Narzędzia zgodności
Zarządzanie zgodnością w przedsiębiorstwie, to wielowątkowy proces rozpoczynający się na etapie zidentyfikowania czynników ryzyka oddziałujących na funkcjonowanie organizacji, wymagający odpowiedniego ustrukturyzowania, jak również organizacji w ramach danej firmy. Jedną z kluczowych dla bezpieczeństwa i ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa komórek jest jednostka lub dział HR. Biorąc pod uwagę fakt, iż każda działalność w mniejszym lub większym stopniu oparta będzie na tzw. czynniku ludzkim, który ze swej natury stanowi prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, dział HR jako jednostka odpowiadająca w ramach przedsiębiorstwa za zarządzanie zasobami ludzkimi, jak też całą politykę kadrową, odgrywa istotną rolę w procesie zarządzania zgodnością, a więc także funkcjonowania systemu zgodności. Opisany wyżej model zarządzania ryzykiem braku zgodności w oparciu o tzw. trzy linie obrony pozycjonuje dział HR na pograniczu I i II linii, w szczególności mając na uwadze operacyjny charakter działu HR, a jednocześnie jego pozycję w organizacji, funkcję kontrolną i ewaluacyjną, a także fakt bliskiej współpracy z komórkami odpowiedzialnymi za compliance, ryzyko, jak i obsługę prawną.
Rekomendowanym podejściem z punktu widzenia zarządzania zgodnością jest wyposażenie działu HR w odpowiednie narzędzia zezwalające na niwelowanie ryzyka braku zgodności już na etapie procesu rekrutacyjnego, tj. w szczególności:
1) weryfikacja kandydatów na etapie selekcji CV, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności informacji zawartych w życiorysie zawodowym,
2) uwzględnienie w procesie rekrutacji testów/badań ukierunkowanych na ukazanie stosunku kandydata do postępowania w zgodzie z wymogami prawa, jak też odpowiedzialności za podejmowane działania i zaniechania,
3) weryfikacja znajomości podstawowych zasad i reguł właściwych dla stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja.
Biorąc pod uwagę fakt, iż pracownicy działu HR są dla nowo zatrudnianych przeważnie pierwszym kontaktem z pracodawcą (organizacją), zarówno na etapie nawiązania stosunku pracy, podczas jego trwania, jak i na etapie jego rozwiązywania, zgodnie z modelem trzech linii obrony posiadają odpowiednie narzędzia ku temu, aby odpowiednio wcześnie identyfikować potencjalne ryzyko braku zgodności. Rekomendowaną i zarazem najbardziej efektywną metodą minimalizowania ryzyka poniesienia strat przez przedsiębiorcę jest odpowiednio wczesna identyfikacja ryzyka, a następnie przeprowadzenie jego oceny.
Kluczem – współpraca
Rekomendowane jest wprowadzenie modelu, w którym ryzyko braku zgodności zidentyfikowane przez pracowników działu HR będzie następczo przedmiotem jego oceny przez komórkę ds. zgodności we współpracy z jednostką, która dane ryzyko zidentyfikowała, tj. w tym wypadku HR. Dlatego też istotne jest, aby wszelkie symptomy potencjalnego ryzyka braku zgodności przekazywane były do komórki ds. zgodności w ramach ustanowionego systemu zgodności bez zbędnej zwłoki. Istotna jest odpowiednia współpraca pomiędzy działem HR a komórką ds. zgodności w zakresie oceny danego ryzyka, a także podjęcie działań następczych, których celem jest zminimalizowanie negatywnych skutków dla przedsiębiorstwa, a także wyeliminowanie ryzyka ponownego wystąpienia braku zgodności.
Rekomendowany proces zarządzania ryzykiem braku zgodności, w tym w obszarze HR, powinien przebiegać następująco:
- identyfikacja,
- ocena,
- wdrożenie działań następczych,
- monitorowanie,
- zarządzanie,
- raportowanie.
