Krótka historia elastyczności

Jak dzisiaj pamiętam pierwszy tydzień lockdown’u, kiedy zostaliśmy zmuszeni do przejścia na pracę zdalną. To było coś nowego i obcego. Ciężko było odnaleźć się w sytuacji w której cały „ceremoniał” wyjścia do pracy (podczas którego mogliśmy mentalnie przygotować się na wyzwania nadchodzącego dnia) zastąpiliśmy szybkim przejściem z łóżka do biurka (lub tego miejsca które zaaranżowaliśmy sobie do pracy w naszym mieszkaniu, nie posiadając biurka przy którym moglibyśmy przysiąść). Z dnia na dzień zostaliśmy oderwani od bezpośrednich kontaktów z koleżankami i kolegami z biura, a bardzo często jedynym towarzyszem naszej porannej kawy był ekran naszego komputera.

Czas pokazał, że jako gatunek posiadamy umiejętność szybkiej adaptacji do nowych – nawet nie do końca sprzyjających nam warunków. Pokonywaliśmy kolejne przeciwności losu. Brak bezpośrednich kontaktów rekompensowaliśmy spotkaniami online, dla naszego komfortu i zdrowia zaczęliśmy w miarę możliwości lokalowych wyposażać nasze domowe stanowiska pracy oraz systematycznie uczyliśmy się jak wykorzystywać potencjał miejsca w którym mamy mniej rozpraszaczy i możemy skupić się na własnych zadaniach. Wraz z mijającymi dniami i tygodniami zaczęliśmy z pracy zdalnej wyciągać to co w niej najlepsze – elastyczność, możliwość łączenia pracy i życia prywatnego czy też oszczędność czasu poświęcanego chociażby na dojazdy.

Jak się okazało, finalnie nie tylko się do niej przyzwyczailiśmy, ale stała się ona naszą nową rzeczywistością. Większość firm wychodząc naprzeciw oczekiwaniom swoich pracowników oraz rekrutowanych talentów wprowadziło u siebie pracę zdalną oraz hybrydową jako standard. Same przepisy z okresu Covid’u też tego nie utrudniały. Wprowadzając ogólne regulacje umożliwiono pracodawcom kształtowanie pracy zdalnej pod swoje potrzeby oraz zapewnianie elastyczności przy jej planowaniu.

Wszystkie sygnalizowane ryzyka, że pracodawcy będą wprowadzali jednostronne regulacje pracy zdalnej krzywdzące pracowników okazały się iluzoryczne. Biorąc pod uwagę, że wciąż mamy rynek pracownika (i niewiele wskazuje aby szybko się miało to skończyć) warunki oferowane przez pracodawców były (i są) bezpośrednim determinantem tego czy jest nam ciężej czy prościej znaleźć odpowiedni zespół.

Niestety z chwilą uchwalenia nowych przepisów 6 lutego, proces wdrażania pracy zdalnej stał się o niebo bardziej skomplikowany. Zamiast postawić na elastyczność, tak charakterystyczną dla hybrydowego modelu pracy, postanowiono wdrożyć pewnego rodzaju kalkę regulacji dotyczących telepracy, tak bardzo krytykowaną właśnie ze względu na jej „przeformalizowanie”.

Na pracodawcach wymuszono odgórne określanie liczby dni pracy zdalnej i stacjonarnej, precyzyjne określanie miejsca świadczenia pracy zdalnej, wyliczania i wypłacania ryczałtów lub ekwiwalentów pokrywających koszty pracy zdalnej (nawet gdy pracownik nie jest nimi zainteresowany), ograniczanie odformalizowanej okazjonalnej pracy zdalnej do dwóch dni w miesiącu, zapewniania narzędzi do pracy zdalnej (bez określenia co do końca należy przez nie rozumieć), a na pracownikach organizowanie sobie miejsca pracy zgodnie z zasadami ergonomii i zasadami BHP (co wydaje się w dużej mierze stać w sprzeczności z trendem organizowania pracy zdalnej także w innych miejscach niż dom danego pracownika). Jednym słowem dużo zrobiono, aby zabić to, co w pracy zdalnej i hybrydowej wydawało się nas najbardziej cieszyć – czyli ich elastyczność.

