Pomimo tego, że Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) weszło w życie prawie 6 lat temu i każdy w mniejszym lub większym zakresie miał z tym tematem do czynienia, nawet w ramach codziennego funkcjonowania, załatwiania bieżących spraw, to jednak nadal kwestia RODO jest przez wielu lekceważona i traktowana po macoszemu.
Wielokrotnie wyniki, przeprowadzanych w różnego rodzaju organizacjach, badań (np. due diligence), audytów wykazują, że RODO często ląduje na samym końcu łańcucha, obowiązujących w danej strukturze, procedur. I, jak się często okazuje, nawet w gigantycznych podmiotach, dokumentacja RODO, nawet jeśli została właściwie przygotowana, to w praktyce została „wdrożona” jedynie do szuflady.
A dlaczego tak ważne jest aby we właściwy sposób wdrożyć dokumenty RODO?
Zgodność z prawem
RODO nakłada na organizacje szereg wymagań dotyczących przetwarzania danych osobowych. Niezgodność z tymi regulacjami może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Najbardziej bezpośrednią konsekwencją nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych są surowe sankcje finansowe. Grzywny mogą wynieść do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu globalnego firmy.
Osoby, których prawa zostały naruszone w wyniku nieprzestrzegania RODO, mają prawo do wszczęcia postępowań sądowych, co może skutkować dodatkowymi odszkodowaniami.
Nieprzestrzeganie RODO może również prowadzić do innych konsekwencji prawnych, w tym do nakazów sądowych, które mogą ograniczyć lub zatrzymać operacje firmy.
Zaufanie klientów
Zwiększająca się świadomość klientów w zakresie ochrony danych osobowych stawia przed firmami nowe wyzwania. Poprzez skrupulatne wdrożenie zasad RODO, przedsiębiorstwa nie tylko demonstrują swoje zaangażowanie w ochronę danych osobowych klientów, lecz również budują zaufanie oraz umacniają swoją reputację na rynku.
Naruszenia na tle ochrony danych mogą znacząco nadszarpnąć renomę firmy. Strata zaufania klientów może być trudna do odzyskania i może negatywnie wpłynąć na długoterminowy sukces przedsiębiorstwa.
Transakcje biznesowe
Brak zgodności z RODO może również komplikować lub uniemożliwiać transakcje biznesowe, w tym fuzje i przejęcia, gdyż potencjalni partnerzy biznesowi mogą być niechętni do angażowania się w relacje biznesowe z organizacją, która nie przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych.
Niezgodność z RODO może również skomplikować relacje z kontrahentami i partnerami, prowadząc do sporów kontraktowych i potencjalnych przerw w dostawach towarów lub usług.
Współpraca międzynarodowa
RODO ułatwia współpracę międzynarodową dla organizacji działających na terenie Unii Europejskiej, standaryzując regulacje dotyczące ochrony danych osobowych. Ujednolica to zasady i upraszcza procesy, co może przyczynić się do oszczędności czasu i zasobów firmy.
Brak zgodności z RODO może natomiast komplikować lub uniemożliwiać transakcje biznesowe, ze względu chociażby na ryzyka związane z przekazywaniem danych osobowych do podmiotu, który nie gwarantuje właściwego ich zabezpieczenia.
Bezpieczeństwo danych
Aby spełnić wymogi RODO, organizacje muszą skutecznie wprowadzić środki bezpieczeństwa, które zapewnią ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych osobowych. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują możliwość skutecznego zabezpieczenia wrażliwych informacji, minimalizując ryzyko potencjalnie kosztownych incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych.
Odpowiedzialne zarządzanie danymi
RODO promuje zasady „privacy by design” i „privacy by default”, co zmusza organizacje do włączenia ochrony danych w fazie projektowania produktów i usług. W efekcie, przedsiębiorstwa są zmotywowane do bardziej przemyślanego i odpowiedzialnego zarządzania danymi, co może prowadzić do lepszej jakości danych i efektywniejszego ich wykorzystania.
