Jak wiadomo, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest reprezentowana przez jej zarząd. Oznacza to, w dużym uproszczeniu, że to właśnie zarząd zawiera wszystkie umowy w imieniu spółki. Czasami jednak to właśnie członek zarządu ma być drugą stroną umowy ze spółką. Co się wówczas dzieje?
Praktyka pokazuje, że inwencja twórcza w tym zakresie nie zna granic. Niechęć do sięgnięcia po przepisy, wykonania telefonu do prawnika, czy chociażby przeszukania zasobów Internetu, jest przeogromna. Równie ogromna jak pomysłowość osób próbujących rozstrzygnąć ten problem. Dlatego potem spotykamy umowy z członkiem zarządu podpisane przez tego członka zarządu jako reprezentanta obu stron. Albo za spółkę podpisuje się inny członek zarządu, albo pełnomocnik powołany przez zarząd, albo prokurent – ktokolwiek, byle nie członek zarządu będący stroną umowy. I tak dalej, i tak dalej – cokolwiek ktoś uzna za stosowne.
Zatem jak to się robi?
Na wszystkie opisane wyżej wątpliwości w dużej mierze odpowiadają przepisy, które niestety nie rozwiązują problemu wyczerpująco i kompleksowo (co częściowo usprawiedliwia inwencję twórczą osób, które zderzają się z zagadnieniem). Kodeks spółek handlowych stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu (oraz w sporze z nim) spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
I od razu pojawia się pytanie: Czy to zupełnie obojętne czy jest to rada nadzorcza czy pełnomocnik? A jeżeli rada nadzorcza, to jak? – muszą się podpisać wszyscy jej członkowie? No i jak powołać tego pełnomocnika, żeby było ok? A co jeśli machniemy ręką na reguły ustawowe?
Spróbujmy się zmierzyć z każdym z tych pytań.
Rada nadzorcza czy pełnomocnik?
Odpowiedź na to pytanie wydaje się bardzo prosta, jeżeli w spółce w ogóle nie przewidziano takiego organu jak rada nadzorcza, co jest w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możliwe. Wtedy nie ma wyboru. Musi to być pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników i kropka.
Ale jeśli w spółce funkcjonują oba organy? Przepisy kodeksu spółek handlowych nie przyznają pierwszeństwa żadnemu z nich. Nie jest tak, że któryś z organów ma „silniejsze” uprawnienie do reprezentacji spółki w relacjach z członkiem zarządu, choć pojawiają się teorie wskazujące na prymat zgromadzenia wspólników jako podmiotu, który jest „najważniejszy” w spółce. W praktyce, zazwyczaj „korzysta się” z rady nadzorczej jako tego podmiotu, którego podstawy działania są często nieco mniej sformalizowane. Do pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników „sięga się” dopiero wówczas gdy skorzystanie z rady nadzorczej nie jest możliwe. Oczywiście mogą być przypadki, w których z uwagi na sytuację spółki, jest dokładnie odwrotnie.
Jak ma to zrobić rada nadzorcza?
Rada nadzorcza jest organem, który działa przez wszystkich jej członków. W literaturze przedmiotu, ale i w praktyce dopuszcza się jednak rozwiązania, które pozwalają uniknąć przymuszenia pełnego składu rady nadzorczej do podpisania pod umową z członkiem zarządu. Zatem umowa spółki może wskazywać zasady reprezentacji dla rady nadzorczej w takiej sytuacji, lub też rada nadzorcza może przyjąć uchwałę wyznaczającą osobę lub osoby spośród jej składu, które zawrą umowę z członkiem zarządu. Tego rodzaju rozwiązanie może być również przyjęte w regulaminie rady nadzorczej. Na mocy któregoś ze wskazanych rozwiązań można umocować jednego z członków rady nadzorczej do zawarcia danej umowy. Natomiast wyklucza się możliwość udzielenia jednego ogólnego upoważnienia do działania we wszystkich relacjach z członkiem zarządu jako rozwiązania naruszającego ogólną zasadę ustanowioną przez kodeks spółek handlowych, który zamyka listę podmiotów mogących reprezentować spółkę wobec członka zarządu. Rada nadzorcza powinna każdorazowo wspólnie ustalać lub zatwierdzić warunki takiej umowy z członkiem zarządu, gdyż kwestia ta nie powinna pozostawać do osobistych decyzji wyznaczonej osoby lub osób.
