Obowiązek pisemnego uzasadniania wypowiedzenia umowy o pracę w sposób gwarantujący adresatowi możliwość poznania motywów znajdujących się u podstaw zwolnienia jest kluczową przesłanką zgodnego z prawem zakończenia współpracy z pracownikiem. Jak podkreślił Sąd Najwyższy, skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia powinna być podana do wiadomości pracownika najpóźniej z chwilą otrzymania pisma wypowiadającego umowę[1]. Co więcej, w przypadku wkroczenia sporu na drogę sądową, pracodawca nie będzie mógł powołać się na inne przyczyny zwolnienia niż te, które wprost wymienił w dokumencie wypowiedzenia, ewentualnie które przedstawił w formie ustnej podczas spotkania z pracownikiem, podczas którego wręczył mu wypowiedzenie.

Jeszcze do niedawna, pracodawcy mieli obowiązek podania uzasadniania tylko w dwóch przypadkach: wypowiedzenia umowy pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jednak na mocy zmian wprowadzonych do kodeksu pracy implementacją dwóch unijnych dyrektyw – (1) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (tzw. dyrektywa work-life balance) i (2) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej już od 26 kwietnia 2023 roku obowiązek podania uzasadnienia dotyczy także wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony.

Aktualnie przepis art. 30 par. 4 kodeksu pracy brzmi: W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. Zmiany wprowadzone do kodeksu motywuje się nadzieją na poprawę warunków pracy w Unii Europejskiej. Warto zauważyć, że na gruncie polskiego kodeksu pracy, nowe brzmienie przepisów przemawia jednoznacznie na korzyść pracowników. Obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia spoczywa przede wszystkim na pracodawcy, podczas gdy wiąże pracownika tylko w jednym jedynym przypadku: gdy ten decyduje się na odejście z pracy w trybie natychmiastowym, a więc bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Pod względem prawnym, obowiązek uzasadniania wypowiedzenia umowy o pracę stanowi ochronę przed wypowiedzeniem nieuzasadnionym, a co za tym idzie – umożliwia pracownikowi dochodzenie naruszonych praw na drodze sądowej. Pracownik jest uprawniony do żądania uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy, czy też wypłaty odszkodowania.

O czym pracodawcy muszą pamiętać, rozszerzenie katalogu sytuacji, w których pracodawca jest obowiązany do uzasadnienia rozwiązania umowy o pracę, implikuje dodatkowe możliwości złożenia odwołania w sądzie pracy przez pracowników. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na czas określony mogą złożyć przedmiotowe odwołanie z powołaniem się na zarzut braku sprostania obowiązkowi uzasadnienia wypowiedzenia. Dotychczas jedyną podstawą złożenia odwołania było naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę.

Warto więc przypomnieć, że aby wypowiedzenie było uzasadnione, musi spełniać określone wymogi. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego, przyczyna w nim wskazana powinna być podana w sposób jasny, zrozumiały i dostatecznie konkretny[2]. Precyzyjne określenie czynu pracownika jest warunkiem koniecznym, którego spełnienie warunkuje prawidłowość działań pracodawcy.

Co istotne, przyczyny wypowiedzenia nie musi cechować znaczna waga, spowodowanie szkód do stronie pracodawcy, czy też wina stojąca u podstaw działania pracownika. Przyczyna nie musi mieć więc szczególnej wagi czy też doniosłości. Jednakże nie oznacza to pełnej dowolności po stronie pracodawcy. W jednym z orzeczeń Sąd Najwyższy wskazał, że przyczyna nie może być określona w sposób arbitralny czy też sprzeczny z zasadami współżycia społecznego[3].
Uzasadnienie powinno być również rzeczywiste, a podanie nieprawdziwej przyczyny zwolnienia stanowi naruszenie wymogu uzasadnienia wypowiedzenia. Pracodawca powinien mieć na uwadze, że nie ujawniając w wypowiedzeniu rzeczywistej przyczyny, wywoła takie same skutki prawne jak unikając podania jakiegokolwiek powodu zwolnienia pracownika.

Obowiązek uzasadniania wypowiedzenia umowy o pracę znajduje umotywowanie nie tylko prawne, ale także moralne. Z jednej strony, bez wątpienia jest gwarantem poszanowania praw pracownika jako słabszej strony stosunku pracy. Z drugiej – pracownik tylko znając powód rozstania z poprzednim pracodawcą, może starać się uniknąć popełnienia starego błędu w nowej pracy.

[1] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia z dnia 8 stycznia 2007 r., sygn. akt I PK 175/06.[2] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia z dnia 10 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 641/99.[3] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia z dnia 6 grudnia 2001 r., sygn. akt I PKN 715/00.

Sara Kubicka