Przepisy rangi ustawowej nie wprowadzają wprost gotowych rozwiązań, których wdrożenie w zakładzie pracy zabezpieczy pracodawcę przed zarzutami nieskutecznego przeciwdziałania dyskryminacji lub mobbingowi. Pomocne mogą okazać się m.in. orzeczenia sądowe oceniające poziom i wystarczalność wprowadzonych przez przedsiębiorstwa rozwiązań. Trzeba jednak pamiętać, że ich wdrożenie musi odpowiadać nie tyle profilowi prowadzonej działalności, co jej rzeczywistym potrzebom determinowanym rozmiarem przedsiębiorstwa, liczbą zatrudnianych pracowników, funkcjonowaniem takiego przedsiębiorstwa w ramach globalnych struktur, działalnością organizacji związkowych, wprowadzonym trybem świadczenia pracy zdalnej itp.
W praktyce najczęstszym sposobem na podjęcie skutecznej walki z zachowaniami niepożądanymi jest ich aktywna identyfikacja, szkolenie pracowników, jak również wdrożenie odpowiednich procedur, tzw. polityk antymobbingowych i antydyskryminacyjnych.
Tryb wprowadzenia polityki
Pracodawca powinien udostępnić pracownikom treść przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnić pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (por. art. 941 k.p.).
Obowiązek ten może wykonać albo poprzez uczynienie polityki antymobbingowej i antydyskryminacyjnej częścią funkcjonującego w przedsiębiorstwie regulaminu pracy czy też układu zbiorowego pracy, albo poprzez stworzenie nowego dokumentu w postaci odrębnej procedury czy polityki przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji. Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy.
Podstawową korzyścią implementacji tych postanowień do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy jest nadanie im waloru źródła prawa pracy, a także relatywnie przystępny sposób potwierdzania przez pracowników zapoznania się z procedurą funkcjonującą u pracodawcy i treścią obowiązujących przepisów prawa.
Większość przedsiębiorstw wymaga, aby każdy pracownik pisemnie potwierdzał zapoznanie się z treścią takiego dokumentu, a samo oświadczenie załączane jest do akt osobowych pracownika. W mniejszości pozostają pracodawcy, którzy wprowadzanie lub zmiany takich regulacji wewnątrzzakładowych ogłaszają jedynie obwieszczeniem, obowiązek pisemnego potwierdzenia zapoznania się ograniczając jedynie do nowozatrudnionych.
Złożenie oświadczenia przez pracownika o zapoznaniu się z obowiązującą u pracodawcy polityką przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym stanowi więc najprostszy sposób potwierdzenia faktu przedstawienia pracownikowi wyciągu z odpowiednich regulacji kodeksowych, jak też zasad panujących w firmie. Z reguły pracownicy również potwierdzają własnoręcznym podpisem, że rozumieją treść przedstawionej im regulacji, a tym samym że mieli możliwość wyjaśnienia z pracodawcą swoich ewentualnych wątpliwości powstałych po lekturze takiego dokumentu.
Oświadczenie takie będzie pierwszym dowodem na to, że pracodawca wprowadził w przedsiębiorstwie odpowiednie procedury eliminacji zachowań niepożądanych, udostępnił je pracownikom, a także pouczył ich co do obowiązujących zasad, nieakceptowanych zachowań oraz o udostępnionych u pracodawcy kanałach zgłoszeń naruszenia prawa i nieprawidłowości.
Jednocześnie wprowadzając postanowienia w głównym akcie wewnątrzzakładowym, możliwe będzie umieszczenie, obok obowiązków pracodawcy dotyczących zapobiegania zachowaniom niepożądanym, odpowiednich powinności w tym zakresie również po stronie pracownika pod rygorem nałożenia kar porządkowych w przypadku ich niewykonywania lub nienależytego wykonywania przez zatrudnionych.
Z drugiej strony zasadniczym minusem uczynienia z polityki antymobbingowej i antydyskryminacyjnej części regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy jest tryb jej wprowadzenia i modyfikowania. Zarówno jej wdrożenie, jak i każda najmniejsza zmiana wymagała będzie przeprowadzenia procedury w sposób, w jaki regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy został wprowadzony. W przypadkach wymaganych przez przepisy[1] będzie się to wiązało z obowiązkiem przeprowadzenia konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.
Co więcej, nie każdy pracodawca będzie miał sposobność implementacji takich polityk do aktów wewnątrzzakładowych, ponieważ nie w każdym przedsiębiorstwie akty takie obowiązują. Praktyka wskazuje, iż przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników (niemający obowiązku ustalania regulaminu pracy) relatywnie rzadko wprowadzają go w swoich firmach.
Jeżeli w zakładzie pracy nie funkcjonuje układ zbiorowy pracy ani regulamin pracy, pracodawca odpowiednie postanowienia może wprowadzić w odrębnej polityce, a nawet indywidualnych umowach o pracę.
Dobierając tryb wprowadzenia wskazanych regulacji, pracodawca każdorazowo powinien przeanalizować nie tylko to, czy umieszczenie ich w regulaminie pracy nie ograniczy jego elastyczności w dostosowywaniu zapisów polityki do zmieniających się potrzeb, ale także czy wyniesienie danej polityki ponad regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy nie wywoła wśród reprezentantów pracowników ewentualnych sporów na gruncie poczucia unikania konsultacji z nimi nowych regulacji (co nie wydaje się niezbędne, jeżeli polityka antymobbingowa miałaby charakter czysto organizacyjny).
