Rozliczanie pracy zdalnej

Już niecałe dwa tygodnie dzielą nas od wdrożenia w zakładach pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej.

Problemem, który nadal spędza sen z powiek pracodawcom to oczywiście rozliczenie z pracownikami kosztów pracy zdalnej. Już teraz widzimy, że to zagadnienie również będzie najdłużej uzgadniane z organami reprezentującymi pracowników.

Znakomita większość organizacji zdecydowała się na wdrożenie ryczałtu, a nie ekwiwalentu. I ciężko się temu dziwić. Najczęstsze pytanie, które jednak nadal pada podczas rozmów dotyczących wdrożenia stosownych regulacji i to zarówno ze strony pracodawców, jak i przedstawicieli pracowników (czy zakładowych organizacji związkowych) – Jak to robią inni?

Jak się spodziewaliśmy, największe emocje budzi oczywiście już sama wysokość ustalonego ryczałtu, w której pracownicy nierzadko upatrywali źródeł dodatkowego dochodu. Dlatego też ze strony pracowników równie często pojawiać się będzie pytanie – Z czego wynika przyjęta w zakładzie wysokość ryczałtu?

Wbrew pozorom takie pytanie stawiać pracodawcom będą nie tylko sami pracownicy, ale przede wszystkim organy kontroli, w tym w szczególności ZUS i PIP.

Warto przypomnieć, że wysokość ryczałtu zależy od przewidywanych kosztów związanych nie tylko z kosztami energii elektrycznej, ale także kosztami związanymi z dostawą usług telekomunikacyjnych, tj. przede wszystkim Internetu. Ważne więc, że odnoszenie sytuacji swojego przedsiębiorstwa do sytuacji innych organizacji będzie całkowicie niemiarodajne. Argumentem dla pracowników, a także dla ww. organów kontroli nie będzie nigdy porównanie do innych firm i stosowanie „rynkowej stawki”, ale takiej która odpowiadać będzie kosztom ponoszonym przez pracowników.

W tym miejscu od razu czas na niespodziankę. Jeśli pracodawca zapewni swoim pracownikom dostęp do Internetu podczas pracy zdalnej, nie będzie zobowiązany do pokrywania kosztów tej usługi. Z tej przyczyny część przedsiębiorców zamiast przyznawać określoną kwotę, zdecydowała się na zakup przenośnych bezprzewodowych modemów Internetu. Takie rozwiązanie jest dobre w szczególności dla dużych graczy na rynku, zatrudniających od kilkuset osób. Dlaczego? Zasadniczo wyłącznie ze względu na znacznie lepszą pozycję negocjacyjną z dostawcami usług telekomunikacyjnych i możliwość ustalenia ceny jednego modemu na dosłownie kilka złotych w skali miesiąca. Takie rozwiązanie jest tak naprawdę dobre dla każdej organizacji. Pytanie tylko czy pracodawca chce z niego skorzystać, czy jednak wygodniej będzie mu rozliczyć się z pracownikami za pośrednictwem ryczałtu.

Pracodawca ustalając wysokość ryczałtu powinien brać pod uwagę koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych na obszarze, na którym prowadzi działalność. Nie zmienia to jednak faktu, że dla organizacji, w których pracownicy świadczą pracę na terenie całego kraju, ustalanie odrębnej wysokości dla każdego z ośrodków będzie nie tylko uciążliwe, ale też znacznie utrudnione, a już z pewnością zainicjuje wiele dyskusji ze strony pracowników. Dlatego ustalając ryczałt, warto przyjąć uśrednioną stawkę dla wszystkich pracowników, tym bardziej, że praca zdalna w większości organizacji będzie wiązać się ze świadczeniem pracy przez pracowników z miejsc nierzadko odległych o kilkaset kilometrów od siedziby firmy.

W akcie wdrażającym w zakładzie pracy pracę zdalną (bez względu na to czy będzie to regulamin pracy zdalnej czy porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi) wbrew pozorom nie ma obowiązku do wskazywania konkretnej kwoty przyznanego ryczałtu. Należy wskazać zasady ustalania ryczałtu. Dużo lepszym rozwiązaniem jest ustalanie kwoty zarządzeniem pracodawcy. Po pierwsze, nie implikuje to po stronie pracodawcy wprowadzania zmian w trybie wprowadzania aktu, a co się z tym wiąże z przechodzeniem całej procedury negocjacji z zakładowymi organizacjami związkowymi czy konsultacji z przedstawicielami pracowników. Po drugie, pozwala pracodawcom na coroczną aktualizację kwoty ryczałtu i reagowanie zarówno na zmieniające się potrzeby co do ilości używanych narzędzi i sprzętów, a także rosnące ceny energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

W regulacji dobrze jest jednak określić kiedy wypłacany będzie ryczałt – czy z dołu czy z góry, a także czy ze względu na wypłatę wynagrodzenia z końcem miesiąca rozliczeniowego wypłata ryczałtu nie nastąpi z miesięcznym przesunięciem. W tym miejscu już należy zaznaczyć że nie rekomenduje się wypłacania ryczałtu z góry. Powód jest zasadniczo dość prosty. Wysokość wypłaconego ryczałtu powinna zależeć od faktycznej ilości dni w miesiącu, w których pracownik pracował w trybie zdalnym. Ryczałt powinien być zatem każdorazowo pomniejszony o wszelkie okresy absencji pracownika niezależnie od tego czy będzie to absencja usprawiedliwiona czy też nie, a także o dni, w których pracownik wykonywał pracę ze stałego miejsca świadczenia pracy, czyli najczęściej z biura pracodawcy.

Częstym pytaniem ze strony pracowników jest zagadnienie związane z tym co właściwie obejmuje ustalona przez pracodawcę kwota ryczałtu.
W tym miejscu warto pamiętać, że kwota ryczałtu nie obejmuje wszelkich udogodnień, do jakich pracownik byłby uprawniony podczas wykonywania pracy w biurze. W szczególności ryczałt nie obejmuje kosztów kawy, herbaty, owocowych czwartków czy nawet kosztów zużycia wody. Jednocześnie pracodawca nie jest również zobowiązany do pokrywania kosztów wynajmu od pracownika biurka czy krzesła, niezbędnych pracownikowi do wykonywania pracy. W trybie świadczenia przez pracownika pracy zdalnej przedsiębiorstwo nie jest zobowiązany do wyposażenia pracownika w tego typu narzędzia. To pracownik przystępując do wykonywania pracy zdalnej musi złożyć pracodawcy oświadczenie, że jego warunki lokalowe i techniczne spełniają wymogi BHP określone w odpowiednich rozporządzeniach. Jeśli pracownik nie posiada w swoim mieszkaniu tego typu mebli, nie może też oczekiwać od pracodawcy, że zostaną mu one zakupione i dostarczone przez organizację.

Kwota ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto więc pamiętać, że ustalona wysokość ryczałtu nie może być za niska, ale też nie może być za wysoka. Taka sytuacja może zostać zakwalifikowana jako nieuprawniony przychód po stronie pracownika, który w rezultacie wcale nie stanowi rozliczenia kosztów wykonywania pracy zdalnej, a dodatkowy składnik wynagrodzenia jedynie pozornie nazywany ryczałtem.