Powołanie komisji wyjaśniającej
Do powołania komisji wyjaśniającej uprawniony jest pracodawca, czyli w praktyce organ zarządzający przedsiębiorstwem. Nierzadko zdarza się jednak, że organy te udzielają pełnomocnictwa innym pracownikom lub działom, najczęściej działom HR, w których zazwyczaj skupia się nadzór i koordynowanie systemu zgłaszania naruszeń prawa.
Przy powoływaniu komisji wyjaśniającej ważnym jest zadbanie o umożliwienie komisji procedowania w ramach zasad poufności, bezstronności, niezależności, niezwłocznego podejmowania wszelkich wymaganych procedurą działań, w terminach określonych w regulaminie wewnątrzzakładowym, a także rzetelnego i obiektywnego rozpoznania zgłoszenia i ustalenia prawdziwości opisywanych w nim zdarzeń i okoliczności.
Dla zaadresowania tych zasad tak ważnym jest prawidłowe powołanie komisji i ustalenie jej składu, który zapewni wszechstronność rozpoznania zdarzeń opisywanych w zgłoszeniu.
Członkowie komisji wyjaśniającej
Komisje wyjaśniające powoływane przez pracodawców celem zweryfikowania prawdziwości zgłoszenia nieprawidłowości i naruszeń prawa mogą mieć charakter stały, gdzie wewnętrzny regulamin określi, którzy pracownicy z uwagi na zajmowane stanowisko, będą jej członkami, lub charakter zmienny, gdzie regulamin określi tylko ilość członków komisji i grupy pracowników, spośród których pracodawca będzie powoływał członków komisji.
Drugi model zapewnia większą elastyczność w zakresie doboru składu komisji i pozwala pracodawcom na wprowadzenie efektownego systemu rozpoznawania zgłoszeń naruszeń przez wysokiej klasy specjalistów, których wiedza pozwoli na zidentyfikowanie zdarzeń opisywanych w zgłoszeniu.
Skład komisji wyjaśniającej powinien zależeć więc od kilku czynników – treści i przedmiotu zarzutów, ich rangi i charakteru, a także stanowiska osoby, wobec której wniesiono zgłoszenie dopuszczania się naruszeń.
Pierwsza podstawowa zasada przy powoływaniu komisji zakłada, że w komisji nie może zasiadać osoba, wobec której wniesiono zgłoszenie lub którą bezpośrednio dotyczyć będzie rozstrzygnięcie wydane przez komisję i wprowadzone przez pracodawcę działania naprawcze.
Nierzadko zdarzy się, że zgłoszenie nie będzie ujawniać jednego domniemanego sprawcy naruszeń, ale dotyczyć będzie funkcjonowania działu lub komórki organizacyjnej wyodrębnionej u pracodawcy. Jednocześnie warto zauważyć, że już samo powoływanie przełożonego osoby, której dotyczy zgłoszenie nastręcza w praktyce wiele problemów i wątpliwości co do obiektywizmu wydawanych przez komisję rozstrzygnięć.
Po pierwsze, osoba taka pozostaje w ścisłych relacjach służbowych, co może, choć naturalnie nie powinno, rzutować na dalszą współpracę w trakcie trwania postępowania wyjaśniającego. Po drugie, dla ustalenia specyfiki pracy działu, a także okoliczności i zdarzeń opisywanych w zgłoszeniu znacznie lepszym jest powołanie takiej osoby w charakterze świadka w postępowaniu wyjaśniającym. I po trzecie, bezpośredni przełożony jako pracownik zarządzający pracami powierzonej mu komórki organizacyjnej powinien mieć wiedzę na temat wszelkich okoliczności i zdarzeń mających miejsce w ramach prowadzonego przez niego działu. Wymagającym szczególnego zweryfikowania będzie zatem również zarządzanie działem przez przełożonego osoby dopuszczającej się naruszeń, celem wyeliminowania jego udziału lub wiedzy w zakresie dokonywanych zdarzeń.
Ciężko będzie uznać za bezstronną taką komisję, w której składzie zasiadać będzie dyrektor określonej jednostki, której funkcjonowania dotyczyć będzie zainicjowane postępowanie wyjaśniające. Podobnie w sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczyć będzie członka rodziny osoby zasiadającej w komisji.