Za wskazane należy uznać wprowadzanie dodatkowo broszur informacyjnych oraz zamieszczanie ich na ogólnodostępnych dla pracowników platformach przedsiębiorstwa typu wewnętrzny intranet. Dzięki temu pracownicy mogą dowiedzieć się m.in., czym jest mobbing i dyskryminacja w formie, która będzie dla nich bardziej przystępna niż formalny regulamin.
Zakres regulacji polityki
W polityce antymobbingowej i antydyskryminacyjnej powinny się w szczególności znaleźć następujące elementy:
1) zdefiniowanie mobbingu, dyskryminacji i innych zachowań niepożądanych;
2) określenie kanałów zgłoszeń naruszeń i wymogów formalnych dla ich wniesienia;
3) przyznanie zgłaszającemu ochrony w trakcie trwania postępowania wyjaśniającego i po jego zakończeniu;
4) wprowadzenie spójnych reguł wyboru składu komisji wyjaśniających;
5) określenia zasad prac komisji i prowadzonego przez nią postępowania dowodowego;
6) wskazanie obligatoryjności poinformowania zgłaszającego o rozstrzygnięciu.
Z reguły niewystarczające jest wyłącznie odwołanie się do definicji legalnych dyskryminacji, mobbingu, molestowania i molestowania seksualnego. Już na tym etapie rekomendowane jest wskazanie przykładowego katalogu zachowań niepożądanych i aktualizowanie go podczas cyklicznych szkoleń z pracownikami.
Polityka powinna zawierać również pełen opis trybu i zasad przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń. Konieczne jest określenie, do kogo i w jakim trybie – pisemnym czy również ustnym – może zwrócić się pracownik, jeżeli jest świadkiem takich zachowań lub jest ich ofiarą.
Dobrze jest wskazać pracownikom konkretne elementy, jakie powinno zawierać zgłoszenie, w tym możliwość odstąpienia od przedstawiania się z imienia i nazwiska i składania zgłoszenia w sposób anonimowy. Pracodawca powinien bowiem jednoznacznie określić, czy zgłaszający ma możliwość złożenia skargi w sposób anonimowy, w jaki sposób zostaje zapewniona poufność zgłoszeń oraz jakie uprawnienia i jaka ochrona przewidziane są dla zgłaszającego, w tym czy, a jeżeli tak, to w jaki sposób uregulowany jest zakaz działań odwetowych wobec zgłaszającego.
Słuszną praktyką jest udostępnianie pracownikom formularzy zgłoszenia. Z reguły znacznie ułatwia to pracownikom dokonanie zgłoszenia i jednocześnie systematyzuje przekazywane informacje.
Co istotne, przedsiębiorstwo powinno określić w proces przeprowadzania postępowania wyjaśniającego, w tym głównie postępowania dowodowego. Ważne jest więc ustalenie możliwości i trybu powoływania dowodów, w tym wymogów dla podania przez zgłaszającego danych dotyczących zgłaszanych świadków. Warto uregulować też możliwość i tryb uzupełnienia materiału dowodowego w toku postępowania wyjaśniającego i zakres uprawnień komisji wyjaśniającej w poszukiwaniu dowodów w sprawie celem rzetelnego rozpoznania zgłoszenia.
W dokumencie powinny znaleźć się również postanowienia dotyczące wstępnej weryfikacji zgłoszenia i nadawanie mu odpowiedniego biegu. Tu istotne będzie w szczególności uregulowanie procesu i zasad wyboru niezależnej komisji wyjaśniającej, której skład osobowy musi uwzględniać fakt, iż nie może w niej zasiadać osoba, względem której wniesiono zgłoszenie, a jednocześnie skład może zależeć od rangi i charakteru naruszeń.
Pracodawca powinien wprowadzić zrozumiałe procedury prac komisji wyjaśniającej, sposoby rozstrzygania zgłoszenia, a także obowiązek i tryb poinformowania zgłaszającego o zapadłym rozstrzygnięciu.
Coraz częstsza praktyką, szczególnie u większych pracodawców zatrudniających nawet kilkuset pracowników jest wprowadzenie dla komisji wyjaśniającej odrębnego dokumentu, który będzie miał charakter wyłącznie techniczno-organizacyjny i będzie stanowił pewnego rodzaju instrukcję dla członków komisji jak prawidłowo prowadzić postępowanie wyjaśniające.
Trzeba mieć bowiem na uwadze, że bez względu na to, kto był osobą mobbingującą, dyskryminującą lub dopuszczającą się innych zachowań niepożądanych, odpowiedzialność za nie i tak finalnie może ponosić pracodawca. Oznacza to, że pracownik może wystąpić wobec niego z roszczeniami, w tym z roszczeniem o zapłatę określonej kwoty tytułem zadośćuczynienia lub odszkodowania. Co istotne, jedynie w przypadku mobbingu pracodawca może się uwolnić od odpowiedzialności, wykazując, że w sposób prawidłowy i skuteczny przeciwdziałał wystąpieniu takiego zachowania.
