(R)ewolucja podejścia do sposobu wykonywania pracy

Rok 2023 upływa niewątpliwie pod hasłem zmian w obszarze prawa zatrudnienia. Działy HR wszystkich sektorów gospodarki mają ręce pełne pracy. Pierwsze zmiany w badaniu trzeźwości, następnie uregulowania pracy zdalnej, wdrożenia dwóch unijnych dyrektyw – work life balance i o bardziej przewidywalnych i bezpiecznych warunkach pracy w UE, zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników, uchylenie przepisów ustaw COVID-owych…

Obszarem, który tylko pozornie dotyczył wybranej grupy przedsiębiorców była wspomniana praca zdalna. Niestety regulacje wprowadzone do Kodeksu pracy wymagają odpowiednich działaniach również w sektorach, które na pierwszy rzut z tą formą świadczenia pracy nie mają zbyt wiele wspólnego.

Dlatego też praca zdalna stała się największym wyzwaniem pracodawców pierwszego kwartału 2023 r. Dotychczasowe niedoregulowania ustaw COVID-owych ustąpiły miejsca przeregulowaniem pracy zdalnej z Kodeksu pracy. Co jednak w tym wszystkim najmniej zadziwiające, pracodawcy jak zwykle przez ustawodawcę zostali pozostawieni sami sobie – z mnożącymi się pytaniami i brakiem jednoznacznych odpowiedzi na nie.

Okazjonalna praca zdalna asem w rękawie pracowników?

Największe emocje wzbudzała okazjonalna praca zdalna, dotychczas przybierająca formę tzw. homeoffice. Pierwotna analiza przepisów skłaniała kierunek wykładni do przyznawania 24 dni kalendarzowych powyższego uprawnienia nie tylko niezależnie od wymiaru etatu pracownika, ale także bez względu na staż zatrudnienia u pracodawcy w określonym roku kalendarzowym, a to z pewnością mogłoby prowadzić do znacznych nadużyć ze strony pracowników. Wraz z nowelizacją rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy do tego dokumentu dodano jednak informację dotyczącą liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67(33) § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie[1]. Od wejścia w życie powyższego rozporządzenia problem ewentualnych nadużyć nie został zupełnie rozwiązany, ale z pewnością znacznie ograniczył ich zasięg.

Z tym z czym jednak nadal muszą się mierzyć pracodawcy to wnioski o pracę zdalną okazjonalną składane na bardzo długie okresy. Jeżeli w zakładzie pracy już funkcjonuje praca zdalna częściowa (tzw. hybrydowa) to jej zakres nie pokrywa się z okazjonalną pracą zdalną. Oznacza to, że pracownicy będą mogli skorzystać z niej w dniach przewidzianych w ogólnej polityce firmy na pracę stacjonarną. W praktyce może to prowadzić do nieobecności pracownika w biurze przez okres nawet kilku miesięcy. Ustawodawca nie zapobiegł takim działaniom i pomimo odpowiedniego nazwania uprawnienia, nie bez przyczyny określonego jako „okazjonalna praca zdalna”, faktyczne wprowadzenie jego okazjonalności dalekie jest od spodziewanych zamysłów prawodawczych. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że wniosek pracownika nie jest wiążący i można go nie uwzględnić o przyczynach odmowy informując pracownika w terminie 7 dni.

Częstą wątpliwością pracodawców jest możliwość wydłużenia obowiązywania uprawnienia do okazjonalnej pracy zdalnej ponad ustawowe 24 dni. Przepisy prawa pracy mają bowiem semiimperatywny charakter, co daje pracodawcom możliwość ich modyfikowania, ale wyłącznie dla polepszenia sytuacji pracownika. Wbrew pozorom rozszerzenie ww. uprawnienia nie jest korzystnym rozwiązaniem dla pracownika. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów dotyczących obowiązku rozliczania kosztów pracy zdalnej, co oznacza, że pracownikowi nie przysługuje żadna rekompensata nawet za korzystanie z własnej infrastruktury teleinformatycznej.