Przy wszystkim powyższym całkowicie pominięto chyba najważniejsze z wyzwań pracy zdalnej, tj. wciąż pokutującą konieczność stosowania formy pisemnej na wielu etapach zatrudnienia, czy też niedostosowanie nieco anachronicznych regulacji dotyczących czasu pracy do specyfiki tego typu zatrudnienia.

Czy w takim razie na nowo powinniśmy się zacząć uczyć pracy z biura full-time i zapomnieć o typie pracy, do którego przez ostatnie kilka lat udało nam się przywyknąć? Szczęśliwie nie musi tak być, choć w niektórych aspektach będziemy musieli się wcielić w rolę cyrkowych ekwilibrystów. Pomimo tego, że nowe przepisy wymuszają na nas wiele nowych obowiązków i bliżej im do wcześniej wspominanej telepracy niż do zapewniającej wiele swobody regulacji na miarę nowoczesnego środowiska pracy, przy wprawnym poruszaniu się przez nie oraz kształtowaniu regulaminów i porozumień pod indywidualne potrzeby organizacji oraz przy rozsądnym (nie zawsze literalnym) podejściu do nowych regulacji możliwe będzie utrzymanie pracy zdalnej w kształcie, który nie dostarczy pracodawcy nadmiernie dużo problemów – z wyraźnym akcentem na „nadmiernie”.

Szukając idealnego modelu pracy zdalnej dla naszej organizacji powinniśmy wykraczać myśleniem poza to co zapisane jest wprost w przepisach. Dla przykładu, aby nie zabetonować pracowników w jednym miejscu pracy zdalnej, w porozumieniach z pracownikami i regulaminach możemy zapewnić sobie możliwość zmiany tych miejsc w uproszczonej formie (chociażby mailowego porozumienia). Tam, gdzie chcemy móc modyfikować liczbę dni pracy zdalnej dla poszczególnych pracowników, można rozważyć wprowadzenie zasad na jakich ma to następować, analogicznie do sposobu modyfikacji rozkładów czasu pracy. Gdy chcemy ograniczać kwoty ryczałtów do niezbędnego minimum, precyzyjnie wyliczmy jaka jest średnia energochłonność komputerów i oświetlenia, które będą wykorzystywać nasi pracownicy (to naprawdę nie będą wysokie kwoty). Gdy jesteśmy gotowi kwoty ryczałtów podwyższać (szczególnie biorąc pod uwagę ich zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania), zastanówmy się jakie dodatkowe koszty ponoszone przez pracownika jesteśmy gotowi pokrywać (dotychczasowe interpretacje podatkowe pozwalają w określonych sytuacjach wyliczać kwoty ryczałtów na poziomie nawet kilkukrotnie wyższym niż wartość minimalna). Gdy obawiamy się konieczności ewidencjonowania godzin pracy przy pracy zdalnej (ze względu na specyfikę pracy zdalnej, w której dzień pracy się wydłuża), rozważmy przerwy na żądanie, zadaniowy czas pracy lub ryczałt na poczet pracy w godzinach nadliczbowych. Gdy problematyczna jest dla nas pisemna forma dokumentów związanych z zatrudnieniem, rozważmy hybrydowe modele ich podpisywania…

Pomimo, że powyższe przykłady z pewnością nie wyczerpują liczby wyzwań z jakimi pracodawcy będą się mierzyć dopasowując model pracy zdalnej do swojej organizacji, powinny one stanowić dobry początek do rozważań – tak aby jednak koniec końców nie utożsamić nowelizacji przepisów z końcem elastycznej pracy zdalnej.