Urzeczywistnienie zasad HR Compliance

Wiele się mówi i pisze o zgodności, a w szczególności o jej zapewnieniu poprzez wdrożenie narzędzi informowania o przypadkach jej naruszenia, jak i ochronie osób, które zdobyły się na odwagę i dokonały takiego zgłoszenia, przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.

Rozważania o sygnalistach, gdyż to o nich mowa, którzy swą nasiloną popularność, zawdzięczają unijnej dyrektywie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, stanowią jeden z bardziej nośnych obecnie, jak i zapewne na przestrzeni najbliższych miesięcy, tematów regulacyjnych. Na czynniki pierwsze rozkładana jest sama idea zgłaszania nieprawidłowości, której słuszność i zasadność niejednokrotnie poddawana jest w wątpliwość z uwagi na bagaż historycznych, jak i kulturowych doświadczeń, w szczególności w kraju postkomunistycznym, takim jak Polska.

Żyjemy w XXI wieku, trzy dekady po symbolicznym upadku muru berlińskiego, który wyznaczał linię graniczną pomiędzy rozwiniętym cywilizacyjnie Zachodem i jego ubogim, zacofanym, a przez to mniej atrakcyjnym krewnym – Wschodem.

Podział naznaczony głównie w wyniku zimnej wojny wciąż funkcjonuje i determinuje sposób myślenia i postrzegania otaczającej nas rzeczywistości. Pokutuje on, zarówno w sprawach z pozoru błahych, wręcz nieistotnych, jak i tych mających fundamentalne znaczenie dla rozwoju państwa, jak i systemów je tworzących, w tym systemu prawnego.

Tożsame procesy obserwujemy również w zakresie rozważań nad kształtem i formą implementacji do polskiego porządku prawnego, ale także kodu kulturowego, rozwiązań z zakresu ochrony osób informujących o naruszenia prawa Unii.

Filary zgodności

Budowa systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji to proces, który wymaga czasu, pracy u podstaw, a przede wszystkim współpracy, w tym wypadku trójstronnej. Współdziałania na linii: ustawodawca-pracodawca-pracownicy. Ustanowienia odpowiednich filarów, na których to rozwiązanie ma zostać osadzone, gdy mówimy o urzeczywistnieniu zasad w praktyce, a nie natomiast o pozornym spełnieniu obowiązku.

Jednym z filarów, o których mowa powyżej jest praca w zakresie zmiany percepcji, a co za tym idzie postrzegania osób informujących o nieprawidłowościach, która nierozerwalnie związana jest z kulturowym brzemieniem narodowym.

W szczególności w kraju postkomunistycznym, takim jak Polska, którego społeczeństwo, poprzez bagaż historycznych doświadczeń, niejednokrotnie stawia znak równości pomiędzy zgłaszaniem nieprawidłowości a donosem.

Mając na uwadze ww. przesłanki, należy przyjąć, iż transpozycja nie tylko legislacyjna, ale i kulturowa, zmierzająca ku zmianie społecznego odbioru osób informujących o naruszeniu tudzież łamaniu prawa stanowi kluczową przesłankę dla sukcesu wdrożenia, a przede wszystkim efektywnego funkcjonowania systemu „whistleblowing”, na krajowym podwórku.

Doniosła rola kierownictwa

Zmiana percepcji, zarówno w ujęciu makro tj. społecznym, jak i mikro tj. poszczególnych organizacji, przedsiębiorstw, instytucji, nie pozostaje w oderwaniu od podkreślania istotnej, doniosłej roli kadry zarządzającej w ramach budowy efektywnych systemów zgłaszania nieprawidłowości.

W odniesieniu do świetnie znanej i będącej tematem licznych analiz, koncepcji tone from the top, warto wziąć pod uwagę sam aspekt budowy kultury tożsamościowej, oparty o brak społecznej akceptacji dla zachowań niezgodnych z powszechnie przyjętymi zasadami, niezależnie od ich podłoża.

Rola szeroko rozumianego kierownictwa tudzież kadry zarządzającej jest nie do przecenienia w kwestii budowania organizacji działającej w sposób zgodny z wymogami obowiązującego prawa.

