Żaden z obowiązujących przepisów prawa pracy nie wprowadza obowiązku tworzenia specjalnych kanałów, za pośrednictwem których pracownik może wnieść zgłoszenie lub skargę dotyczącą nadużyć, jakich doświadcza lub jakich jest świadkiem.
Jak wskazują sami pracodawcy, preferowane są pisemne lub elektroniczne sposoby zgłaszania nadużyć[1]. Ciężko się temu dziwić. Przekaz pisemny eliminuje ryzyko wypaczenia treści zgłoszenia oraz pozostawia w organizacji ślad działań, które podjęto na skutek zawiadomienia,
co pozwala pracodawcy rozliczyć się z obowiązku przeciwdziałania danym zachowaniom niepożądanym.
Coraz częściej pracodawcy decydują się tworzyć specjalną skrzynkę pocztową lub wręcz odrębny system informatyczny służący składaniu zgłoszeń. Takie rozwiązanie zapewnia istnienie jednego spójnego kanału obsługiwanego przez jednego lub grupę pracowników (najczęściej zatrudnionych w dziale HR), co uniemożliwia przegapienie lub niezarejestrowanie wpłynięcia jakiegoś zgłoszenia.
Znacznie rzadziej pracodawcy dopuszczają możliwość zgłoszeń ustnych.
Taki model, choć z pozoru wygląda na prosty, wcale taki nie jest, a może stać się niemałym wyzwaniem i nastręczać wiele trudności. Po pierwsze, dlatego że generuje znacznie więcej czasu po stronie osoby, której pracownik zgłaszać będzie nadużycia, zobowiązanej do spisania zgłoszonych nadużyć. Po drugie, spore wątpliwości w praktyce może budzić treść spisanego w ten sposób zgłoszenia i możliwość wpływania osoby przyjmującej zgłoszenie na jego treść.
Powstaje jednak wątpliwość, co w sytuacji, gdy pracodawca wprowadził procedury wnoszenia skarg i zgłoszeń, wyznaczając pracownikom konkretne ścieżki i metody ich składania, a pracownicy nie skorzystali z udostępnionych im kanałów i dokonali zgłoszenia w inny sposób, niewskazany przez pracodawcę?
W takim wypadku pracodawcy powinni zweryfikować, na ile dokonane zgłoszenie umożliwia ustalenie podmiotu dokonującego naruszeń (osoby lub działu) i zweryfikowanie zachowań w nim opisanych w toku postępowania wyjaśniającego.
Z całą pewnością niedochowanie przez zgłaszającego procedur ustalonych przez pracodawcę w odpowiednich politykach nie może przesądzać o nierozpoznaniu skargi, a powinno być raczej bodźcem do zweryfikowania, czy wdrożone w przedsiębiorstwie procedury spełniają swoją rolę. Jeżeli wdrożone kanały zgłoszeń nie budzą po stronie pracowników zaufania co do prawidłowego funkcjonowania, należy rozważyć, czy za ich pośrednictwem pracodawca osiąga cel, dla jakiego je wprowadził. Jeżeli pracownicy z nich nie korzystają, to osiągnięcie takiego celu staje pod dużym znakiem zapytania. W takiej sytuacji pracodawca powinien przeprowadzić audyt wdrożonych procedur i dostosować je do zmieniającego się środowiska pracy i potrzeb pracowników.
Pracodawcy wprowadzający w zakładzie pracy określony kanały zgłaszania nadużyć powinni pamiętać o obowiązku zapewnienia poufności, który dotyczy nie tylko zgłaszającego, ale i osoby, wobec której wniesiono zgłoszenie, i wszystkich osób uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym. Obowiązek zachowania poufności dotyczy zarówno przebiegu postępowania wyjaśniającego, jak i samego faktu jego trwania.
Zapewnienie anonimowości zgłaszającemu zależy natomiast indywidualnie od każdego pracodawcy.
Dlaczego dla pracowników zachowanie anonimowości jest ważne? Odpowiedź jest prosta. Ponieważ boją się działań odwetowych. Widać więc bardzo wyraźnie zależność zaufania pracowników do prawidłowego funkcjonowania systemu zgłoszeń naruszeń i chęci w ogóle ich dokonywania, gdzie relacja ta jest wprost proporcjonalna – mniejsze zaufanie pracownika skutkuje większą niechęcią do dokonywania zgłoszeń i większym naciskiem na dokonywanie ich w sposób anonimowy. Nierzadko elementem kluczowym dla pracowników przy zgłaszaniu wszelkich zachowań niepożądanych dostrzeżonych w funkcjonowaniu organizacji jest zapewnienie anonimowości. Wiąże się to bezpośrednio z obawą przed wskazanymi działaniami odwetowymi i wszelakimi niekorzystnymi konsekwencjami zgłoszenia.
Nie każdy pracodawca decyduje się jednak na wprowadzenie możliwości rozpoznawania zgłoszeń anonimowych. Wiąże się to z kilkoma powodowani. Po pierwsze, pracownicy potrafią nadużywać możliwości zachowania anonimowości, wnosząc zgłoszenia w złej wierze, tzn. nieprawdziwe i krzywdzące dla osoby opisanej w zgłoszeniu. Po drugie, anonimowość wyklucza możliwość wysłuchania osoby wnoszącej zgłoszenie i dookreślenie opisu zdarzeń ujawnionych w skardze, co dopiero nierzadko umożliwi przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Z powyższego jednoznacznie wynika, że dla pracowników kwestia możliwości zachowania anonimowości, wiążąca się bezpośrednio z obawami przed działaniami odwetowymi, nierzadko determinuje w ogóle chęć podjęcia przez pracownika jakichkolwiek działań ukierunkowanych na zgłoszenie (chociażby nawet drogą nieformalną).
Niestety praktyka pokazuje, że zachowanie anonimowości zgłaszającego nie zawsze oznacza brak możliwości ustalenia jego tożsamości w postępowaniu wyjaśniającym. I to na pracodawcach (jak też na członkach komisji wyjaśniających) spoczywa oczywiście obowiązek utajnienia danych takiego pracownika.
Równie istotne jest, aby pracodawca wprowadził możliwość dokonania zgłoszenia z pominięciem osoby, której zgłoszenie dotyczy. Co się z tym wiąże? Pracownicy powinni wiedzieć, kto odpowiada w organizacji za zarządzanie udostępnionymi kanałami zgłoszeń, tj. na przykład kto administruje skrzynką pocztową lub systemem informatycznym.
Istotne jest jednak, że nawet bez wprowadzenia w zakładzie pracy tzw. polityki antymobbingowej i antydyskryminacyjnej czy kodeksu etyki, w których zwyczajowo udostępnia się konkretne metody dokonywania zgłoszeń, pracodawca obowiązany jest rozpoznać zgłoszenie niezależnie od tego, w jaki sposób zostało ono wniesione.
[1] https://www.dgtl.law/raport-hr-compliance
