- Zakres wynikający z dyrektywy o ochronie sygnalistów
Podejmując działania zmierzające do ustanowienia kanałów informowania o naruszeniach wraz z ochroną sygnalistów, należy w pierwszej kolejności określić katalog naruszeń prawa, które w przypadku zgłoszenia zostaną zakwalifikowane jako właściwe oraz podlegające ochronie na gruncie obowiązujących przepisów, a także regulaminu zgłoszeń wewnętrznych uchwalonego w przedsiębiorstwie. Przeprowadzając proces wdrożenia, należy w pierwszej kolejności odnieść się do wymogów regulacyjnych we wskazanym zakresie. Obowiązujące przepisy wskazują jako podstawowy i konieczny do uwzględnienia na gruncie regulacji wewnętrznych.
Mimo iż niektóre z wymienionych wyżej dziedzin mogą nie znajdować bezpośredniego zastosowania do działalności przedsiębiorstwa, należy mieć na uwadze, iż przepisy regulujące zagadnienie informowania o naruszeniach mają za zadanie nie tylko ochronę sygnalistów, ale także zapewnienie pewności obrotu, wymiany handlowej oraz przestrzegania zasad i reguł wyznaczanych przez właściwe dla danej dziedziny wymogi prawa.
Wyżej wymieniony zakres przedmiotowy przepisów właściwych dla ochrony sygnalistów, nakładający obowiązek przełożenia jego katalogu na grunt regulacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, nie stanowi jednak zamkniętej listy. Zgodnie z przyjętą praktyką przedsiębiorcy uprawnieni są do rozszerzenia wskazanego zakresu.
- Rozszerzenie zakresu przez podmioty obowiązane
Rozszerzenie wspomnianego zakresu odbywa się z uwzględnieniem skali, charakteru, rodzaju oraz sektora gospodarki, w którym dane przedsiębiorstwo prowadzi działalność. Obowiązujące przepisy zezwalają bowiem na rozszerzenie wspomnianego katalogu o zgłaszanie naruszeń właściwych dla danego przedsiębiorstwa, w tym takich, których źródło obowiązywania i wymagalności wypływa z regulacji wewnętrznych danej firmy. W tym miejscu warto przyjrzeć się możliwości zastosowania rozwiązań wynikających z obowiązujących przepisów na regulacje wewnętrzne oraz standardy etyczne przyjęte w ramach działalności przedsiębiorstwa.
Naruszenie zasad i reguł obowiązujących na mocy regulacji wewnętrznych danego przedsiębiorstwa nie w każdym przypadku stanowić będzie naruszenie prawa, niemniej jednak postępowanie niezgodne z ich wymogami stanowić może ryzyko zagrożenia działalności przedsiębiorstwa, zarówno w ujęciu wewnętrznym, tj. może wpłynąć na procesy wewnątrz danej firmy, sposób postępowania pracowników, jak i w perspektywie zewnętrznej, tj. w zakresie współpracy i wiarygodności tej współpracy z kontrahentami, dostawcami, wykonawcami i klientami.
Dlatego też przedsiębiorstwa, które w sposób świadomy zarządzają ryzykiem braku zgodności, przykładają dużą wagę do obowiązujących w danej firmie wartości. Wprowadzając odpowiednie postanowienia na grunt regulacji wewnętrznych, przyjmowanych przez organ zarządzający firmą, określają wzorzec postępowania i standardy obowiązujące w przedsiębiorstwie.
Rekomendowana zatem jest aktualizacja regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych w taki sposób, aby sygnaliści zgłaszający naruszenia w zakresie regulacji wewnętrznych zostali objęci ochroną. Rozwiązanie takie pozwoli sygnaliście poczuć komfort i zwiększyć jego odwagę przy zgłaszaniu występujących w tym zakresie nieprawidłowości.
Organizacje posiadające kodeksy etyki powinny informować swoich pracowników i inne współpracujące podmioty o korzyściach płynących z dokonanych zgłoszeń. Kluczowa w tym zakresie będzie jasna i prosta komunikacja, a także zapewnienie, że każde zgłoszenie oraz każde podejrzenie naruszenia obowiązujących zasad zostanie dokładnie zbadane i podjęte zostaną odpowiednie działania następcze.
