Wniosek o zmianę warunków zatrudnienia

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy, wdrażającymi dwie dyrektywy unijne – work life balance i o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy w Unii Europejskiej, pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy jest uprawniony do tego, aby raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zmianę warunków zatrudnienia.
Wnioski te mogą jednak składać jedynie pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas określony oraz na czas nieokreślony. Wykluczeni w tym względzie są więc pracownicy zatrudnieni na podstawie umów na okres próbny.
Przedmiotem wniosku pracownika jest przede wszystkim zmiana rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony. Ponadto pracownicy mogą wnioskować o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

Co to w praktyce oznacza?

Głównie (co literalnie wybrzmiewa z przepisu) zmianę rodzaju pracy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy. Niestety to nie wszystko. Przepis sformułowany jest w taki sposób, że zawiera katalog otwarty uprawnień i zasadniczo to od subiektywnej decyzji pracownika zależy, co będzie rozumiał pod pojęciem „bardziej przewidywalnych i bezpiecznych warunków pracy”.
Jeżeli więc dla konkretnego pracownika pod wskazanym wyżej hasłem będzie kryło się przejście na zadaniowy system czasu pracy, to pomimo innej percepcji pracodawcy co do spełniania kryteriów bezpieczeństwa i przewidywalności warunków zatrudnienia w tym systemie, wniosek powinien zostać rozpoznany w omawianym trybie.

Kanały składania wniosków – postęp czy chaos informacyjny?

Co istotne, wniosek nie musi zostać złożony w klasycznej postaci papierowej.
Podobnie jak było to przy pracy zdalnej, ustawa dla dokonania czynności dopuszcza już postać elektroniczną, czyli np. e-mail, sms, wewnętrzny intranet, MS Teams, czy inne kanały komputerowe wdrożone u pracodawcy w szczególności w zakresie zarządzania obszarem HR.

Postać elektroniczna często mylona jest z formą elektroniczną. Pojęcia te jednak oznaczają zupełnie co innego i wnioski nie muszą zawierać podpisu własnoręcznego czy kwalifikowanego elektronicznego pracownika.
Dla porządku w organizacji zarządzania udzielaniem odpowiedzi na wnioski pracowników, wskazanym jest uszczegółowić za pośrednictwem jakich kanałów mogą być one składane. Wykluczy to chaos informacyjny i ryzyko przegapienia wniosku przez managera lub dział HR, a co się z tym wiąże – nieudzielenia odpowiedzi w przepisanym terminie.
Nie można jednak całkowicie wykluczyć składania wniosków w innej postaci elektronicznej (nie wskazanej wprost w procedurze), więc wnioski zgłoszone za pośrednictwem np. platformy MS Teams, jeśli za kanał składania wniosków wskażemy np. e-mail, nie mogą zostać zupełnie zbagatelizowane.

Tips and tricks – wprowadźcie procedurę

Zalecanym jest dokonanie rewizji aktualnych regulaminów pracy funkcjonujących w przedsiębiorstwach, nie tylko pod kątem zasadniczo mało przydatnego przepisania z Kodeksu pracy nowo wprowadzonych przepisów, ale przede wszystkim określenia pracownikom innych dodatkowych elementów, o których Kodeks nie wspomina.
Mowa tu m.in. o:

(1) kanałach za pośrednictwem których można składać wnioski,
(2) katalogu przykładowych uprawnień,
(3) elementach obligatoryjnych wniosku,
(4) drogach postępowania w przypadku złożenia wniosku niekompletnego,
(5) terminie, w którym pracodawca obowiązany jest ustosunkować się do wniosku pracownika wraz ze wskazaniem sposobu jego liczenia w sytuacji następczego uzupełniania wniosku,
(6) sposobie udzielania odpowiedzi na wniosek,
(7) przykładowych okolicznościach uzasadniających nieuwzględnienie wniosku pracownika,
(8) możliwościach pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

Co jednak w przypadku, gdy u pracodawcy nie funkcjonuje regulamin pracy, bądź też pracodawca nie chce tak szczegółowo regulować część techniczno-organizacyjnych kwestii w tym właśnie akcie?
W takim przypadku uzasadnionym jest wprowadzenie regulacji na poziomie ogólnym do regulaminu pracy i jej doszczegółowienie w odrębnej procedurze mającej charakter raczej informacyjny, niż stanowiący prawo.
Schowanie wniosku do szuflady nie zadziała…

Jak wskazują przepisy, pracodawca udziela pracownikowi odpowiedzi na wniosek nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku.

Przepisy nie przewidują, aby termin ten mógł być przez pracodawców wydłużany, nawet w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nadzwyczajnych okoliczności, w tym chociażby chęci dokładnej weryfikacji możliwości uwzględniania wniosku pracownika.
Tymczasem, w przypadku braku odpowiedzi albo niedochowania miesięcznego terminu, pracodawcy grozi nawet odpowiedzialność wykroczeniowa, zagrożona karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Realnie w oparciu o ogólną praktykę, ciężko wyobrazić sobie kary nakładane w górnych przewidzianych prawem granicach, jednakże nie trudno wyobrazić sobie przypadki, w których kara nakładana będzie w wysokości do kilkunastu tysięcy zł w przypadku ciężkim i nagminnych naruszeń.
Ze względu na powyższe, w takich szczególnych sytuacjach, nie mając jeszcze przed upływem terminu do oceny wniosku, jasnej sytuacji co do możliwości jego uwzględniania, pracodawcy powinni rozważyć wydanie decyzji odmowej z zastrzeżeniem, że w perspektywie kilku najbliższych miesięcy ponowny wniosek może zostać rozpoznany pozytywnie. Z jednej strony pracownik dostaje jasną wskazówkę co do możliwości ubiegania się nowe warunki pracy w przyszłości, a pracodawca zachowuje termin na udzielenie odpowiedzi.