Spór z organem podatkowym

Trudny stan budżetu państwa spowodowany m.in. ogromnymi wydatkami ponoszonymi w związku z trwającą wojną na Ukrainie spowodował, że Ministerstwo Finansów wzmogło i zintensyfikowało czynności sprawdzające oraz kontrole podatkowe i celno-podatkowe. Wprowadzane zmiany w przepisach, cyfryzacja, stosowanie coraz bardziej wyspecjalizowanych systemów informatycznych umożliwiają służbom skarbowym szybsze i bardziej sprawne działania mające na celu sciąganie należności. Działania te nie są wolne jednak od usterek.

Wpływ nowoczesnych technologii

Czynności podejmowane przez urzędy skarbowe i urzędy celno-skarbowe są obecnie prawie zawsze poprzedzone dokonaniem analizy przeprowadzanej przy udziale systemów informatycznych. Warto zauważyć też, że taktyka organów podatkowych wraz z wdrożeniem do ich pracy nowoczesnych technologii uległa zmianie. Obecnie zrezygnowano raczej z wielowątkowych kontroli o charakterze wyrywkowym na rzecz zorganizowanych i zaplanowanych na podstawie wspomnianych powyżej analiz kontroli w poszczególnych wyselekcjonowanych obszarach. Po przejściowym okresie wzmożonego zainteresowania służb skarbowych podatkami dochodowymi, najczęściej weryfikowanymi rozliczeniami podatkowymi są w dalszym ciągu te w zakresie podatku od towarów i usług.

Dokładne typowanie podatników do kontroli powoduje, że ich przeprowadzenie jest szybsze. Stanowi jednak także przyczynę, dla której organy, z uwagi na fakt, że wiedzą z góry, czego szukają, nie są otwarte na rozmowy z podatnikiem i wydanie pozytywnego dla niego protokołu. Takie okoliczności powodują jednak także większe ryzyko popełnienia przez służby skarbowe błędu Dlatego tak ważne staje się należyte funkcjonowanie podatnika przed czynnościami sprawdzającym i kontrolą podatkową w sytuacji, kiedy podatnik zdaje sobie sprawę z nieuchronności kontroli – właściwe do niej przygotowanie, a gdy kontrola już trwa umiejętne korzystanie z uprawnień danych podatnikowi przez obowiązujące przepisy prawa podatkowego.

Typowanie

Podatnicy często zadają pytania: „Co sprawia, że urząd skarbowy kontroluje tego a nie innego podatnika? Jakie są przyczyny wybierania tego a nie innego podatnika do kontroli? Czy kontroli można uniknąć a przynajmniej zminimalizować ryzyko jej nastąpienia? W jakim stopniu o kontroli decyduje przypadek, a w jakim działania podejmowane nie tylko przez służby skarbowe, ale i przez samego podatnika?

Typowanie przez urząd skarbowy podatnika do przeprowadzenia wobec niego czynności sprawdzających oraz kontroli podatkowej odbywa się na podstawie analizy ryzyka możliwości naruszenia przepisów podatkowych oraz wielkości tych nieprawidłowości, ale na podjęcie ostatecznej decyzji wpływ mają również jak najbardziej „analogowe” przyczyny takie jak np. donosy.

W każdym urzędzie skarbowym funkcjonuje komórka organizacyjna, która zajmuje się czynnościami analitycznymi i sprawdzającymi. Jej praca polega m.in. na pozyskiwaniu informacji o podatnikach, które mogą mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. Szczególnie ważne jest tu gromadzenie informacji o aktywach podatnika np. nieruchomościach, samochodach i sposobie ich używania np. jak długo pozostają we władaniu podatnika. Komórki analityczno- sprawdzające urzędów skarbowych identyfikują okoliczności, które mogą mieć wpływ na to czy podatnik prawidłowo wykonuje obowiązki podatkowe i prowadza tzw. „rejestry ryzyka podatkowego”.

W rezultacie przeprowadzonego procesu analitycznego dokonywane jest typowanie podatników do czynności sprawdzających, kontroli podatkowej i właściwego postępowania podatkowego a w dalszej konsekwencji sporządzanie planów czynności sprawdzających i kontroli podatkowych.

Źródła informacji

Podstawowe informacje pozyskiwane przez urzędy skarbowe są z własnych wewnętrznych systemów informatycznych takich jak: STIR (system bankowy informujący szefa Krajowej Administracji Skarbowej o przepływach pieniężnych na rachunkach bankowych podatników), CZM (czynności majątkowe- informacjach o nabytych i sprzedanych prawach, ruchomościach, nieruchomościach), MDR (system raportowania o schematach podatkowych), pliki JPK oraz kasy rejestrujące online.