Powyższą tezę potwierdzają wyniki badania HR Compliance, przeprowadzonego przez kancelarię DGTL.LAW, w którym to respondenci wskazali, iż działania zmierzające do zapewnienia odpowiedniego poziomu zaufania co do organizacji, jak i kierownictwa, stanowią kluczowy aspekt budowy systemów zgłaszania nieprawidłowości. Ponad ⅔ ankietowanych wskazało, iż rola tone from the top, stanowi warunek sine qua non dla sukcesu systemów whistleblowing, tuż zaraz za działaniami “prewencyjnymi” tj. szkoleniami i działaniami budującymi odpowiedni poziom świadomości co do istoty i znaczenia systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w organizacji.

Sposób i styl zarządzania, prowadzenia spraw spółki, a w rezultacie wyznaczania określonego modelu postępowania przez kierownictwo organizacji jest o tyle istotny, iż samo zapoznanie się z regulacjami wewnętrznymi, przeprowadzenie szkoleń czy to „twarzą w twarz” czy też cyklicznych szkoleń online, jak ma to miejsce obecnie w dobie powszechnej cyfryzacji pracy, nie jest równoznaczne ze wdrożeniem tych zasad w życie i stosowaniem ich w codziennej pracy przez szeregowych pracowników.

Brak przykładu z góry, tj. określenia katalogu wartości i kierowania się nimi w codziennej pracy powoduje, iż wartości i zasady zebrane w ramach regulacji wewnętrznych, stanowią jedynie pozorną realizację obowiązku prawnego.

Uświadamianie istotnej roli wszystkich, bez wyjątku, pracowników danej organizacji w realizacji procesu zapewnienia zgodności i etycznego prowadzenia działalności gospodarczej jest kluczową przesłanką, niezbędną dla właściwego zrozumienia roli systemów zgodności, których nieodłącznym elementem są kanały zgłaszania nieprawidłowości.

Efektywny system compliance bez filaru w postaci kanałów zgłaszania nieprawidłowości to oksymoron, niemający szans na odniesienie sukcesu.

Powyższą maksymę, zdają się rozumieć i stosować uczestnicy ankiety przeprowadzonej przez DGTL.LAW, w której to ankietowani wskazali na konieczność ustanowienia kanałów zgłaszania nieprawidłowości wraz z dochowaniem należytej staranności co do zachowania poufności osób informujących o naruszeniach.

Świadome organizacje, dążące do minimalizacji ryzyka występującego w ramach prowadzonej działalności, poprzez efektywne szkolenie i uświadamianie pracowników,

a przede wszystkim urzeczywistnienie wymogów obowiązującego prawa i regulacji wewnętrznych poprzez zastosowanie ich w praktyce, zyskują nie tylko możliwość na efektywne zarządzanie ryzykiem, ale przede wszystkim na budowę organizacji opartej o zasady legalności, transparentności i uczciwości, które są fundamentem dla funkcjonowania każdego bytu prawnego.

Każda z organizacji, która dąży do pełnego i właściwego zarządzania zgodnością, zmuszona jest do identyfikacji źródła i podłoża zasad w niej obowiązujących.

Przyjmując postawę opartą o prymat prawa stanowionego, a wraz za nią budowę systemu zgłaszania nieprawidłowości w oparciu o legislację wewnętrzną, należy mieć na uwadze, iż regulacja wewnętrzna, pozbawiona odpowiednich działań okalających, zmierzających do urzeczywistnienia jej postanowień w praktyce, nie gwarantuje pełnego, a przede wszystkim właściwego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów.

Binarna regulacja

W sensie formalnym, uchwalenie regulacji wewnętrznej, spełniającej wymogi nakładane na daną instytucję np. na mocy ustawy, jest przesłanką realizacji nałożonego obowiązku, niemniej co warte podkreślenia, jedynie przesłanką. Wdrożenie danego rozwiązania, niezależnie od źródła tego obowiązku nie może pozostać w oderwaniu od praktyki, która to wskazuje, iż koncentracja na legislacji bez uwzględnienia pozostałych elementów procesu wdrożenia,takich jak wywodząca się z zarządzania ryzykiem – samoocena (self assessment of risks), Know Your Audience czyli efektywna komunikacja w zakresie wdrożenia, zarządzania, funkcjonowania i ewaluacji systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. stanowi jedynie pozorną jego realizację.

Uchwalenie odpowiednich regulacji wewnętrznych to emanacja zasady compliance in books. Zasady, która w przypadku skoncentrowania się jedynie na aspekcie formalnym, prowadzi do pozornej i fasadowej implementacji ochrony sygnalistów.

