Zgodnie z brzmieniem art. 234(1) Kodeksu spółek handlowych udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Dla tych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, której wspólnicy chcieliby skorzystać z dobrodziejstwa udziału w zgromadzeniu w sposób zdalny, lecz umowa spółki to wyklucza, rozwiązaniem jest w pierwszej kolejności jej zmiana co wiąże się z wizytą u notariusza. Pozostałe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ten krok mogą śmiało ominąć.
Następnym krokiem jest przyjęcie regulaminu określającego zasady udziału w Zgromadzeniu Wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli w spółce nie została powołana Rada Nadzorcza (co do zasady nie ma takiego obowiązku), to wspólnicy mogą przyjąć regulamin i tu też ustawodawca wprowadził pewne ułatwienie, bowiem przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Po pierwsze miało to szczególne znaczenie w czasach gdy wirus rozprzestrzeniał się w zawrotnym tempie, a ograniczenie kontaktów z innymi osobami hamowało jego namnażanie się. Po drugie, już teraz w nieco spokojniejszych czasach, sama możliwość wprowadzenia regulaminu bez odbycia zgromadzenia nie wymaga fizycznej obecności wspólników w siedzibie lub miejscu gdzie przeważnie odbywa się zgromadzenie. Ma to istotne znaczenie dla wspólników przebywających za granicą, którzy nie mają możliwości stawić się w siedzibie spółki.
Co zatem powinno znaleźć się w takim regulaminie? Kodeks spółek handlowych udziela odpowiedzi na to pytanie w sposób negatywny. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Ustawodawca w ten sposób nawiązuje do art. 234(1) § 2 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym udział w zgromadzeniu wspólników przy użyci środków komunikacji elektronicznej, obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
W ten sposób ustawodawca nakłada na organ ustanawiający regulamin ograniczenie, by nie doprowadzić do sytuacji, w której na przykład wspólnicy nie mogą uczestniczyć zdalnie w zgromadzeniu w związku ze zbyt wygórowanymi wymaganiami technicznymi, podczas gdy ten sam efekt dałoby się uzyskać bez tych wymogów. Regulamin powinien przede wszystkim wskazywać sposób zawiadamiania wspólników o możliwości zdalnego udziału w Zgromadzeniu Wspólników, sposób przeprowadzania głosowania na odległość, w tym głosowania tajnego zapewniającego anonimowość wspólników, czy konkretnego komunikatora z którego będą korzystali wspólnicy łączący się zdalnie (ZOOM, Hangouts, Skype, Teams).
Kolejnym krokiem jest zwołanie Zgromadzenia Wspólników. Wspólnicy, o ile nie przysługuje im prawo do zwoływania Zgromadzenia Wspólników, nie mają wpływu na to czy ich udział będzie się mógł odbyć zdalnie, ponieważ to do zwołującego należ decyzja w tym zakresie. Zazwyczaj zwołującym Zgromadzenie Wspólników jest Zarząd Spółki.
W tym momencie należy również wspomnieć, że Zgromadzenia Wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację, w której znajduje się co najmniej przewodniczący zgromadzenia oraz protokolant. Przepisy regulujące zdalne uczestnictwo w zgromadzeniu nie uchylają przepisów dotyczących miejsca Zgromadzenia Wspólników. Zgodnie z art. 234 Kodeksu spółek handlowych zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Dopuszczalne jest również odbycie takiego Zgromadzenia Wspólników w sposób nieformalny tj. w trybie art. 240 Kodeksu spółek handlowych, czyli kiedy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
