Skoro jesteśmy już po pierwszych opadach śniegu w tym sezonie, a z większości witryn sklepowych atakują nas już dekoracje świąteczne, to dobry czas żeby zacząć planować spotkania wigilijne i prezenty świąteczne dla pracowników oraz ich rodzin.
W szczególności ten ostatni temat wymaga odpowiednio wczesnego zaopiekowania. Dlaczego? ponieważ pracodawcy często decydują się na pokrycie kosztów takich prezentów z środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rozwiązanie korzystne dla organizacji nie tylko z uwagi na racjonalne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, ale też pod kątem podatkowo-składkowym. Jednak jak każde rozwiązanie wymaga prawidłowego wdrożenia w zakładzie pracy.
Uznaniowość pracodawcy
Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych nie stanowi samodzielnej podstawy do rozporządzania środkami Funduszu utworzonego u pracodawcy. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej muszą zostać określone w regulaminie.
Jeżeli w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca nie przewidział możliwości wydatkowania środków na prezenty świąteczne dla pracowników lub ich najbliższych (np. paczki mikołajkowe dla dzieci), nie ma możliwości pokryć kosztów ich organizacji z pieniędzy zgromadzonych w ramach Funduszu.
Pracodawca jest zatem związany regulacjami, które sam wprowadził w zarządzanym przez siebie zakładzie pracy i nie może przyznać świadczeń, których udzielenia uprzednio nie przewidział.
Obowiązek złożenia wniosku
Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych nie przewiduje również procedury przyznawania świadczeń. Procedura taka powinna zostać uregulowana we wspomnianym wyżej regulaminie. To organizacja sama ustala warunki ubiegania się o świadczenia, a także sam proces ich przyznawania.
Złożenie wniosku przez pracownika nie musi stanowić koniecznego warunku przyznania świadczenia z Funduszu. Ustawa takiego obowiązku nie nakłada. Jeżeli jednak pracodawca wobec wszystkich świadczeń przyznawanych w ramach Funduszu przewidział obligatoryjnie złożenie wniosku przez osoby uprawnione, to wymóg taki powinien być zachowany.
Konstruując postanowienia regulaminu warto więc zważyć jaki jest cel przyznawanych benefitów oraz czy wprowadzone zasady nie tylko nie potrzebnie wykluczą część uprawnionych, ale także dodadzą komisjom socjalnym dodatkowej pracy, co w perspektywie kilkutysięcznych zakładów pracy może stanowić nie lada wyzwanie.
Wątpliwa równość świadczeń
Największą bolączką pracodawców jest jednak wartość prezentów świątecznych przyznawanych osobom uprawnionym. Na podstawie fundamentalnej zasady wydatkowania środków Funduszu, zgodnie z którą przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Wynika z tego, że wysokość świadczenia musi być adekwatna do sytuacji pracownika, a to jak wielokrotnie podkreślały kolejne stanowiska Sądu Najwyższego, wyklucza możliwość przyznawania ich w równej wysokości wobec wszystkich.
Zdaje się jednak, że prezenty świąteczne dla wszystkich uprawnionych do korzystania z Funduszu, a już w szczególności paczki dla dzieci nierzadko wręczane podczas zorganizowanych spotkań z Mikołajem, powinny stanowić wyjątek od powyższej reguły. Tym bardziej, że to charakter świadczenia powinien decydować o podstawowym kryterium jego przyznania (sytuacja życiowa, rodzinna, czy też materialna). Nie ma natomiast podstaw ani prawnych, ani faktycznych do stosowania, dwóch kryteriów, tj. rodzinnego i materialnego do jednego świadczenia, jakim jest paczka świąteczna dla dzieci i różnicowania w ten sposób wartości tej paczki. W orzecznictwie od dawna wyrażany jest pogląd, że różnicowanie wartości paczki świątecznej dla dzieci jest niecelowe i niezgodne z jej przeznaczeniem jako prezentu świątecznego[1].
Powyższe stanowisko nie zawsze jednak jest podzielane przez ZUS. Tymczasem dylemat co do powyższego może okazać się na tyle poważny, że zakwestionowanie przez organ rentowy możliwości sfinansowania świadczenia z środków Funduszu, będzie nakładało na pracodawcę następcze oskładkowanie świadczenia. Naturalnie pracodawca będzie uprawniony do odwołania się od decyzji ZUS do sądu, jednakże ze względu na specyfikę tych postępowań, koniecznym będzie zainicjowanie sporu sądowego w odniesieniu do każdego z ubezpieczonych. Z tego względu też tak istotne jest każdorazowe rozpatrzenie uwarunkowań każdego przypadku i podjęcie decyzji o różnicowaniu bądź wyrównywaniu świadczeń świątecznych w odniesieniu do indywidualnych przypadków.
Dlatego też w tym miejscu serdecznie zapraszamy na grudniowe spotkanie realizowane w ramach naszych comiesięcznych webinarów poświęconych bieżącym sprawom HR. Podczas najbliższego nasi prawnicy postarają się odpowiedzieć na wszelkie nurtujące kwestie dotyczące prezentów świątecznych oraz służbowych spotkań wigilijnych.
Stay tuned! Pod koniec listopada na naszym LinkedIn znajdziecie link do zaproszenia 😊
[1] Por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 22 czerwca 2018 r., III AUa
237/18, wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 27 lutego 2013 r., III AUa
919/12, wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 27 lutego 2013 r., III AUa
920/12, wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 11 grudnia 2013 r., III AUa
655/13, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 25 kwietnia 2013 r., III AUa
906/12, wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 7 lutego 2013 r., III AUa
1880/12, wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 13 czerwca 2013 r., III AUA
75/12, wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 26 września 2013 r., III AUa
352/13.
Zostaw komentarz
You must be logged in to post a comment.