Jak co roku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobligowane do zatwierdzenia i wysłania do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Rok obrotowy to okres najczęściej dwunastu miesięcy kalendarzowych, za który spółka sporządza sprawozdanie finansowe. O konkretnej dacie otwarcia ksiąg rachunkowych nie decyduje ani data podpisania umowy spółki z o.o., ani dzień jej rejestracji w KRS. Księgi rachunkowe spółki otwierają się na dzień faktycznego rozpoczęcia działalności, czyli na dzień pierwszego zdarzenia, które wywołuje skutki o charakterze finansowym. Spółki z o.o. które zostały zawiązane w drugiej połowie 2022 roku, zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku („RachunkU”), mogą księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny czyli 2023 r. co oznacza, że obowiązek sprawozdawczy ulega przesunięciu na kolejny rok.
Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności spółki pod kątem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywany jest dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy przypada na 31 grudnia danego roku.
Zgodnie z RachunkU sprawozdanie finansowe podpisują: (i) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (przez osobę, której powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości, rozumie się: osobę, która potwierdziła pisemnie, (przykładowo w umowie o pracę lub umowie zlecenia), przyjęcie odpowiedzialności za czynności związane z rachunkowością spółki (art. 4 ust. 5 RachunkU)), (ii) kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w art. 52 ust. 2b. RachunkU. Kierownikiem jednostki w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest osoba bądź osoby wchodzące w skład zarząd spółki.
Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim, a wynik finansowy jest prezentowany w PLN. Sprawozdanie finansowe co do zasady składa się z:
- bilansu, który wykazuje stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy;
- rachunku zysków i strat, który wykazuje oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy;
- informacji dodatkowej, która zawiera między innymi opis przyjętej polityki rachunkowości, w tym również przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku poprzedniego.
Do sprawozdania finansowego dołącza się również:
- uchwałę Zgromadzenia Wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego;
- uchwałę Zgromadzenia Wspólników o przyjęciu sprawozdania z działalności spółki przygotowywanego przez zarząd;
- uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty;
- oraz jeżeli dana spółka ma taki obowiązek zgodnie z RachunkU, opinię biegłego badającego sprawozdanie finansowe.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. W przypadku spółek w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca danego roku. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przez Zgromadzenie Wspólników nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe można sporządzić jedynie w formie elektronicznej. Sprawozdanie finansowe podpisują wskazane powyżej osoby, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f RachunkU).
W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością kierowanych przez zarządy wieloosobowe istnieje możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jednego członka zarządu. Pozostali członkowie, którzy nie podpisali sprawozdania finansowego, składają oświadczenie, że sprawozdanie to spełnia wymagania przewidziane w RachunkU (art. 52 ust. 2b).
Nie obowiązuje ustalony ustawowo wzór powyższego oświadczenia. W treści oświadczenia koniecznie należy zamieścić stwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Należy także wskazać, do którego sprawozdania finansowego oświadczenie to się odnosi, w szczególności poprzez podanie daty i godziny podpisania tego sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 52 ust. 2c RachunkU). Oświadczenie należy sporządzić w jednej z dwóch form: papierowej (podpisanej własnoręcznie) lub elektronicznej (podpisanej elektronicznie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym ePUAP).
Odmowa złożenia oświadczenia, o której mowa powyżej, jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia przez taką osobę pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego i wysyłane do KRS.
Brak zatwierdzenia przez Zgromadzenie Wspólników sprawozdania finansowego uniemożliwia dokonanie podziału zysku lub pokrycia straty spółki (art. 53 ust. 4 RachunkU).
Za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS grożą następujące sankcje:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych, która po przeliczeniu wynosi od 100 do 1.080.000 PLN;
- kara ograniczenia wolności dla kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat;
- postępowanie przymuszające prowadzone przez sąd rejestrowy;
- rozwiązanie i wykreślenie spółki z KRS;
- ustanowienie kuratora spółki.
Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w terminie 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (w ramach postępowania przymuszającego). Dodatkowo zgodnie z przepisem art. 80b ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
