Okazjonalna praca zdalna asem w rękawie pracowników?

Nie opadły jeszcze emocje związane z nowymi regulacjami dotyczącymi badania trzeźwości. Część z pracodawców dopiero nieśmiało przymierza do adresowania nowych wyzwań w swoich wewnętrznych regulacjach, czemu nawet ciężko się dziwić. Tymczasem ustawodawca już rzuca im kolejną rękawicę. I to wcale nie odnośnie bardziej odległych zmian związanych z tzw. dyrektywą work life balance, która wywróci HR-ową rzeczywistość do góry nogami. Wyzwanie stanowią już bowiem nowe uwarunkowania pracy zdalnej. Dotychczasowe niedoregulowania ustaw COVID-owych ustępują miejsca przed przeregulowaniem pracy zdalnej z Kodeksu pracy. Co jednak w tym wszystkim najmniej zadziwiające, pracodawcy jak zwykle przez ustawodawcę zostali pozostawieni sami sobie – z mnożącymi się pytaniami i brakiem jednoznacznych odpowiedzi na nie.

Jednym z takich zagadnień jest praca zdalna okazjonalna.

Nowelizacja Kodeksu pracy przyznaje pracownikom uprawnienie do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. To pracownik będzie decydował w jaki dni praca zdalna okazjonalna będzie mogła być przez niego świadczona, ponieważ to on będzie składał odpowiedni wniosek w tym zakresie określając dni, w które chce wykonywać pracę w tym trybie. Co ważne, pracownik nie musi tego określać z góry na cały rok kalendarzowy, ale wniosek musi być złożony najpóźniej przed rozpoczęciem pracy przez pracownika, w dniu w którym okazjonalnie miałby ją wykonywać zdalnie. I tu już odpowiedź na pytanie czy maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej może być przeliczany w ujęciu godzinowym, a pracownik może pół dnia pracować z biura i kolejne pół z domu? Otóż nie może.

Istotnym jest także dokładne wskazanie przez pracownika, że wnioskuje on o świadczenie pracy zdalnej okazjonalnej. Domniemania pracodawcy, że o taką formę pracy zdalnej chodzi mogą okazać się daremną i niewystarczające. Ciekawostka dla pracodawców! Dlaczego to tak ważne? Ponieważ ustawodawca przewidział pewne wyłączenia przepisów regulujących ogólnie pracę zdalną. I tak przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie będzie już chociażby zobowiązany do rozliczania pracy zdalnej – tzn. że nie będzie musiał wypłacać pracownikowi ani ekwiwalentu, ani ryczałtu, ani w żadnej innej formie rekompensować pracownikowi tego, że przez pewien określony czas wykonywał pracę ze swojego domu.

Tyle razy narzekaliśmy na archaiczność przepisów Kodeksu pracy i w końcu doczekaliśmy się reakcji za strony ustawodawcy! Wniosek pracownika może być złożony w postaci elektronicznej … Pojęcie często utożsamiane z formą elektroniczną znaną z przepisów Kodeksu cywilnego, jednak znacznie się od niej różni. Postać elektroniczna to również e-mail, wiadomość na komunikatorze internetowym czy wewnętrznym intranecie, SMS, MMS.

Omawiane uprawnienie przewidziane jest w wymiarze 24 dni w każdym roku kalendarzowym. Teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy wskazany limit wyczerpali jednorazowo. Jeden wniosek i 24 dni świadczenia pracy w trybie zdalnym, co oznacza, że nawet przez ponad miesiąc nie zobaczymy pracownika w biurze. Czy to faktycznie możliwe?

Jeśli tylko pracodawca wyrazi na to zgodę. Istotą nie jest bowiem jedynie złożenie wniosku przez pracownika, ale także wyrażenie przez pracodawcę zgody na świadczenie pracy w trybie zdalnym w formie okazjonalnej.

Pracownik składając wniosek musi więc pamiętać, aby dokonać tego na tyle wcześnie, aby umożliwić pracodawcy (zazwyczaj bezpośredniemu przełożonemu) odpowiedź na zgłoszony wniosek i umożliwić sobie jeszcze dotarcie do biura przed godziną rozpoczęcia pracy w przypadku jeśli decyzja pracodawcy będzie odmowna.

I tu pojawia się kolejny istotny dla pracodawców aspekt. Czy świadczenia pracy zdalnej w trybie okazjonalnym można odmówić? Otóż można.

Kodeks naturalnie wprowadza uprawnienie pracownikom, ale nie wskazuje jednoznacznie, że każdy z pracowników będzie uprawniony, aby z niego korzystać. Tym bardziej, że jak mówi sam przepis „praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie (…)”. „Może”, nie „jest”. Przepisy nie precyzują kiedy pracodawca może odmówić pracownikowi skorzystania z tego uprawnienia. Ciężko sobie jednak wyobrazić pracownika magazynu, zakładu fryzjerskiego czy pracownika ochrony świadczącego pracę w trybie zdalnym. Determinantem będzie tu więc rodzaj wykonywanej pracy. To jednak nie wszystko. Posiłkowo można sięgnąć do przepisów regulujących pracę zdalną rodziców dziecka do 4 roku życia. Jeśli ze względu na organizację procesu pracy, nie będzie możliwym udzielenie zgody przez pracodawcę na świadczenie okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca powinien móc jej odmówić, wskazując przyczynę takiego rozpatrzenia wniosku pracownika. Brak uzasadnienia lub wskazanie błahej przyczyny może narażać pracodawcę na odpowiedzialność z tytułu wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Co może stanowić dobry powód odmówienia świadczenia pracy zdalnej okazjonalnej pracownikowi, którego rodzaj pracy zasadniczo pozwala na wykonywanie zadań w tym trybie? Chociażby udział pracownika w spotkaniu z kluczowym klientem, zaplanowana delegacja czy charakter powierzonego zadania możliwego do wykonania wyłącznie w biurze.

Powstaje jeszcze pytanie – czy uprawnienie do pracy zdalnej okazjonalnej może być nabywane proporcjonalnie do długości okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, jak ma to miejsce w przypadku urlopów? Co bowiem w sytuacji kiedy pracownik podejmuje zatrudnienie dopiero w połowie roku. Czy oznacza to, że będzie uprawniony wyłącznie do 12 dni okazjonalnej pracy zdalnej? (Nie)stety nie… Zatrudnienie pracownika nawet na kilka miesięcy nie limituje wymiaru uprawnienia. Podobnie w przypadku zmiany pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego. U każdego z podmiotów ustawowy limit będzie liczony na nowo, co w praktyce może oznaczać kilkukrotne przekroczenie przez pracownika limitu 24 dni.

Okazjonalna praca zdalna, zwana przez nas dotychczas homeoffice, nie musi asem w rękawie pracowników. Trzeźwe podejście pracodawców do nowego kodeksowego uprawnienia pracowników będzie stanowiło klucz do wielu drzwi nowej regulacji.