Co do zasady prowadzenie spraw i reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy do kompetencji zarządu.
Są jednak od tego wyjątki, a jednym z nich jest zawieranie umów z członkami zarządu. W tym przypadku cel odstąpienia od zasady reprezentacji spółki przez zarząd jest jasny – chodzi o ochronę spółki przed potencjalnym konfliktem interesów.
Rozwiązaniem tej sytuacji ma być art. 210 par.1 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
W teorii przepis ten wydaje się być dosyć jasny, jednak w praktyce pojawia się kilka problemów.
Art. 210 Kodeksu spółek handlowych posługuje się sformułowaniem ,,w umowie między spółką a członkiem zarządu”. Jak należy to rozumieć, a w konsekwencji jaki zakres czynności wymaga szczególnej reprezentacji?
Obowiązek reprezentowania spółki dotyczyć będzie zarówno zawierania samej umowy, jak i wprowadzania do niej zmian czy też wszelkich jednostronnych czynności związanych z umową. Chodzi tu więc również o czynności takie jak wypowiedzenie umowy.
Co istotne, nie ma tu znaczenia charakter umowy, czyli czy jest ona związana z pełnieniem funkcji członka zarządu czy też nie jest. W przypadku każdej umowy zawieranej między spółką a członkiem zarządu należy stosować szczególne zasady dotyczące reprezentacji spółki.
Art. 210 Kodeksu spółek handlowych stanowi wyjątek od ogólnej zasady reprezentacji spółki przez zarząd, dlatego też nie może być interpretowany rozszerzająco. Jednocześnie, przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że nie może zostać modyfikowany wolą stron np. w umowie spółki. Dlatego też, kompetencja do zawarcia umowy z członkiem zarządu nie może zostać przyznana innemu podmiotowi niż wymienione wprost w przepisie.
Z art. 210 nie wynika pierwszeństwo ani rady nadzorczej ani pełnomocnika, dlatego też spółka ma tu dowolność w wyborze kto będzie ją reprezentować w umowie z członkiem zarządu,.
Nie w każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powołuje się radę nadzorczą, dlatego też w praktyce często pojawia się konieczność powołania specjalnego pełnomocnika.
W jaki sposób zrobić to prawidłowo?
Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone uchwałą zgromadzenia wspólników. Art. 210 nie rozstrzyga jaki rodzaj powinno mieć, jednak ewentualne wątpliwości w tym zakresie rozwiał Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 stycznia 2019 roku (o sygn. akt: III CZP 71/18) w której wskazał, że pełnomocnictwo do reprezentowania spółki powinno mieć formę szczególną (czyli być pełnomocnictwem do określonej umowy) albo rodzajową (czyli być pełnomocnictwem do określonej kategorii czynności). W uchwale należy wskazać zakres pełnomocnictwa, a także wyznaczyć osobę do pełnienia funkcji pełnomocnika.
Kto może być pełnomocnikiem powołanym do zawarcia umowy z członkiem zarządu?
Przepisy nie stawiają w tym zakresie szczególnych wymogów, jednak w doktrynie oraz orzecznictwie sporne jest czy pełnomocnikiem powołanym przez zgromadzenie wspólników może być w tym przypadku inny członek zarządu.
Za stanowiskiem, zgodnie z którym pełnomocnikiem nie może być inny członek zarządu przemawia cel art. 210 Kodeksu spółek handlowych. W wyroku o sygn. akt AGa 51/18 Sąd Apelacyjny w Poznaniu stanął na stanowisku, zgodnie z którym ,,Członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowie z innym członkiem zarządu. Umowa taka jest zatem bezwzględnie nieważna. Za akceptacją tego poglądu świadczy to, że dopuszczenie udzielania członkowi zarządu pełnomocnictwa doprowadziłoby do obejścia art. 210 KSH, gdyż poprzez udzielenie pełnomocnictwa doszłoby do sytuacji w której członek zarządu, tyle że występujący jako pełnomocnik, dokonuje czynności prawnej za spółkę. Mogłoby to powodować naruszenie interesów spółki. Celem zaś tego przepisu jest uniknięcie kolizji interesów spółki i członka zarządu, który miałby zajmować się istotną sprawą innego członka zarządu z którym na co dzień współpracował.” Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 5 października 2011 r, o sygn. akt II UZP 9/11.
W orzecznictwie, pojawił się jednak niejeden wyrok o przeciwnym stanowisku. W tym także postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 7 kwietnia 2020 r. o sygn. akt. II UZP 5/10 zgodnie z którym członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być umocowany przez zgromadzenie wspólników do zawarcia z innym członkiem zarządu.
Wydaje się więc, że należy podejść do tej kwestii z ostrożnością, zwłaszcza biorąc pod uwagę konsekwencje jakie niesie za sobą nieprawidłowa reprezentacja.
W orzecznictwie i doktrynie przyjmuje się, że skutkiem niewłaściwej reprezentacji przy umowie z członkiem zarządu jest nieważność bezwzględna takiej umowy. Oznacza to, że czynność nie może zostać konwalidowana, czyli następczo uznana za ważną. Choć, także w tym zakresie w orzecznictwie pojawiają się odmienne stanowiska.
Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której jedyny wspólnik jest też jedynym członkiem zarządu. W jaki sposób powinno się zawierać umowy z członkiem zarządu w przypadku spółki jednoosobowej?
W takim przypadku nie stosuje się zasady zgodnie z którą w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Kodeks spółek handlowych stawia tu jednak inne wymogi dotyczące zawarcia takiej umowy, które mają chronić interesy spółki.
Członek zarządu będzie tu występować w obu rolach – zarówno jako podmiot reprezentujący spółkę, jak i osoba dokonująca czynności prawnej ze spółką. Konieczne będzie, jednak zawarcie takiej umowy w formie aktu notarialnego. Dodatkowo, notariusz będzie miał w tym przypadku obowiązek powiadomienia sądu rejestrowanego. Kwestia zachowania właściwej formy jest tu różnie ważna, jako że sankcją za jej niedochowanie jest nieważność tak zawartej umowy.