Jak nie wiadomo o co chodzi…
Pozostając przy zasadach dotyczących rozliczeń kosztów tej formy pracy, nie można przejść obojętnie obok często stosowanego w przedsiębiorstwach odgórnie ustalanego ryczałtu. Przepisy Kodeksu pracy[2] ani żadne przepisy wykonawcze nie wprowadziły dokładnych zasad i warunków ustalania jego wysokości. Budzi to o tyle poważne wątpliwości, że dotychczasowe uregulowania COVID-owe nie przewidywały żadnych form rozliczania kosztów świadczenia pracy spoza biura. Obecnie przepisy enigmatycznie stanowią jedynie o normach zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cenach rynkowych oraz o ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cenach rynkowych tego materiału, a także normach zużycia energii elektrycznej oraz kosztach usług telekomunikacyjnych.

Częstym pytaniem ze strony pracowników jest zagadnienie związane z tym co właściwie obejmuje ustalona przez pracodawcę kwota ryczałtu. Warto pamiętać, że kwota ta nie obejmuje wszelkich udogodnień do jakich pracownik byłby uprawniony podczas wykonywania pracy w biurze. W szczególności nie obejmuje kosztów kawy, herbaty, owocowych czwartków czy nawet kosztów zużycia wody. Pracodawca nie jest również zobowiązany do pokrywania kosztów wynajmu od pracownika biurka czy krzesła niezbędnych pracownikowi do wykonywania pracy. Organizacja nie jest również zobowiązana do wyposażenia pracownika w tego typu narzędzia i sprzęty. To pracownik przystępując do wykonywania pracy zdalnej musi złożyć pracodawcy oświadczenie, że jego warunki lokalowe i techniczne spełniają wymogi BHP określone w odpowiednich rozporządzeniach. To zasadnicza nowość dla pracodawców, którzy w dobie COVID-19 zdecydowali się na doposażenie domowych miejsc pracy pracowników w zamian za wypłacanie jakichkolwiek form rekompensat ponoszonych kosztów.

Wielu pracodawców wprowadziło jeden poziom ryczałtu miesięcznego wypłacanego pracownikom bez względu na ilość dni pracy zdalnej świadczonej w miesiącu czy ewentualne absencje w pracy pracownika zdalnego. Powyższe rodzi o tyle istotny problem, że ryczałt (podobne jak ekwiwalent) zwolniony został z opodatkowania i nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych[3]. Z tego powodu organy takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych już zapowiadają kontrole w zakładach pracy dotyczące prawidłowości funkcjonowania wdrożonych mechanizmów rozliczeń.

Praca w japonkach i na leżaku? Bardzo proszę … czyli międzynarodowy aspekt pracy zdalnej

Nadal niezaadresowanym wyzwaniem pozostaje międzynarodowa praca zdalna. Co prawda ustawa wprowadziła wymóg każdorazowo uzgodnienia z pracodawcą miejsca wykonywania pracy zdalnej, nie rozwiązuje to jednak wszystkich wątpliwości, tym bardziej, że coraz więcej osób pracujących w strukturach globalnych decyduje się waśnie na ten rodzaj świadczenia pracy.

Modnych trendem ostatnich lat jest także workation, czyli praca i wakacje w jednym. Część źródeł internetowych błędnie definiuje workation jako pracę podczas urlopu. Takie rozumienie nie tylko nie jest prawidłowe, ale naraża przełożonych nawet na wysokie grzywny. Nie można powierzyć pracownikowi pracy na urlopie. Pracownik albo jest w pracy, albo jest na urlopie. Zastrzeżenie przeciwne jest niezgodne z prawem, a pracodawcy za takie praktyki grozi odpowiedzialność wykroczeniowa. Pojęcie definiowane jako praca podczas urlopu naruszałoby przepisy dotyczące zasad udzielania urlopu wypoczynkowego[4]. Workation to nic innego jak praca zdalna, tyle że świadczona nie z miejsca zamieszkania, jak to zazwyczaj bywa przy klasycznej pracy zdalnej, a (z reguły) z typowo turystycznego kurortu.