Być może wynika to z literalnej interpretacji przepisów. Niejednokrotnie nazbyt matematycznej, posługując się terminem zero-jedynkowej (binarnej) interpretacji nakładanego obowiązku. Pojmowanie uchwalenia regulacji wewnętrznej jako wyłącznej przesłanki spełnienia obowiązku. nie niesie za sobą ryzyka braku zgodności per se, ponieważ w sensie formalnym, wymóg został zrealizowany. Niemniej jednak, nieść może za sobą prawdopodobieństwo materializacji ryzyka operacyjnego, jako konsekwencji braku urzeczywistnienia postanowień regulacji wewnętrznych w praktyce.

Pojmowanie uchwalenia regulacji wewnętrznej jako wyłącznej przesłanki spełnienia obowiązku. nie niesie za sobą ryzyka braku zgodności per se, ponieważ w sensie formalnym, wymóg został zrealizowany. Niemniej jednak, nieść może za sobą prawdopodobieństwo materializacji ryzyka operacyjnego, jako konsekwencji braku urzeczywistnienia postanowień regulacji wewnętrznych w praktyce.

Określenie podstawy działalności i funkcjonowania organizacji, stanowi kamień węgielny dla procesu wdrożenia rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów, a także determinuje kolejne jego fazy czy też etapy.

Czy wspomniana podstawa działalności określona została jako klarowny, a co istotniejsze odzwierciedlony w praktyce kodeks wartości, którego emanację stanowi regulacja wewnętrzna, czy też a contrario  jest nim atrybut prawa stanowionego, na podstawie którego organizacja dąży do urzeczywistnienia określonych norm i wzorców zachowań.

Niewątpliwie na uprzywilejowanej pozycji stoją te organizacje, w których regulacja wewnętrzna stanowi jedynie formalne potwierdzenie zasad kultury organizacyjnej, ładu wewnętrznego obowiązującego w przedsiębiorstwie. Budowa odpowiedniej kultury organizacyjnej wraz z percepcją odpowiedzialności za zgodność, na każdym szczeblu organizacji, to długotrwały i żmudny proces. Swoista praca u podstaw zgodności, której nie sposób wykonać jedynie poprzez utworzenie zhierarchizowanego systemu regulacji wewnętrznych.

Urzeczywistnienie zasad

Reasumując, określenie podstawy funkcjonowania organizacji, a w konsekwencji fundamentu jej zgodności, determinuje szereg działań następczych, a w rezultacie określa tryb, sposób i charakter implementacji systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Organizacja powinna dążyć do urzeczywistnienia zasad i reguł, którymi kieruje bądź docelowo ma się kierować. W szczególności poprzez dołożenie należytej staranności do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, pewności i stabilności pracowników względem kultury organizacyjnej oraz zasad ją konstytuujących.

W ostateczności bowiem, nie może być mowy o właściwie funkcjonującym systemie zgłaszania nieprawidłowości bez zaangażowania, akceptacji i dobrego przykładu kierownictwa. Bez którego zasada braku działań odwetowych wobec sygnalistów, stanowiąca emanację sprawiedliwości społecznej, nawet w przypadku najbardziej kompleksowej

i drobiazgowej zarazem regulacji wewnętrznej, nie zostanie urzeczywistniona.

Wyniki badania przeprowadzonego przez DGTL.LAW, wskazują na dużą świadomość organizacji działających na polskim rynku co do konieczności ustanowienia odpowiednich kanałów zgłaszania nieprawidłowości, jak i ochrony sygnalistów. Respondenci wskazywali ryzyko utraty reputacji, jako jeden z głównych powodów, dla których rola whistleblowing w organizacji, w szczególności w zakresie ustanowienia efektywnych kanałów wewnętrznych, jest nie do przecenienia.

Mając na uwadze znaczenie i wagę informacji medialnej, organizacje odpowiedzialne, dążące do stabilnego rozwoju, realizujące długofalowe strategie, nie mogą pozwolić sobie choćby na najmniejszą wątpliwość co do sposobu ich postępowania i funkcjonowania. Biorąc pod uwagę fakt, iż negatywne informacje nt. danego przedsiębiorstwa, bezpośrednio rzutują na wynik finansowy.

Niemniej jednak, systemy zgłaszania nieprawidłowości, dla dojrzałych organizacji to nie tyle ryzyko, ale i szansa. Przede wszystkim na identyfikację obszarów wymagających wzmocnienia, czy też dodatkowej atencji ze strony kierownictwa. Jednocześnie organizacje dążące do ekspansji poza rodzimy rynek, nie mogą pozwolić sobie na niedostosowanie się do europejskich standardów.