Bieg przez płotki w regulacjach HR

Pierwsze półrocze 2023 r. było dla działów HR prawdziwym wyzwaniem. Historia ostatnich lat nie zna tak szybkiego tempa zmian w obszarze przepisów prawa pracy. Polski ustawodawca ewidentnie postanowił uczynić ten rok, rokiem zmian w tym obszarze. Za punkt honoru postawił sobie „unowocześnienie” archaicznych regulacji nieprzystających do nowej rzeczywistości. Niestety samo wprowadzenie do Kodeksu pracy postaci elektronicznej nie załatwiło sprawy, a ostatnie miesiące udowodniły nam dobitne, że cyfryzacja w obszarze HR nie jest opcją tylko koniecznością.

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy wdrażające do Kodeksu pracy[1] uregulowania w zakresie pracy zdalnej. Ustawodawca stanął przed nie lada wyzwaniem pogodzenia nowych zasad wykonywania pracy ze standardowym trybem obiegu dokumentów w organizacjach. Dotychczas stosowane formy, czyli klasyczna forma pisemna i bardziej nowoczesna, elektroniczna, nie odpowiadały na problemy z jakimi mierzyli się pracodawcy w rzeczywistości COVID-owej, kiedy większość pracowników rozpoczęła wykonywanie obowiązków pracowniczych z domów.

Nie opadły jeszcze emocje związane z nowelizacją pracy zdalnej, a działy HR nie nabrały jeszcze sił po jej wdrożeniu a ustawodawca dostarczył im kolejną dawkę emocji. 26 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać kolejne zmiany wprowadzone do Kodeksu pracy, tym razem wdrażające dwie unijne dyrektywy – work life balance[2] oraz w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej[3].

Celem przepisów unijnych było wprowadzenie zmian zmierzających do wyrównania sytuacji kobiet i mężczyzn na rynku pracy i pozwalających odnaleźć równowagę pomiędzy życiem rodzinnym a zawodowym. Stosowanie tych przepisów w praktyce rodzi jednak wiele pytań i wątpliwości, które niezaadresowane mogą prowadzić do istotnych komplikacji.

Bieg przez płotki w regulacjach HR

Proces mierzenia się przez pracodawców z ostatnimi zmianami w prawie pracy można porównać do biegu przez płotki. Jest dobrze, dopóki nie przewrócisz płotka. Wtedy wypadasz z rytmu i widzisz jedynie plecy rywali. W kwestii zmian legislacyjnych jest podobnie. Najważniejsze to opanować właściwą technikę pokonywania regulacyjnych płotków. Bardzo często technika ta polega na wprowadzeniu odpowiednich procedur.

Spójrzmy na konkretny przykład. Ostatnia nowelizacja wprowadziła do obiegu całą grupę zupełnie nowych wniosków. Mowa przede wszystkim o wniosku o zmianę warunków zatrudnienia (art. 29 (3) k.p.), wniosku o zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej (art. 148 (1) k.p.), wniosku o urlop opiekuńczy (art. 173 (1) k.p.), a także wniosku o elastyczną organizację pracy (art. 188 (1) k.p.).

Wniosek o zmianę warunków zatrudnienia dotyczy zmiany rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Wniosek może być złożony raz w roku kalendarzowym, przez pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, na czas nieokreślony lub określony, ale których staż pracy w organizacji wynosi minimum 6 miesięcy.

Dwa nowe uprawnienia związane ze zwolnieniem od świadczenia pracy w ściśle określonych sytuacjach to wniosek o urlop opiekuńczy oraz wniosek dotyczący siły wyższej. W pierwszym przypadku pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, w drugim – wyłącznie do 50% jego wysokości. Szczególne uprawnienie dedykowane dla grupy pracowników-rodziców wychowujących dzieci do 8 roku życia to elastyczna organizacja pracy.
Przepisy określają dokładnie czym jest elastyczna organizacja pracy. I tak będziemy przez to rozumieć szczególne systemy czasu pracy, tj. przerwany system czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy oraz system pracy weekendowej. Ponadto będzie to również indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, obniżony wymiaru czasu pracy, a także praca zdalna.

Dlaczego więc wnioski te mogą okazać się tak bardzo problematyczne? Przede wszystkim ze względu wiążące terminy ustosunkowania się do nich, wynikające albo wprost z przepisów Kodeksu pracy, albo ze specyfiki określonego uprawnienia.

I tak, wniosek o urlop opiekuńczy składany jest w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Implikuje to również wymóg szybkiej reakcji pracodawcy. Podobnie będzie z wnioskiem o zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej, gdzie prośba musi być złożona najpóźniej w tym samym dniu, w którym pracownik faktycznie korzystał z uprawnienia. Nieco prościej będzie na pewno z dwoma pozostałymi wnioskami, gdzie termin odpowiedzi na wniosek o elastyczną organizację pracy wynosi 7 dni, a na wniosek o zmianę warunków zatrudnienia – 1 miesiąc.

Co istotne, z perspektywy dwóch pierwszych, to samo odnotowanie, że odpowiedni wniosek wpłynął i niewyciąganie negatywnych konsekwencji względem pracowników, którzy w okresie wskazanym we wniosku nie stawili się w pracy. Tymczasem w odniesieniu do wniosku o zmianę warunków zatrudnienia oraz o elastyczną organizację pracy istotnym jest również odnotowanie samego momentu wpłynięcia wniosku, od którego zależy termin na udzielenie odpowiedzi.

Oczywiście, nie ma przeciwskazań, aby wnioski te procesować w sposób tradycyjny i składać je w klasycznej formie pisemnej. Tyle, że ich kontekstowość oraz terminowość, szczególnie w większych organizacjach wiązałyby się z istotnym zwiększeniem obowiązków dla pracowników działów HR oraz dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędów.