Nie jest zalecane także, aby w komisji zasiadali członkowie zarządu pracodawcy. Zarząd jako organ zarządzający przedsiębiorstwem uprawniony jest do podejmowania ostatecznych decyzji co do wdrożenia rekomendowanych działań przez komisję. W związku z tym faktem, dla zapewnienia całkowitej i wymaganej bezstronności komisji, a jednocześnie oddzielenia organu weryfikującego od organu wykonawczego, rola członków zarządu powinna skupić się wyłącznie na podejmowaniu decyzji co do działań naprawczych, eliminujących z organizacji wszelkie opisywane w skardze nadużycia.
Dopuszczalne jest powołanie w skład komisji również przedstawicieli zakładowej organizacji związkowej, rady pracowniczej lub przedstawicieli pracowników wybranych w trybie obowiązującym u pracodawcy. Często takie działanie będzie podyktowane wyraźną prośbą ze strony pracowników, zgłaszaną już na etapie konsultacji z nimi wprowadzanego regulaminu zgłoszeń.
Takie podejście nie jest ani dobre, ani złe. Należy jednak pamiętać, że w przypadku procedowania przez komisję wyjaśniającą nie znajduje trafności argumentacja dotycząca konieczności zapewnienia pracownikom wsparcia ze strony organów ich reprezentujących. Komisja powinna być bowiem organem niezależnym organizacyjnie od pracodawcy, którego decyzje wynikają wyłącznie z rzetelności przeprowadzonego postępowania, aniżeli z nacisków pracodawcy. Domaganie się zasiadania w komisji przedstawicieli pracowników poddaje w wątpliwość istotę i charakter prac komisji.
Co istotne z punktu widzenia prawidłowości rozpoznania zgłoszeń, w komisji powinny zasiadać osoby mające wiedzę w dziedzinie, której dotyczy naruszenie prawa opisywane w zgłoszeniu. Doświadczenia ostatnich lat pokazują ze pracodawcy coraz częściej członkami komisji wyjaśniających czynią ekspertów zewnętrznych, tj. niezatrudnionych w organizacji.
Najczęściej w tym charakterze do komisji powoływani są prawnicy specjalizujący się w odpowiednich dziedzinach prawa, których znajomość zapewni rzetelne rozpoznanie zgłoszenia.
Powyższe nie tylko dobrze rzutuje na poziom obiektywizmu komisji i prawidłowe rozpoznanie zgłoszenia, ale również zwiększa zaufanie osób zgłaszających naruszenia i świadków do wskazania wszelkich okoliczności i zdarzeń, bez obawy stosowania wobec nich w przyszłości jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym.
Zachowanie poufności co zdarzeń i naruszeń opisywanych w zgłoszeniu, przebiegu postępowania wyjaśnianego i składanych w jego toku wyjaśnień jest priorytetową wartością zarówno dla osób składających zgłoszenie czy skargę, jak również dla świadków przesłuchiwanych w toku postępowania. Tymczasem powołanie komisji wyjaśniającej składającej się z osób spoza organizacji niewątpliwie zwiększa zaufanie pracowników co do rzetelnego charakteru jej prac.
Liczba członków komisji wyjaśniającej
Wymagana liczba członków komisji wyjaśniającej nie jest określona w przepisach. W związku z tym powinna być ona ustalona przez pracodawcę. I tu podobnie jak w przypadku określania składu komisji, najbardziej pożądanym jest dostosowanie ilości członków komisji do treści i przedmiotu zgłoszenia.
Najprostszym rozwiązaniem jest powołanie komisji wyjaśniającej w składzie nieparzystym, najczęściej 3-osobowym. Takie rozwiązanie nie rodzi problemów przy uzgadnianiu przez komisję decyzji co do kierunku prowadzenia postępowania, a nawet rozstrzygnięcia zarzutów przedstawionych w zgłoszeniu czy skardze.
Jeżeli jednak komisja zostanie powołana w składzie parzystym, dla przykładu 4-osobowym, głos przewodniczącego komisji, przy równości głosów, powinien być głosem rozstrzygającym, aby nie doprowadzić do patu decyzyjnego, gdy komisja ma rozstrzygnąć, czy do nadużycia doszło, czy też nie.