Jak zatem zaadresować w swoim przedsiębiorstwie pracę zdalną, o czym jedynie warto pamiętać, a czego bezwzględnie nie można pominąć ustalając zasady powierzenia tej szczególnej formy pracy zdalnej?

Poinformowanie o miejscu świadczenia pracy

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Pomimo iż to zasadniczo pracownik decyduje skąd będzie wykonywał pracę zdalną, to jednak uzgodnienie tego miejsca z pracodawcą w praktyce oznacza wyrażenie przez niego zgody na wybrane przez pracownika miejsce świadczenia.
Pracownicy muszą pamiętać, że niezgłoszenie przez nich zmiany miejsca wykonywania pracy zdalnej jest nieprawidłowe i sami mogą ponieść tego przykre konsekwencje. Mowa tu jednak nie tylko o narażeniu się na zwolnienie dyscyplinarne, ale także np. odmowę przyznania odszkodowania w przypadku zaistnienia wypadku przy pracy.

Problem miejsca wykonywania pracy zdalnej jest wieloobszarowy. Nierzadko pracodawcy wprowadzając odpowiednie regulacje decydowali się zamieścić w nich klauzule związane z niemożliwością podjęcia wykonywania pracy zdalnej z za granicy albo ewentualnie z ograniczeniem czasowym takiego świadczenia.
Powyższe podyktowane jest ryzykiem zmiany rezydencji podatkowej pracownika. Jeśli krótki wyjazd wakacyjny przerodzi się w długoterminowe świadczenie pracy z terytorium innego kraju, to po stronie pracodawcy będzie rodziło nowe obowiązki z sferze obciążeń publicznoprawnych.
Inną kwestią będzie konieczność oświadczenia przez pracownika, że w nowym miejscu wykonywania pracy również posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, a jego miejsce pracy spełnia warunki BHP. Brak złożenia takiego oświadczenia przez pracownika wyklucza możliwość rozpoczęcia świadczenia pracy zdalnej.

Między innymi dlatego też istotnym będzie ustalenie miejsca, z którego pracownik podczas workation będzie świadczył pracę. Co więcej, coraz więcej pracodawców decyduje się ograniczać możliwości korzystania z workation do terytorium kraju albo do jednego kontynentu czy nawet tej samej strefy czasowej.

Ustalenie godzin świadczenia pracy

Świadczenie pracy w trybie pracy zdalnej wymaga od pracodawcy odpowiedniego zorganizowania procesu pracy tak, efektywność współpracy nie ucierpiała, a pracodawca nie ponosił dodatkowych niepotrzebnych kosztów zatrudnienia związanych z pracą w porze nocnej czy też w godzinach nadliczbowych.
Problem pojawić się może w szczególności przy wykonywaniu pracy zdalnej z za granicy i wykonywania obowiązków w godzinach, które w Polsce nadal jeszcze mieszczą się w standardowych godzinach pracy, ale za granicą pozostają już są poza ich zakresem.

Świadczenie pracy zdalnej w strefie czasowej przesuniętej nie o jedną, a o kilka godzin może wtedy okazać się nie lada wyzwaniem. Problemem może być skoordynowanie godzin pracy pracownika przebywającego za granicą z godzinami pracy zakładu pracy w Polsce. Istnieją branże, których taki problem nie będzie dotyczył wcale lub będzie dotyczył, lecz w ograniczonym zakresie. W większości jednak może on przyczyniać się do powstania problemów komunikacyjnych i w rezultacie powodować znaczne trudności w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, w szczególności jeśli praca pracownika wymaga kontaktu z klientem.

To jednak nie koniec problemów. Jeżeli pracownik świadczy pracę w podstawowym systemie czasu pracy, to może (a nawet powinien) świadczyć ją nadal w przyjętych w zakładzie pracy porach jej świadczenia zgodnych ze strefą czasową w jakiej się znajduje. Takie stanowisko uzasadnione jest koniecznością zapewnienia pracownikowi dobowych i tygodniowych norm odpoczynku, a także przepisami normującymi zasady pracy w porze nocnej.

