Obowiązek posiadania dostępu do ZUS PUE dla wszystkich przedsiębiorców

Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych tzw. ZUS PUE została uruchomiona już w roku 2012 jako największy tzw. e-urząd w Polsce. Platformę tę aż do końca grudnia 2022 r. posiadać byli zobowiązani wyłącznie płatnicy, którzy rozliczali składki za więcej niż 5 osób. Jednakże od początku stycznia posiadanie ZUS PUE jest obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców, a więc zarówno tych zatrudniających (nawet mniej niż 5 osób) jak i tych którzy składki odprowadzają wyłącznie za siebie.

Obowiązek ten nałożony został na przedsiębiorców przenosząc konieczność rozliczania deklaracji w formie papierowej do formy elektronicznej. Jednocześnie na płatniku składek nie ciąży wyłącznie ciężar założenia konta, a aktywne go utrzymywanie tj. prowadzenie rozliczeń przez tenże portal oraz kontakt z organem za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej.

Co więcej w przypadku, gdy przedsiębiorca samodzielnie nie utworzy konta zgodnie z obowiązującymi od nowego roku przepisami ZUS PUE zostanie założony takiemu przedsiębiorcy przez ZUS. Wprowadzone zmiany nie uwzględniają jednak osób, które mogą nie mieć dostępu do Internetu, a więc wykluczonych cyfrowo jak i osób, które z racji wieku czy innych właściwości z cyfrowego sposobu rozliczenia skorzystać nie mogą lub będzie dla nich to bardzo uciążliwe.
Pomimo, iż pandemia przyczyniła się do rozpowszechnienia korzystania z elektronicznych dokumentów zamiast tych papierowych, a znaczna część pracujących musiała zmierzyć się z wyzwaniem pracy zdalnej, to nadal wykluczenie cyfrowe dotyka niemal 4 mln. Polaków. Wprowadzenie przez ZUS rozwiązania obligatoryjnego obowiązku nie tylko składania deklaracji elektronicznie ale monitorowania powiadomień w systemie ZUS PUE może okazać się trudnością nie do przezwyciężenia dla osób starszych o niewystarczających umiejętnościach cyfrowych jak i osób zupełnie wykluczonych cyfrowo z uwagi na brak posiadania urządzeń czy łącza do spełnienia obowiązku złożenia deklaracji.

Sprawa została poruszona również przez Rzecznika Praw Obywatelskich, który przedstawił ZUS stanowisko osoby starszej borykającej się z trudnością prowadzenia konta ZUS PUE i dokonującej za jego pomocą rozliczeń.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdził, iż nowe przepisy zobowiązują do prowadzenia konta, ale nadal umożliwiają osobom niezatrudniającym nie więcej niż 5 osób składanie deklaracji w formie papierowej. Przedsiębiorcy pozostają jednak zobowiązani do korespondowania z ZUS za pośrednictwem portalu, co oznacza, iż będzie ona w ten sposób skutecznie doręczana.

Rozwiązanie zaproponowane przez ZUS pozostaje więc wyłącznie rozwiązaniem iluzorycznym, bowiem nawet jeżeli osoby starsze czy wykluczone cyfrowo będą mogły składać deklaracje w formie papierowej to nadal pozostają zobligowane do odczytywania korespondencji za pośrednictwem ZUS PUE.
Zmiany odnośnie składania deklaracji i porozumiewania się z ZUS poprzez platformę elektroniczną mogą skutkować ułatwieniem kontaktu z urzędem osobom, które radzą sobie z obsługą urządzeń informatycznych lub robią to w sposób profesjonalny. Jednakże elektroniczne składanie deklaracji powinno pozostać możliwością, a nie obowiązkiem. ZUS powinien również przewidzieć inny sposób komunikowania się z osobami nie mającymi dostępu do urządzeń czy łączy pozwalających na bieżące monitorowanie systemu ZUS PUE.

W przypadku osób starszych czy wykluczonych cyfrowo, które coraz częściej napotykają na bariery związane z używaniem nowych technologii w ich otoczeniu elektroniczne rozliczenie deklaracji może być nie tylko uciążliwe co niemożliwe do wykonania samodzielnie. W przypadku ZUS i tak podstawowej kwestii jak rozliczenia deklaracji nie powinno to mieć miejsca. Alternatywą dla osób z utrudnionym dostępem do Internetu lub ograniczonymi umiejętnościami cyfrowymi jest bowiem wyłącznie zatrudnienie profesjonalisty, który będzie składał deklaracje oraz monitorował konto ZUS PUE w ich imieniu lub w skrajnych przypadkach nawet rezygnacja z pracy.

Zmiany mające na celu ułatwienie kontaktu z urzędem, nie powinny ograniczać tych możliwości osobom mających trudności z postępującą cyfryzacją, a ZUS powinien przewidzieć rozwiązanie sytuacji dla osób wykluczonych cyfrowo, a nie zakładać konta samodzielnie i domniemywać, że przesyłana na takie konta korespondencja trafia do adresatów.