Zarządzanie zgodnością w obszarze HR powinno odbywać się na zasadzie bieżącej i nieprzerwanej współpracy pomiędzy komórką ds. zgodności a działem HR. Jednym z przykładów właściwej współpracy będzie realizacja określonej polityki szkoleniowej w zakresie budowania odpowiedzialności za zgodność, w szczególności mając na uwadze nową postpandemiczną normalność, która zmieniła dotychczasowy model pracy, w zdecydowanej większości przypadków wprowadzając dotychczas niepraktykowaną, a na pewno nie na tę skalę, formę pracy zdalnej lub hybrydowej. Siłą rzeczy niesie to ze sobą nowe ryzyko dla zarządzających organizacją również w obszarze prawa pracy.
Niezależnie od formy świadczenia pracy: w modelu standardowym, hybrydowym czy też w pełni zdalnym, współpraca na linii komórka ds. zgodności – HR powinna odbywać się przy uwzględnieniu co najmniej poniższych elementów:
- procesu rekrutacji oraz wprowadzenia nowego pracownika do organizacji,
- polityki szkoleniowej i zapewnienia realizacji obowiązków ustawowych oraz wewnętrznych w tym zakresie. Szczególny nacisk powinien zostać położony na przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, intensyfikację działań z zakresu bezpieczeństwa w sieci, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
- urzeczywistnienia zasad i reguł wewnątrz firmy, – bliska i nieprzerwana współpraca z kadrą zarządzającą,
- przyjmowania zgłoszeń dotyczących potencjalnych naruszeń prawa pracy (regulacji wewnętrznych wynikających z właściwych przepisów w tym zakresie),
- prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie naruszeń oraz wdrażania działań naprawczych,
- rozwiązywania stosunku pracy.
Wymienione obszary współpracy compliance i HR nie stanowią katalogu zamkniętego, a jedynie rekomendację co do minimalnego zakresu współpracy pomiędzy zainteresowanymi jednostkami w ramach zarzadzania zgodnością.
Odpowiedzialność za brak zarządzania
Nie zarządzając zgodnością w obszarze HR, musimy liczyć się z podwyższonym ryzykiem odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości w tym obszarze. I nie mówimy tu wyłącznie o odpowiedzialności zarządu, o której mowa była we wstępie do niniejszego opracowania, czy też odpowiedzialności wykroczeniowej osób reprezentujących pracodawcę, ale także o odpowiedzialności finansowej całej organizacji.
Bieżące monitorowanie przestrzegania przez pracodawcę regulacji z obszaru HR pozwala zawczasu:
- identyfikować ryzyko wypłat niebudżetowanych środków (chociażby ze względu na nieidentyfikowanie i nierozliczanie pracy w godzinach nadliczbowych) czy też ograniczać przypadki, w których takie wypłaty byłyby konieczne;
- ograniczać przypadki wypadków przy pracy niewynikających z wyłącznej winy pracowników, niosących ze sobą ryzyko zapłaty odszkodowań dla ofiar wypadków lub ich rodzin;
- ograniczać szkody związane z nieprawidłowościami przy przestrzeganiu zasad ochrony danych osobowych pracowników;
- limitować przypadki, w których przy stosowaniu umów cywilnoprawnych do zatrudniania personelu przez nieprzestrzeganie zasad powierzania pracy zwiększa się ryzyko ich przekształcenia w stosunek pracy.
Niezależnie od powyższych kwestii, uwzględniając dostrzegalną tendencję unijnego oraz polskiego ustawodawcy do wprowadzania regulacji traktujących naruszenie praw pracowników nie tylko w kategorii odpowiedzialności administracyjnej, ale też czynnika generującego szkodę po stronie samego pracownika, oraz plany wprowadzania praw do odszkodowania za nieprzestrzeganie przez pracodawcę praw pracowników wynikających z przepisów prawa pracy, trzeba wskazać, że na naszych oczach kształtuje się dotąd nieznany obszar odpowiedzialności, w którym (jak w przypadku odszkodowania za niewydanie świadectwa pracy w terminie) nie jest istotna rzeczywista szkoda pracownika, a jedynie fakt dopuszczenia się przez pracodawcę naruszenia.
Tym większego znaczenia nabiera wprowadzanie wewnątrzorganizacyjnych procedur kontroli przestrzegania przepisów (regularnych audytów), procedur rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa HR, ciągłe aktualizowanie wiedzy (z obszaru prawa pracy) przez osoby odpowiadające za stosowanie wskazanych regulacji względem pracowników.