Inaczej jednym z identyfikowanych ryzyk jest konieczność odpowiedniego rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych lub nawet w porze nocnej.
W przeciwnym wypadku, wystarczającym jest przesunięcie strefy czasowej choćby o jedną godzinę i świadczenie pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym w Polsce, aby pracownik był zmuszony do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, za które będzie uprawniony rozliczyć się z pracodawcą.

Sprecyzowanie zasad rozliczania kosztów

Nowe przepisy regulujące pracę zdalną wprowadziły obowiązek rozliczania przez pracodawców kosztów świadczenia pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika.

Większość pracodawców zdecydowała się w tym aspekcie na wprowadzenie ryczałtu. Warto jednak przypomnieć, że wysokość ryczałtu zależy od przewidywanych kosztów związanych nie tylko z kosztami energii elektrycznej, ale także kosztami związanymi z dostawą usług telekomunikacyjnych, tj. przede wszystkim Internetu. Ważne więc, że odnoszenie sytuacji swojego przedsiębiorstwa do sytuacji innych organizacji będzie całkowicie niemiarodajne. Argumentem dla pracowników, a także dla ww. organów kontroli nie będzie nigdy porównanie do innych firm i stosowanie „rynkowej stawki”, ale takiej która odpowiadać będzie kosztom ponoszonym przez pracowników.

Jeśli zatem pracodawca zapewni swoich pracownikom dostęp do Internetu podczas pracy zdalnej, nie będzie zobowiązany do pokrywania kosztów tej usługi. Z tej przyczyny część przedsiębiorców zamiast przyznawać określoną kwotę z tego tytułu, zdecydowała się na zakup przenośnych bezprzewodowych modemów Internetu. Takie rozwiązanie jest dobre w szczególności dla dużych graczy na rynku zatrudniających od kilkuset osób. Dlaczego? Zasadniczo wyłącznie ze względu na znacznie lepszą pozycję negocjacyjną z dostawcami usług telekomunikacyjnych i możliwość ustalenia ceny jednego modemu na dosłownie kilka złotych w skali miesiąca.

W akcie wdrażającym w zakładzie pracy pracę zdalną (bez względu na to czy będzie to regulamin pracy zdalnej czy porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi) wbrew pozorom nie ma obowiązku do wskazywania konkretnej kwoty przyznanego ryczałtu. Należy wskazać zasady ustalania ryczałtu. Dużo lepszym rozwiązaniem jest ustalanie kwoty zarządzeniem pracodawcy. Po pierwsze, nie implikuje to po stronie pracodawcy wprowadzania zmian w trybie wprowadzania aktu, a co się z tym wiąże z przechodzeniem całej procedury negocjacji z zakładowymi organizacjami związkowymi czy konsultacji z przedstawicielami pracowników. Po drugie, pozwala pracodawcom na coroczną aktualizację kwoty ryczałtu i reagowanie zarówno na zmieniające się potrzeby co do ilości używanych narzędzi i sprzętów, a także rosnące ceny energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

W regulacji dobrze jest jednak określić kiedy wypłacany będzie ryczałt – czy z dołu czy z góry, a także czy ze względu na wypłatę wynagrodzenia z końcem miesiąca rozliczeniowego wypłata ryczałtu nie nastąpi z miesięcznym przesunięciem. W tym miejscu już należy zaznaczyć że nie rekomenduje się wypłacania ryczałtu z góry. Powód jest zasadniczo dość prosty. Wysokość wypłaconego ryczałtu powinna zależeć od faktycznej ilości dni w miesiącu, w których pracownik pracował w trybie zdalnym. Ryczałt powinien być zatem każdorazowo pomniejszony o wszelkie okresy absencji pracownika niezależnie od tego czy będzie to absencja usprawiedliwiona czy też nie, a także o dni, w których pracownik wykonywał pracę ze stałego miejsca świadczenia pracy, czyli najczęściej z biura pracodawcy.