Rekomendowane w tym zakresie jest zachęcanie do częstszego korzystania z procedury. Tego rodzaju podejście zapewni możliwość wyjaśnienia wszelkich wątpliwości, nawet takich, które po przeprowadzonym postępowaniu okażą się nie być naruszeniem prawa czy też standardów etycznych organizacji. W tym zakresie kluczowe będzie zarówno właściwe rozpoznanie sprawy przez upoważniony przez organizację podmiot, jak i dokonywanie przez sygnalistów zgłoszeń w dobrej wierze, nie kierując się fałszywymi oskarżeniami mającymi na celu bezpodstawne dyskredytowanie osób czy organizacji.
Zgłoszenia zapewniają organizacji także wiedzę na temat istniejących w niej stosunków. Bardzo często mamy do czynienia z bardzo doniosłymi zasadami, które są promowane przez organizacje, ale nie są przestrzegane przez pracowników. Co więcej, czasem regulacje etyczne są jedynie wprowadzane na pozór, celem budowy dobrego wizerunku przedsiębiorstwa, nigdy jednak nie zostały użyte w praktyce, a w skrajnych sytuacjach nie są respektowane przez pracowników, w tym pracowników wyższego szczebla. Celem przeciwdziałania tego rodzaju sytuacjom rekomendowane jest bieżące uświadamianie pracownikom, jak ważne dla organizacji jest przestrzeganie tych zasad.
- Wyłączenia zastosowania ochrony sygnalistów
Przeprowadzając proces wdrożenia w przedsiębiorstwie rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów wraz z kanałami informowania o naruszeniach, należy wziąć pod uwagę fakt, iż obowiązujące przepisy wprowadzają ograniczenia w zakresie możliwości przyznania osobie dokonującej zgłoszenia statusu sygnalisty.
Przede wszystkim regulacje wynikające z obowiązujących przepisów, zasady nie będą miały zastosowania do zgłoszeń w sprawie naruszeń prawa zamówień publicznych w zakresie obronności lub bezpieczeństwa. Ponadto ochrona sygnalisty określona przepisami nie będzie miała zastosowania w przypadku dokonania zgłoszenia obejmującego swym zakresem:
- ochronę informacji niejawnych;
- tajemnicę związaną z wykonywaniem zawodu;
- tajemnicę narady sędziowskiej;
- przepisy dotyczące postępowania karnego.
Ponadto powyższych przepisów z zakresu ochrony sygnalistów nie stosuje się, jeżeli informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na postawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa. Dodatkowo należy mieć na uwadze, iż przepisy ustawy nie będą miały zastosowania, tj. osobie informującej nie zostanie przyznany status sygnalisty oraz środki ochronne z nim związane, w przypadku, w którym naruszenie prawa będące przedmiotem zgłoszenia stanowi je wyłącznie w odniesieniu do sygnalisty. Podobna sytuacja będzie miała miejsce wtedy, gdy osoba informująca dokona zgłoszenia wyłącznie w swoim interesie.
Wyłączeniu spod ochrony podlegają także osoby, które chciałyby sygnalizować nieprawidłowości z dziedziny ochrony informacji niejawnych, w tym informacji wymienianych pomiędzy prawnikami a ich klientami, które zgodnie z prawem muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem ze względów bezpieczeństwa. Dodatkowo wyłączone spod obowiązywania ustawy będą informacje wymieniane między świadczeniodawcami opieki zdrowotnej, w tym terapeutami, a ich pacjentami oraz dotyczące poufności dokumentacji medycznej, przewidziane w prawie krajowym.
Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że projektowana ustawa nie ma zastosowania do takich przypadków, gdy osoby, które w oparciu o udzieloną przez nie świadomą zgodę, zostały uznane za informatorów lub zarejestrowane jako informatorzy w bazach danych zarządzanych przez organy ścigania, takie jak organy celne czy służby specjalne, i które zgłaszają naruszenia organom ścigania, otrzymując w zamian nagrodę lub wynagrodzenie. Takie zgłoszenia dokonywane są na podstawie specjalnych procedur mających na celu zagwarantowanie anonimowości tych osób za pośrednictwem innych kanałów dokonywania zgłoszeń niż te przewidziane w dyrektywie o ochronie sygnalistów i ustawie wdrażającej ją do polskiej rzeczywistości.
