pracy zdalnej lub hybrydowej pracodawca zobowiązany będzie:

1)      zapewnić pracownikowi wykonującemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2)      zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3)      pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie.

Zatem pracodawca, w myśl proponowanych przepisów, będzie zobowiązany do pokrycia kosztów prądu i internetu, niezbędnych do wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie.

W tym miejscu kluczowe będzie ustalenie formy rozliczenia, tj, wybór:

1)      ekwiwalentu, którego wysokość musi być zgodna z kosztem poniesionym przez pracownika na pracę zdalną,

2)      ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pokrycie kosztów, w formie obliczonego ekwiwalentu lub ustalonego ryczałtu nie będzie uznawane za przychód, zatem będzie zwolnione z opodatkowania i oskładkowania.

Rozwiązanie takie może stanowić pole do potencjalnych nadużyć związanych z wypłatą części wynagrodzenia lub nagrody, w formie nieopodatkowanej.

Kontrola

Pracodawca nabędzie także prawo do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika także w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie mógł zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Zakładamy, że omawiana regulacja wejdzie w życie na jesieni 2022 r. wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce.

Joanna Namojlik
Joanna Namojlik
joanna.namojlik@dgtl.law | zobacz inne wpisy tego autora
Karolina Barszczewska
karolina.barszczewska@dgtl.law | zobacz inne wpisy tego autora
Bartosz Ulczycki
Bartosz Ulczycki
bartosz.ulczycki@dgtl.law | zobacz inne wpisy tego autora