Częstym pytaniem ze strony pracowników jest zagadnienie związane z tym co właściwie obejmuje ustalona przez pracodawcę kwota ryczałtu. W tym miejscu warto pamiętać, że kwota ryczałtu nie obejmuje wszelkich udogodnień do jakich pracownik byłby uprawniony podczas wykonywania pracy w biurze. W szczególności ryczałt nie obejmuje kosztów kawy, herbaty, owocowych czwartków czy nawet kosztów zużycia wody. Jednocześnie pracodawca nie jest również zobowiązany do pokrywania kosztów wynajmu od pracownika biurka czy krzesła niezbędnych pracownikowi do wykonywania pracy. W trybie świadczenia przez pracownika pracy zdalnej przedsiębiorstwo nie jest zobowiązany do wyposażenia pracownika w tego typu narzędzia. To pracownik przystępując do wykonywania pracy zdalnej musi złożyć pracodawcy oświadczenie, że jego warunki lokalowe i techniczne spełniają wymogi BHP określone w odpowiednich rozporządzeniach. Jeśli pracownik nie posiada w swoim mieszkaniu tego typu mebli, nie może też oczekiwać od pracodawcy, że zostaną mu one zakupione i dostarczone przez organizację.

Kwota ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto więc pamiętać, że ustalona wysokość ryczałtu nie może być za niska, ale też nie może być za wysoka. Taka sytuacja może zostać zakwalifikowana jako nieuprawniony przychód po stronie pracownika, który w rezultacie wcale nie stanowi rozliczenia kosztów wykonywania pracy zdalnej, a dodatkowy składnik wynagrodzenia jedynie pozornie nazywany ryczałtem.

Ustalenie zasad BHP

Największym wyzwaniem pracy zdalnej jest realizacja obowiązku pracodawcy w postaci zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Będzie to szczególnie ciężkie przy wykonywaniu pracy zdalnej z za granicy, gdzie ewentualne zweryfikowanie spełnienia norm BHP, a także kwalifikacja wypadków przy pracy często będzie się wiązać dla pracodawców z koniecznością odbycia podróży.
Pracodawcy ze szczególną uwagą powinni zadbać o odebranie od pracowników oświadczeń, że w nowym miejscu posiadają warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy. Wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej powinno być powierzone pracownikowi tylko i wyłącznie po zadeklarowaniu możliwości do wykonywania pracy w destynacji wskazanej przez pracownika.

Wspomniane oświadczenie powinno dodatkowo zawierać deklarację stosowania się do wszelkich wytycznych i zaleceń w zakresie BHP, w tym do instrukcji przekazywanych w tym przedmiocie przez pracodawcę, a także zapewnienie posiadania wyposażenia spełniającego minimalne wymagania zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Podsumowując …
Co pozostało niezmienne to brak rozwiązań dla grupy pracowników, których rodzaj pracy wyklucza możliwość pracy spoza stałego miejsca świadczenia. Ciężko wyobrazić sobie pracownika produkcji pracującego zdalnie. Co słuszne, nawet grupa szczególnie uprawniona, której wnioski o pracę zdalną są z zasady wiążące dla pracodawców, nie jest spod powyższych obostrzeń wyjęta. Jeżeli organizacja pracy lub rodzaj pracy nie pozwalają pracownikom na wykonywanie pracy zdalnej, przełożeni są uprawnieni do nieuwzględniania ich wniosków o pracę zdalną tzw. obligatoryjną, a nawet okazjonalną.
Przy wdrażaniu pracy zdalnej w organizacji warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ten tryb wykonywania obowiązków jest osiągalny dla specyfiki zakładu pracy i branży, w której on działa. Nie każda organizacja, poza okazjonalnymi dniami wykonywania pracy spoza biura będzie gotowa na przyjęcie nowego rozwiązania skrojonego na potrzeby cyfrowego świata.

[1] Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. poz. 912).[2] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).[3] Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.).[4] Ciekawostką jest przy tym, że wykonywanie przez pracownika pracy z własnej i nieprzymuszonej woli w trakcie urlopu, bez polecenia lub akceptacji przełożonego i bez wyraźnej i obiektywnej konieczności, może nie zostać zakwalifikowane jako wykonywanie pracy w czasie urlopu. Dla porównania: wyrok SN z 23 marca 2017 r., I PK 130/16.