Obowiązek zwrotu kosztów finansowania szkoleń przez pracodawcę

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest obowiązkiem pracownika. Jednocześnie, pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Ułatwianie podnoszenia kwalifikacji wiąże się z przyznaniem pracownikowi urlopu szkoleniowego (w minimalnym wymiarze określonym w przepisach Kodeksu cywilnego) i zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. W pierwszym i drugim przypadku pracownik zachowuje uprawnienie do wynagrodzenia.

Nie zawsze jednak realizacja wskazanego obowiązku pracodawcy w zakresie ułatwiania podnoszenia kwalifikacji będzie wiązała się z finansowaniem szkolenia pracownikowi, nawet pomimo faktu, że zgodnie z definicją podnoszenia kwalifikacji z Kodeksu pracy, zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

W ostatnich latach pracodawcy coraz częściej decydują się zawrzeć z pracownikiem na piśmie umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Umowa taka określa wzajemne prawa i obowiązki stron i najczęściej normuje sposób i warunki finansowania szkolenia przez pracodawcę oraz okoliczności, w których pracownik będzie obowiązany zwrócić pracodawcy koszty szkolenia.

Umowa stanowi zatem pewnego rodzaju zabezpieczenie dla pracodawcy, który inwestując w rozwój pracownika i stwarzając mu komfortowe warunki do osiągnięcia wiedzy specjalistycznej, podnoszącej jego kwalifikacje i umiejętności zawodowe, czyni to w ściśle określonym celu związanym z rozwojem własnego przedsiębiorstwa. Ma zatem wszelkie prawo oczekiwać od pracownika, iż poniesiona inwestycja w jego wyszkolenie będzie służyła interesom i potrzebom prowadzonego przedsiębiorstwa, a podniesieniu wartości pracownika na rynku pracy i przeniesienie się przez niego do innej pracy.

Pamiętać jednak należy, że zgodnie z ogólnymi regulacjami kodeksowymi (art. 18 § 2 k.p.), jak i przepisami normującymi kwestię podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika i zawierania z nim umowy w przedmiocie ewentualnego zwrotu kosztów szkolenia (art. 102 – 103 (6) k.p.), umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż te, które wynikają z przepisów Kodeksu pracy. I tu najczęściej pracodawcy popełniają błędy.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę, Kodeks Pracy enumeratywnie wylicza sytuacje, w których pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów szkoleń finansowych ze środków pracodawcy. Katalog ten ma charakter zamknięty, co oznacza, że nie ma możliwości wprowadzić do umowy o podnoszenie kwalifikacji zawieranej z pracownikiem innych przypadków, w których pracownik musiałby zwrócić koszty szkolenia.

Jak stanowią przepisy Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w celu szkolenia pracownika z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia, jeżeli:

• pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
• pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie dłuższym niż 3 lata;
• pracownik w okresie obowiązywania umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w 94(3) k.p.;
• pracownik w okresie obowiązywania umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie 55 k.p. lub art. 94 (3) k.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Jak zostało już podkreślone, powyższy katalog czterech przesłanek ma charakter wyczerpujący i w umowie z pracownikiem pracodawca nie może go rozszerzać. W związku z tym potrącenie kosztów szkolenia z wynagrodzenia pracownika z powodu innej przyczyny, nieokreślonej we wskazanym katalogu jest niedozwolone.

Często popełnianym przez pracodawców błędem jest błąd popełniany przy zatrudnianiu pracownika w oparciu o umowę o pracę na czas określony, co bardzo często ma miejsce przy zatrudnianiu nowych niedoświadczonych pracowników, celem ich przyuczenia i weryfikacji wartości i przydatności dla potrzeb przedsiębiorstwa. Pracownik taki będąc wysyłanym na szkolenia finansowane przez pracodawcę i podpisując umowę w tym przedmiocie, nie może zostać zobowiązany do zawarcia kolejnej umowy o pracę (bez względu czy ponownie na czas określony czy na czas nieokreślony) pod rygorem zwrotu kosztów finansowania kursów i szkoleń.

Nawet pomimo podpisania przez obie strony umowy z takim postanowieniem, pracodawca nie będzie uprawniony ani do potrącania z wynagrodzenia pracowników ww. kosztów, ani do domagania się od pracownika ich zwrotu z powodu zakończenia umowy o pracę w związku z upływem terminu, na jaki została zawarta i braku woli pracownika zawarcia kolejnej umowy. Odmowa pracownika zawarcia kolejnej umowy o pracę z pracodawcą nie została bowiem wskazana w przepisach Kodeksu pracy jako uprawniająca pracodawcę do domagania się zwrotu poniesionych kosztów.

W warunkach wyżej opisanych każdorazowo należałoby zatem badać czy okres obowiązywania pomiędzy stronami umowy o pracę na czas określony nie jest krótszy od okresu, co do którego pracownik zobowiązał się pozostawać w zatrudnieniu u pracodawcy po odbytym szkoleniu. W przeciwnym razie postanowienie takiej umowy będzie zupełnie nieegzekwowalne przez pracodawcę, nieuprawnionego do stosowania jakichkolwiek środków przymusu w zakresie zobowiązania obywatela do świadczenia pracy, co jest jego uprawnieniem, a nie obowiązkiem.

Dlatego w przypadku zawarcia umowy terminowej, okres obowiązania pracownika do pozostawania w zatrudnieniu u pracodawcy liczony od dnia ukończenia przez niego szkolenia dopasowuje się do czasu trwania umowy o pracę na czas określony. Tylko wówczas pracodawca ma możliwość wyegzekwowania od pracownika zobowiązań wynikających z tytułu umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych.