Biuro pod palmami – 5 wskazówek jak nie stracić głowy przy organizacji workation

Warto pamiętać, że workation to nic innego jak praca zdalna, tyle że wykonywana w ramach wakacyjnego podróżowania.
O czym warto pamiętać, a czego bezwzględnie nie można pominąć, ustalając zasady powierzenia tej szczególnej formy pracy zdalnej? W 5 punktach wyjaśniamy główne obszary budzące wątpliwości i fundamenty prawidłowego określenia warunków workation pracowników.

1. Poinformowanie o miejscu pobytu pracownika

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Pomimo, iż to zasadniczo pracownik decyduje skąd będzie wykonywał pracę zdalną, to jednak uzgodnienie tego miejsca z pracodawcą w praktyce oznacza wyrażenie przez niego zgody na wybrane przez pracownika miejsce świadczenia.
Pracownicy muszą pamiętać, że niezgłoszenie przez nich zmiany miejsca wykonywania pracy zdalnej jest nieprawidłowe i sami mogą ponieść tego przykre konsekwencje. Mowa tu jednak nie tylko o narażeniu się na zwolnienie dyscyplinarne, ale także np. odmowę przyznania odszkodowania w przypadku zaistnienia wypadku przy pracy.

Problem miejsca wykonywania pracy zdalnej jest wieloobszarowy. Nierzadko pracodawcy wprowadzając odpowiednie regulacje decydowali się do zamieszczenia klauzuli związanej z niemożliwością podjęcia wykonywania pracy zdalnej z za granicy albo ewentualnie z ograniczeniem czasowym takiego świadczenia.

Powyższe podyktowane jest ryzykiem zmiany rezydencji podatkowej pracownika. Jeśli krótki wyjazd wakacyjny przerodzi się w długoterminowe świadczenie pracy z terytorium innego kraju, to po stronie pracodawcy będzie rodziło nowe obowiązki w sferze obciążeń publicznoprawnych.

Inną kwestią będzie konieczność oświadczenia przez pracownika, że w nowym miejscu wykonywania pracy również posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, a jego miejsce pracy spełnia warunki BHP. Brak złożenia takiego oświadczenia przez pracownika wyklucza możliwość jego wyjazdu i rozpoczęcia świadczenia pracy spoza kraju.
Między innymi dlatego też istotnym będzie ustalenie miejsca, z którego pracownik podczas workation będzie świadczył pracę. Co więcej, coraz więcej pracodawców decyduje się ograniczać możliwości korzystania z workation do terytorium kraju albo do jednego kontynentu czy nawet tej samej strefy czasowej.

2. Przyjęcie maksymalnego czasu wykonywania pracy za granicą

Przepisy Kodeksu pracy regulujące instytucję pracy zdalnej nie wprowadzają żadnych szczególnych uregulowań dotyczących międzynarodowej pracy zdalnej.

W szczególności przy długoterminowym okresie świadczenia pracy z innego kraju mogą powstać wątpliwości co do miejsca regulowania przez pracodawcę obciążeń publicznoprawnych związanych z zatrudnieniem pracownika. Nie jest wykluczone, że dochód z wynagrodzenia pracownika będzie podlegał opodatkowaniu w innym państwie.

Decydującym czynnikiem kwalifikującym miejsce świadczenia pracy jako miejsce rezydencji podatkowej może być właśnie długość pobytu. Zgodnie z przepisami termin graniczny został ustalony na 183 dni w roku podatkowym. Po ich upływie rezydencja podatkowa pracownika zostanie ustalona na państwo obce. Upływ wskazanego terminu nie będzie oznaczał przeniesienia miejsca rezydencji dopiero z tą chwilą, ale od samego początku pobytu pracownika w innym kraju. W związku z tym dochód będzie opodatkowany od początku w państwie obcym. Polski pracodawca będzie obowiązany wówczas do zaniechania poboru zaliczek na poczet podatku w Polsce, chyba że pracownik złoży w tym przedmiocie stosowny wniosek upoważniający pracodawcę do dalszego pobierania zaliczek.

Sytuacja wyglądać będzie analogicznie w zakresie ubezpieczeń społecznych. Tutaj również ogólna zasada wskazuje, że wynagrodzenie powinno zostać oskładkowane w państwie, w którym praca faktycznie jest świadczona. W przeciwieństwie jednak do regulacji normujących kwestie opodatkowania, przepisy unijne nie precyzują dokładnie jaki okres świadczenia pracy uprawnia do stosowania ustawodawstwa państwa obcego w zakresie podlegania systemowi ubezpieczeń. Wskazuje się w tym względzie na ogólną przesłankę utraty związku z pierwotnym państwem świadczenia (w tym przypadku z Polską).

Pracodawcy powinni mieć na względzie, że samo ustalenie obowiązku oskładkowania wynagrodzenia pracownika w innym państwie będzie rodzić po ich stronie zobowiązania do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do ich pracowników świadczących pracę w tym państwie. Jednym z nich będzie konieczność zarejestrowania się jako płatnik składek w lokalnym systemie ubezpieczeń społecznych.

