Wdrożenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Brak wdrożenia i nieprawidłowe objęcie ochroną sygnalistów

Przez wprowadzenie w życie przepisów o ochronie sygnalistów na gruncie krajowym dojdzie do nałożenia dodatkowych obowiązków na pracodawców zatrudniających co najmniej 250 (a od 17 grudnia 2023 r. – co najmniej 50) pracowników.

Najważniejszym obowiązkiem nakładanym na pracodawców jest objęcie ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa. Uściślając powyższy obowiązek, trzeba wskazać, że pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Dokument ten powinien regulować co najmniej takie kwestie, jak:

• wskazanie podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń;
• wskazanie sposobu przekazywania zgłoszeń;
• informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych;
• wskazanie niezależnego organizacyjnie podmiotu, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• wskazanie obowiązku potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia;
• wskazanie obowiązku podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważniony podmiot;
• działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa;
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Niewdrożenie procedury zgłaszania nieprawidłowości i nieobjęcie sygnalisty odpowiednią ochroną polega zazwyczaj na braku podjęcia przez pracodawcę jakichkolwiek kroków, by sporządzić, a następnie wprowadzić w zakładzie pracy wymienioną procedurę.

Natomiast nieprawidłowo wdrożona procedura zgłaszania naruszeń prawa u konkretnego pracodawcy może polegać m.in. na braku choćby jednego z wymienionych wyżej punktów w treści procedury obowiązującej u pracodawcy. Za nieprawidłowo wdrożoną procedurę zgłaszania nieprawidłowości należy uznać także procedurę zawierającą postanowienia sprzeczne z przepisami. Za sprzeczne z przepisami należałoby uznać m.in. postanowienia procedury, które zabraniałyby pracownikowi dokonywania ujawnienia publicznego, mimo uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, pod groźbą rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, tj. w trybie dyscyplinarnym, z powołaniem rażącego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Odpowiedzialność finansowa

Rozpatrując kwestię skutków niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów na gruncie konkretnego zakładu pracy, nie sposób pominąć sankcji finansowych, które zazwyczaj są najbardziej dolegliwe dla podmiotów gospodarczych.

Przepisy z zakresu ochrony sygnalistów nie przewidują wprost odpowiedzialności finansowej z tytułu braku lub nienależytej realizacji obowiązku ustawowego, niemniej jednak sam fakt braku uregulowania tej kwestii przez ustawodawcę nie jest równoznaczny z brakiem konsekwencji po stronie przedsiębiorcy.

Ustawodawca zdecydował się na dość szeroki katalog kar, który obejmuje m.in. grzywnę bez ścisłego określenia zasad jej nakładania. Wprowadzenie kary grzywny w taki sposób może oznaczać, że w efekcie nastąpi rozszerzenie granic odpowiedzialności w stosunku do tych, które znane są z art. 282 KP. W Kodeksie pracy za naruszenia praw pracowników grzywna została ograniczona limitem 45 000 zł. Z części ogólnej Kodeksu karnego wynika zaś, że w zakresie uchybień grzywna w skrajnym przypadku wynieść może nieco ponad milion złotych. Z racjonalnej oceny rzeczywistości wynika, że w niektórych przypadkach zagrożenie karą grzywny (nawet tą zdecydowanie wyższą niż z Kodeksu pracy) może zostać uznane za odstraszające.

Odpowiedzialności finansowej pracodawcy za niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie procedury należy poszukiwać w przepisach Kodeksu cywilnego dotyczących odpowiedzialności za szkodę i krzywdę.

Jeżeli zatem osoba dokonująca zgłoszenia lub jakakolwiek inna osoba poniosła szkodę na skutek niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia procedury przez pracodawcę, będzie uprawniona do dochodzenia od pracodawcy odszkodowania w odpowiedniej wysokości.

Szkoda, za jaką odpowiedzialny może być pracodawca na skutek niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów na gruncie zakładu pracy, to np. utrata środków do życia na skutek bezpodstawnego rozwiązania umowy o pracę spowodowanego brakiem objęcia sygnalisty ochroną. Jeżeli skutkiem działań pracodawcy byłby rozstrój zdrowia, to pracodawca zostałby zobowiązany do naprawienia szkody, obejmując wszelkie wynikłe z tego powodu koszty.

Dodatkowo pracodawca może być odpowiedzialny za krzywdę (szkodę niemajątkową) sygnalisty. Krzywda ta może zostać spowodowana ujawnieniem danych sygnalisty, a następnie naruszeniem jego dobrego imienia na skutek niewłaściwego wdrożenia procedury, która nie przewidywałaby ochrony tożsamości sygnalisty lub brakowałoby w jej treści, a także w trakcie jej stosowania odpowiednich postanowień co do obowiązku zachowania w poufności informacji uzyskanych od sygnalisty. Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 11.01.1974 r., z mocy art. 24 § 1 k.c. pracownikowi, wskutek bezprawnego naruszenia przez zakład pracy jego czci, przysługuje roszczenie o dopełnienie przez ten zakład czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia dobrego imienia pracownika.

Wszystko to powoduje, że pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę nie tylko na procedurę, ale przede wszystkim na aspekt ludzki. Kluczowe w tym zakresie może okazać się odpowiednie przeszkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Nawet najlepiej skonstruowana procedura nie wyeliminuje błędów ludzkich.