Należy przy tym pamiętać, że zdarzają się głosy krytyczne wobec każdego z rozwiązań umożliwiających wyznaczenie przez radę nadzorczą jednej osoby do reprezentacji spółki w relacji z członkiem zarządu – nie tylko w doktrynie, ale też w orzecznictwie sądowym. W związku z tym, każdorazowo należy korzystać z reżimu wyznaczania osoby do dokonania danej czynności biorąc pod uwagę wszelkie uwarunkowania danej spółki.
A jak to wygląda w przypadku ustanowienia pełnomocnika?
Pełnomocnik może zostać powołany wyłącznie uchwałą zgromadzenia wspólników. Jednocześnie fakt, że to właśnie zgromadzenie wspólników powołuje pełnomocnika, nie oznacza, że samo zgromadzenie wspólników ma uprawnienie do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Kwestionuje się również możliwość powołania „stałego” pełnomocnika do zawierania umów z członkami zarządu.
Ponieważ uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu spółki, ma charakter osobowy, musi zapaść w głosowaniu tajnym. Jednocześnie, sam fakt jej powzięcia jest wystarczający dla uznania istnienia pełnomocnictwa, a zatem nie ma konieczności tworzenia oddzielnego dokumentu pełnomocnictwa.
Brak jest szczególnych wymogów co do formy podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników powołującej pełnomocnika. Do udzielenia takiego pełnomocnictwa nie stosuje się przepisów kodeksu cywilnego regulującego zasady pełnomocnictwa. Z tej przyczyny, przykładowo, jeżeli umowa z członkiem zarządu wymaga zachowania formy aktu notarialnego, uchwała zgromadzenia wspólników o udzieleniu pełnomocnictwa, nie wymaga zachowania takiej formy (w tym miejscu jednak uwaga: takie twierdzenie bywa kwestionowane).
Dodatkowo należy wspomnieć, że w przypadku powołania pełnomocnika w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, taka uchwała zgromadzenia wspólników też może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Kogo dotyczą te zasady?
Bez żadnej wątpliwości opisane wyżej zasady dotyczą obecnych członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie dotyczą natomiast byłych członków zarządu. (I tu również pojawiają się głosy odmienne – w zależności od okoliczności.)
Ponadto, w związku z odpowiednim stosowaniem zasad dotyczących członków zarządu do likwidatorów, zasady wskazane powyżej odnoszą się również do likwidatorów.
Skutki naruszenia zasad
Umowy zawarte z naruszeniem opisanych wyżej zasad są nieważne. Takie jest dominujące przekonanie w doktrynie i orzecznictwie. Próby zawarcia umowy z pominięciem tych regulacji będą mogły zostać zakwalifikowane jako sprzeczne z ustawą lub służące jej ominięciu, co spowoduje konieczność uznania, iż czynności te są nieważne zgodnie z art. 58 kodeksu cywilnego. Należy mieć jednak na względzie, że zdarzają się twierdzenia o możliwości konwalidacji takich czynności.
Jak widać, zasady kontraktowania przez spółkę z członkiem zarządu to źródło niekończących się wątpliwości. Zawieranie tych umów wymaga zatem każdorazowo uwagi i rozwagi.
Dodatkową regulację w opisanym wyżej zakresie przyjmującą nieco inne zasady kodeks spółek handlowych przewiduje dla przypadków, gdy w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik jest równocześnie jedynym członkiem zarządu spółki. To jednak temat na odrębne opracowanie.