Źródła informacji posiadanych przez organy podatkowe to również podmioty zewnętrzne takie jak: banki, instytucje finansowe, komornicy, notariusze inne organy podatkowe i celno-skarbowe oraz w coraz większym stopniu donosy innych podatników. Trzeba tu wyraźnie zaznaczyć, że to ostatnie źródło jest sprawdzane przez urzędników skarbowych niezwykle starannie i w wielu przypadkach dostarcza organom wielu cennych z ich perspektywy informacji. Podatnik musi więc wyciągać z tych okoliczności właściwe wnioski i prowadzić swoja działalność z dużą dozą staranności.

Bardzo ważnym źródłem pozyskiwania informacji o podatniku są uregulowane w przepisach ordynacji podatkowej kontrole krzyżowe polegające na tym, że w związku prowadzonym postępowaniem podatkowym bądź kontrola podatkową organ podatkowy ma prawo żądać dokumentów również od kontrahentów kontrolowanego podatnika. Chodzi o to, aby ustalić czy działania zasadniczo kontrolowanego podatnika mają odzwierciedlenie w działaniach i dokumentach jego kontrahentów.

Należy tu zaznaczyć, że przeprowadzanie kontroli krzyżowych bywa nierzadko przyczyną wielu formalnych błędów, które podatnik powinien wykorzystywać w dalszym ciągu prowadzonego postępowania. Dokumenty będące przedmiotem kontroli krzyżowej są często weryfikowane przez urzędnika nadmiernie korzystającego z przyznanego mu uznania administracyjnego. Często zdarza się ze przedmiot kontroli nie jest respektowany a urzędnik w sposób nieformalny stara się uzyskać informacje od podatnika.

Jak podatnik może sam ograniczyć ryzyko kontroli?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga staranności, rzetelności, ostrożności oraz stworzenia choćby najprostszego systemu wewnętrznej kontroli umożliwiającego redukowanie błędów przy prowadzeniu działalności. Organy podatkowe wyciągają wnioski z istniejących trendów rynkowych. Wynikiem tego jest zdefiniowanie branży szczególnie podatnych na kontrole takich jak np. handel on line.

Warto aby podatnicy również uczyli się na swoich błędach i pamiętali ze organy podatkowe stosują coraz takie metody działania jak „nabycia sprawdzające” polegające na nabyciu przez urzędnika towarów lub usług w celu sprawdzenia wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków dot. ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej oraz wydawania nabywcy paragonu fiskalnego.

Przyczyna kontroli może być również zbytnie eksponowanie i reklamowanie własnej działalności w przestrzeni publicznej. Chwalenie się swoimi osiągnięciami biznesowymi na portalach społecznościowych przykuwa uwagę organów podatkowych podobnie jak informacje uzyskiwane prze organy podatkowe od zawistnych konkurentów z branży. Kolejnymi bardzo istotnymi przyczynami czynności sprawdzających i kontroli jest: niesprawdzanie prawidłowości działania kontrahentów, braki w posiadanej dokumentacji, weryfikowanie źródła finansowania swoich zakupów. Warto tez ustanowić pełnomocnika ogólnego do kontaktu z organami podatkowymi, zwłaszcza jeżeli urząd skarbowy „nawiązał” już kontakt z podatnikiem.

Ponieważ, jak już to zostało wcześniej stwierdzone, szczególna atencją organów podatkowych cieszy się podatek VAT należy podczas prowadzonej przez siebie działalności zwracać szczególną uwagę na dochowanie staranności w zakresach, które są przedmiotem szczególnego zainteresowania organów podatkowych. Nalezą do nich szczególnie: zgodność kwot ujętych w deklaracji z zapisami w rejestrach VAT oraz zapisów w rejestrach VAT z dokumentami źródłowymi (fakturami), prawidłowość formalna dokumentów źródłowych, prawidłowość określania momentu powstania obowiązku podatkowego, prawidłowość stosowania przepisów dot. miejsca świadczenia usług oraz dokumentowania zmniejszenia obrotu, a także właściwe stosowanie stawek podatkowych oraz zagadnienie naliczonego przy zakupach podatku VAT. Szczególnym zainteresowaniem podczas kontroli cieszą się też transakcje wewnątrzwspólnotowe i stwierdzane tam nieprawidłowości, ponieważ urzędy skarbowe dysponują danymi z baz zbierających informacje o wymianie towarowej na terenie państw Unii Europejskiej.

Kiedy pojawia się urząd

Przy wykonywaniu czynności sprawdzających należy konkretnie krótki i zwięźle odpowiadać na zadawane pisemnie pytania oraz dostarczać terminowo żądanych dokumentów. Przedsiębiorca albo jego pełnomocnik ogólny powinien także nawiązać dobry kontakt z prowadzącym kontrolę. Co do zasady podatnik jest zawiadamiany o kontroli podatkowej na 7 dni przed jej rozpoczęciem. Ten czas przed przyjściem kontrolujących można wykorzystać na poprawienie błędów wykrytych w rozliczeniach.