Wyścig z czasem, czyli wniosek złożony SMS

Dlaczego powyższe jest aż tak ważne? Ponieważ brak ustosunkowania się do wniosków może zostać uznany za występowanie przeciwko prawom pracownika, a w przypadku powtarzających się uchybień – nawet w sposób rażący. Będzie to skutkować pociągnięciem pracodawcy i osób zarządzających w jego imieniu zakładem pracy nawet do odpowiedzialności wykroczeniowej zagrożonej karą grzywny do 30 000 zł. I chociaż ciężko wyobrazić sobie nakładanie kar w górnej przewidzianej granicy, to już sam element skazania może wywoływać negatywne skutki w sferze funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa, employer brandingu, nawiązywania nowych relacji czy prowadzenia kontaktów z partnerami biznesowymi.

Pierwszym krokiem do zmniejszenia ryzyka wywołania chaosu wniosków napływających różnymi kanałami i w różnej formie będzie wprowadzenie w organizacji odpowiednich procedur ich składania i zarządzania ich rozpoznawaniem. Piętą Achillesa nowej HR-owej rzeczywistości może być jednak ewidencjonowanie terminów wpływu poszczególnych wniosków, a dokładniej jego brak. Nowe przepisy obok klasycznych form składania wniosków, o których wspomniano na wstępie, przewidują również nieszablonowe rozwiązanie.

Podobnie jak było to przy pracy zdalnej, ustawa dla dokonania czynności dopuszcza już postać elektroniczną. Rozwiewając wszelkie wątpliwości będzie to m.in. e-mail, SMS, MMS, wiadomość głosowa, wewnętrzny intranet, platforma do wideokonferencji, czy inna platforma wdrożona u pracodawcy do zarządzania obszarem HR. O co często pytają pracodawcy, wnioski nie muszą zawierać podpisu pracownika. Nie muszą być więc opatrzone kwalifikowanym e-podpisem (stanowiącym formę elektroniczną, nie postać elektroniczną, o której mowa obecnie w Kodeksie pracy).

Technologia – sprzymierzeniec czy wróg?

Skoro dobór kanału zgłoszenia wniosku należy do pracownika, a katalog jest niemalże nieograniczony i wrasta wraz z rozwojem technologii, warto zaadresować to wyzwanie wewnątrz organizacji.

Celem usystematyzowania zarządzania udzielaniem odpowiedzi na wnioski pracowników, wskazanym jest uszczegółowić za pośrednictwem jakich kanałów będą one składane. Nie można całkowicie wykluczyć ich wnoszenia w innej postaci elektronicznej, więc wnioski zgłoszone za pośrednictwem innego kanału niż określony w procedurze nie mogą zostać zupełnie zbagatelizowane. Może jednak wdrożyć rozwiązanie, zgodnie z którym, pominięcia przez pracownika kanałów komunikacji udostępnionych przez pracodawcę będzie wykluczać lub co najmniej ograniczać przypisanie pracodawcy winy warunkującej jego odpowiedzialność.

Wiele działów HR miało, a niektóre dalej mają awersję do rozbudowanych rozwiązań technologicznych. Szczególnie mikro-, mali i średni przedsiębiorcy ograniczali się do rozwiązań zapewniających obsługę płatności wynagrodzeń (tzw. payroll), ewentualnie również urlopów wypoczynkowych.

Aktualne trendy i powszechny dostęp do nowych systemów HR-owych, czyni je jednak coraz częściej implementowanymi w zakładach pracy, tym bardziej, że pomagają skutecznie i efektywnie zarządzać wieloma obszarami zatrudnienia w organizacji i nierzadko przyczyniają się do wyręczania działów HR w prowadzeniu klasycznych akt osobowych pracowników.

Obecne tempo i kierunek rozwoju legislacji w obszarze HR pokazuje jednak, że nie ma praktycznej alternatywy dla wdrażania nieco bardziej kompleksowych rozwiązań w zakresie zarządzania HR, automatyzujących m.in. procesy składania wniosków, ich rozpoznawania i ustosunkowania się do ich treści przez przełożonych.

Na rynku funkcjonuje już cały szereg rozwiązań technologicznych, w tym m.in. KARO HRSM, TETA HR, Symfonia, PeopleForce, Workday HCM. Wybierając system HR implementowany w organizacji, warto odpowiedzieć sobie na pytania z jakimi potrzebami i oczekiwaniami system ten będzie wdrażany.

Zasadniczo systemy są już tak rozbudowane, że zapewniają obsługę wszelkich aspektów zatrudnienia pracowników, od ich pozyskiwania po zakończenie stosunku pracy, przewidując przy tym zarządzanie procesem rekrutacji, obieg wniosków kadrowo-księgowych, wsparcie w ewaluacji ocen rocznych, przyznawania nagród i awansów, zarządzania systemami benefitowymi, rozliczania podróży służbowych i delegacji, a także wsparcie w usprawiedliwianiu nieobecności w pracy.

Optymalne rozwiązanie powinno zapewniać rozbudowę systemu i modyfikację jego zakresu wraz z rozwojem samej organizacji. System nie tylko powinien być łatwy i szybki w obsłudze dla pracownika, ale również wydajny i pomocny dla pracodawcy, w tym głównie działów HR zajmujących się obsługą sektora zatrudnienia. Przy wyborze warto również pochylić się nad kwestią związaną z przetwarzaniem danych osobowych i miejsca, w którym system przechowuje swoje serwery.

Czy zatem działy HR przestały się bać technologii, a era HR Tech-u weszła na nowy poziom? Na to pytanie odpowiedzieć będziemy mogli po pierwszym roku funkcjonowania zmian.

[1] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).[2] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylająca dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 188, str. 79).[3] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 186, str. 105).