Jeśli myślałeś, że możesz sobie po cichutku stworzyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i nie wtajemniczać nikogo w dane jej dotyczące, bo masz już zaprzyjaźnioną siatkę klientów i współpracowników, to się mylisz. Tak się nie stanie. Istnieją bowiem przepisy, których celem jest ochrona potencjalnych kontrahentów i wierzycieli, nakazujące przekazywać informacje o spółce, tak aby każdy za pomocą jawnych rejestrów mógł zweryfikować fakt istnienia spółki, oraz jej status.
O czym trzeba informować, czy się tego chce czy nie
Kodeks spółek handlowych nie pozostawia wyboru i każe w pismach, zamówieniach handlowych składanych przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej oraz na stronach internetowych podawać konkretny pakiet informacji:
1) firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
5) oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Wydaje się proste, prawda? Ale spróbujmy rozkodować, co właściwie spółka powinna robić.
Pisma i zamówienia handlowe
Jeżeli spółka ma podawać przytoczony wyżej pakiet informacji w pismach i zamówieniach handlowych, to trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, gdzie konkretnie trzeba umieszczać te informacje. O jakie „pisma”? I co to właściwie są „zamówienia handlowe”?
Nie znajdziecie rozbudowanego orzecznictwa przesądzającego o tym, co jest a co nie jest pismem lub zamówieniem handlowym, o których mowa w przepisie. Na ten temat wypowiadają się raczej teoretycy prawa, a sądy ewentualnie „przy okazji” informują o tym, że dana informacja w danym dokumencie powinna się pojawić, bo kwalifikuje ten dokument właśnie jako „pismo” lub „zamówienie handlowe”. O sposobie rozumienia tych pojęć decyduje często sama praktyka.
Generalna tendencja jest taka, aby pisma i zamówienia handlowe rozumieć szeroko, z tym zastrzeżeniem, że w odniesieniu do pism, chodzi o pisma „handlowe”, a nie wszelkie pisma. Oznacza to, że mają one dotyczyć komercyjnej działalności spółki, a zatem jest to cała korespondencja handlowa spółki. Będą to oświadczenia, zawiadomienia, wezwania, żądania. Przy tym rozumieniu „pism”, podział na pisma i zamówienia handlowe pewnie nie ma aż tak wielkiej doniosłości, jednak skoro ustawodawca wyróżnił zamówienia handlowe, to też trzeba się przy nich zatrzymać. Doktryna skłania się do kwalifikowania ich po prostu jako formularzy zamówień.
Nie jest przy tym istotne, czy owe „pisma” i „zamówienia handlowe” zostały sporządzone na papierze czy też są przekazywane np. mailowo lub na jakimś nośniku.
Strona internetowa
Wszystkie dane, o których mowa powyżej, należy umieszczać na stronach internetowych spółki. Przepisy nie wskazują, w jakim miejscu strony internetowej powinny się znajdować. Nie budzi jednak wątpliwości, że miejsce to powinno być w miarę łatwe do znalezienia.
Dla kogo to wszystko
Pakiet informacji o spółce powinien być podany niezależnie od tego, czy adresat danego pisma, jest zidentyfikowany czy też spółka zwraca się do ogółu. Zatem bez względu na to, czy wiemy do kogo konkretnie się zwracamy czy nie, zakres obowiązków informacyjnych jest ten sam. Chodzi o to, aby informacje znalazły się w dokumentach kierowanych poza spółkę (na tym ma polegać „składanie” pism i zamówień, o którym mówi przepis). Natomiast informacje te nie muszą być uwzględniane w korespondencji wewnętrznej w ramach spółki, pomiędzy jej pracownikami i organami.
A gdy zignorujesz ksh…
KSH nie wybacza braku spełnienia obowiązku informacyjnego. Zgodnie z art. 595 § 1 tej ustawy, osoby odpowiedzialne za brak spełnienia obowiązku informacyjnego mogą zostać ukarane karą grzywny do kwoty 5.000 zł. Osobami odpowiedzialnymi w przypadku spółki z o.o. będą członkowie zarządu, a jeśli spółka znajduje się w likwidacji – jej likwidatorzy.
Są też inne przepisy
Należy w tym miejscu wspomnieć, że obowiązki informacyjne o różnym zakresie są nakładane na spółki z o.o. również na mocy innych przepisów, np. na podstawie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawy o prawach konsumenta. Podobną funkcję jak przepisy KSH mają przepisy o KRS. Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym nakazuje „umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane”:
1) firmę;
2) oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
3) siedzibę i adres;
4) NIP;
5) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.”
Dane te w dużej części dublują wymogi KSH wobec spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Podobnie, brak spełnienia tego wymogu, może skutkować grzywną dla osób odpowiedzialnych za niewykonanie tego obowiązku. Kwota grzywny także jest analogiczna – do 5.000 złotych.
Jednocześnie, ustawa o KRS zawiera wyjątek, a mianowicie, że obowiązek podania danych nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Jednakże, w związku z wymogami KSH wobec spółek z ograniczoną odpowiedzialnością opisanymi powyżej, wyjątek ten nie będzie miał wielkiego znaczenia.