3. Ustalenie godzin świadczenia pracy

Świadczenie pracy w trybie workation wymaga od pracodawcy odpowiedniego zorganizowania procesu pracy tak, aby mimo dzielących pracowników nawet tysięcy kilometrów efektywność współpracy nie ucierpiała, a pracodawca nie ponosił dodatkowych niepotrzebnych kosztów zatrudnienia.

Problem pojawić się może przy wykonywaniu obowiązków w godzinach, które w Polsce nadal jeszcze mieszczą się w standardowych godzinach pracy, ale za granicą pozostają już są poza ich zakresem.

Świadczenie pracy zdalnej w strefie czasowej przesuniętej nie o jedną, a o kilka godzin może wtedy okazać się nie lada wyzwaniem. Problemem może być skoordynowanie godzin pracy pracownika przebywającego za granicą z godzinami pracy zakładu pracy w Polsce. Istnieją branże, których taki problem nie będzie dotyczył wcale lub będzie dotyczył, lecz w ograniczonym zakresie. W większości jednak może on przyczyniać się do powstania problemów komunikacyjnych i w rezultacie powodować znaczne trudności w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, w szczególności jeśli praca pracownika wymaga kontaktu z klientem.

To jednak nie koniec problemów. Jeżeli pracownik świadczy pracę w podstawowym systemie czasu pracy, to może (a nawet powinien) świadczyć ją nadal w przyjętych w zakładzie pracy porach jej świadczenia zgodnych ze strefą czasową w jakiej się znajduje. Takie stanowisko uzasadnione jest koniecznością zapewnienia pracownikowi dobowych i tygodniowych norm odpoczynku, a także przepisami normującymi zasady pracy w porze nocnej.
Inaczej jednym z identyfikowanych ryzyk jest konieczność odpowiedniego rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych lub nawet w porze nocnej.

W przeciwnym wypadku wystarczającym jest przesunięcie strefy czasowej choćby o jedną godzinę i świadczenie pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym w Polsce, aby pracownik był zmuszony do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, za które będzie uprawniony rozliczyć się z pracodawcą.

4. Sprecyzowanie zasad rozliczania kosztów

Nowe przepisy regulujące pracę zdalną wprowadziły obowiązek rozliczania przez pracodawców kosztów świadczenia pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika. Jako że workation jest szczególnym trybem pracy zdalnej, obowiązek ten będzie wiązał organizacje również w tym przypadku.

Mając na względzie, że lokalizacją najczęściej wybieraną przez pracowników dla wykonywania pracy w ramach workation są destynacje zagraniczne, rozliczenie kosztów może stać problematyczne.
Po pierwsze, pracownicy muszą wziąć pod uwagę, że pracodawca nie będzie ponosił kosztów związanych z samą podróżą, ani też kosztów dostosowania nowego miejsca do wykonywania pracy spełniającego warunki BHP.

Po drugie, ogromne wątpliwości może budzić kwestia rozliczania usług telekomunikacyjnych, w tym głównie kosztów Internetu. Nie będzie już zaskoczeniem, że hotelowe sieci nie są dostosowane do wymogów zabezpieczeń przed cyberatakami i nie powinny być wykorzystywane przy świadczeniu pracy i przetwarzaniu poufnych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Najlepszym rozwiązaniem powyższego problemu byłoby zapewnienie przez pracodawcę modemu USB. Nie każdy pracodawca decydował się jednak na powierzenie pracownikom takiego narzędzia i rozliczają z pracownikami ponoszone koszty tej usługi.

Z całą pewnością przy wprowadzeniu ryczałtu za pracę zdalną, który w odniesieniu do workation jest najbardziej uzasadnioną formą rozliczenia wydatków pracownika związanych z wykonywaniem swoich obowiązków, pracodawca nie powinien być obowiązany do ponoszenia nadmiarowych kosztów związanych z wyższymi cenami dostawców usług za granicą.

5. Przypomnienie zasad BHP

Największym wyzwaniem workation, jak i samej pracy zdalnej, jest realizacja obowiązku pracodawcy w postaci zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Przy workation szczególnie ciężkim będzie dla pracodawcy ewentualne zweryfikowanie spełnienia norm BHP, a także kwalifikacja wypadków przy pracy.

Pracodawcy ze szczególną uwagą powinni zadbać o odebranie od pracowników oświadczeń, że w nowym miejscu posiadają warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy. Wykonywanie pracy w formie workation powinno być powierzone pracownikowi wyłącznie po zadeklarowaniu możliwości do wykonywania pracy w destynacji wskazanej przez pracownika. Wspomniane oświadczenie powinno dodatkowo zawierać deklarację stosowania się do wszelkich wytycznych i zaleceń w zakresie BHP, w tym do instrukcji przekazywanych w tym przedmiocie przez pracodawcę, a także zapewnienie posiadania wyposażenia spełniającego minimalne wymagania zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.