W kontekście stosunku pracy sygnalisty nie można zapominać o Państwowej Inspekcji Pracy, która jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy. PIP wśród swoich zadań wynikających z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy ma m.in. sprawowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy. Skoro zatem projektowana ustawa nałoży na pracodawców obowiązek objęcia ochroną sygnalistów, w tym także pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, należy uznać, że przepisy te będą stanowiły część przepisów prawa pracy, w związku z czym PIP będzie uprawniona do kontroli pracodawcy pod kątem zgodności systemu ochrony sygnalistów z przepisami prawa pracy. Aby ustalić, czy u kontrolowanego pracodawcy miało miejsce naruszenie przepisów prawa pracy, PIP może przeprowadzić postępowanie kontrolne. W przypadku ustalenia, że na skutek niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów doszło do naruszenia przepisów prawa pracy przez pracodawcę, PIP posiada szereg narzędzi uprawniających ją do konwalidacji zastanego stanu. Jeżeli PIP stwierdzi, że doszło do naruszenia przepisów prawa pracy u konkretnego pracodawcy, będzie uprawniona do nakazania pracodawcy usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie.

Natomiast naruszenie obowiązków pracodawcy związanych z ochroną sygnalisty, zgodnie z projektem ustawy, nie będzie wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, ponieważ dział trzynasty Kodeksu pracy nie zostanie znowelizowany w związku z wprowadzeniem regulacji dotyczącej sygnalistów. Wobec tego PIP, w przypadku ustalenia naruszenia przepisów prawa pracy w zakresie ochrony sygnalistów, nie będzie uprawniona do nałożenia na pracodawcę grzywny.

Ujawnienie publiczne

Ostatnim i jednocześnie najbardziej dotkliwym skutkiem naruszenia przez przedsiębiorstwo obowiązku prawidłowego wdrożenia ochrony sygnalistów będzie ujawnienie publiczne z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.

Jak wynika wprost z przepisów, sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego kwalifikuje się do objęcia ochroną, jeżeli:

• dokonał w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na jego zgłoszenie nie zostały podjęte żadne odpowiednie działania w wyznaczonym terminie;
• ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:
  1. naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego,
  2. w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego grozić mu będą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.

Zatem już na pierwszy rzut oka widać, że w przypadku, gdy podmiot nie wprowadzi w swoim przedsiębiorstwie odpowiedniej ochrony sygnalisty lub dokona tego w sposób nieprawidłowy, to sygnalista będzie uprawniony do wyjścia z informacją o naruszeniu prawa poza przedsiębiorstwo. W pierwszej kolejności będzie on uprawniony do zgłoszenia nieprawidłowości odpowiedniemu organowi – w drodze zgłoszenia zewnętrznego, a następnie do zgodnego z prawem podania do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń. Takie rozwiązanie z całą pewnością nie leży w interesie przedsiębiorstwa.

Zaniechanie przez przedsiębiorstwo wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń prawa będzie upoważniało sygnalistę do pominięcia możliwości wewnątrzorganizacyjnego rozpatrzenia zgłoszenia. W takiej sytuacji sygnalista nie będzie wiedział, do kogo może skierować zgłoszenie, a ponadto nie będzie miał pewności, czy nie zostaną względem niego podjęte inne kroki celem eliminacji jego obecności w przedsiębiorstwie. Już od samego początku przedsiębiorstwo utrudni swoje funkcjonowanie, ponieważ bardzo często zgłoszenia mogą zostać rozwiązane wewnątrz firmy.

W takiej sytuacji sygnalista, zgodnie z projektowanymi przepisami, byłby uprawniony do pominięcia procedury wewnętrznej i do pierwotnego dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu. Przedsiębiorstwo będzie musiało się wówczas liczyć z dolegliwymi dzianiami następczymi, którymi może być kontrola odpowiednich organów, a także wszczęcie różnego rodzaju postępowań, w tym postępowań sądowych, przeciw przedsiębiorstwu.

Jeżeli natomiast sygnalista w pierwszej kolejności dokona zgłoszenia wewnętrznego, a źle skonstruowana ochrona sygnalisty, w tym procedura, nie spowodowała podjęcia określonych czynności w wyznaczonym terminie, będzie on uprawniony do zgodnego z prawem dokonania ujawnienia publicznego. W tym miejscu występuje ryzyko określenia przez przedsiębiorstwo zbyt długiego terminu podjęcia działań następczych lub niewskazania go w ogóle. Ryzyko to może być potęgowane brakiem poinformowania sygnalisty o terminie podjęcia działań następczych, pomimo ich podjęcia.

Wizerunek przedsiębiorstwa

Nie można zapominać, że brak wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości na gruncie przedsiębiorstwa może mieć także negatywny wpływ na jego odbiór zewnętrzny (wizerunek). Powinny sobie z tego zdawać sprawę przede wszystkim podmioty zwracające szczególną uwagę na wartości firmy oraz na społeczną odpowiedzialność biznesu.

Oprócz „twardych” sankcji karnych lub odszkodowawczych, nakładanych na przedsiębiorstwa lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie nimi z tytułu braku lub nieprawidłowego wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości, mogą wystąpić także sankcje „miękkie”, takie jak np. problemy z rekrutacją pracowników, problemy ze znalezieniem lub utrzymaniem klientów, opisywanie praktyk firmy w internecie na różnych portalach społecznościowych. Wszystko to może zostać spowodowane złym odbiorem firmy na zewnątrz. Przyczyną tego stanu rzeczy może być zaniechanie wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości i potencjalne naruszanie praw sygnalistów. Pracownicy nieposiadający pewności co do swojego statusu i braku wystąpienia wobec nich negatywnych konsekwencji (np. zwolnienie z pracy, ostracyzm współpracowników lub szefów) po zgłoszeniu potencjalnej nieprawidłowości mogą negatywnie wypowiadać się o swoim pracodawcy w tzw. rozmowach kuluarowych czy też na portalach społecznościowych, co następnie ma przełożenie na odbiór firmy na zewnątrz.