Kiedy wybuchła pandemia, praca zdalna okazała się uniwersalnym panaceum pozwalającym nad podtrzymanie pracy w setkach tysięcy zakładów pracy. Rzadko kto jednak był do tego przygotowany. Przewożenie desktopów do domów pracowników, pokazało wszystkim że laptopy to nie fanaberia tylko wyznacznik elastyczności. Domowe routery rozgrzewały się do czerwoności a cyberprzestępcy zacierali ręce na samą myśl o zestawie „Admin/Admin” otwierającym im drogę do większości z nich. Powstał jednak także spory problem innej natury. Otóż praca zdalna oznaczała także konieczność zdalnego zarządzania zespołami. A o tym pojęcie mieli wyłącznie nieliczni. Jak utrzymać dyscyplinę pracy, produktywność, jak motywować pracowników siedzących przy komputerach w spodniach od piżamy?
I tu także pomóc miała technologia. Oprogramowanie służące do monitorowania pracy zdalnej nie jest dzieckiem pandemii ale niewątpliwie pandemii ma do zawdzięczenia wzrost popularności i sięganie po kolejne rozszerzenia funkcjonalności. Jak to zwykle jednak bywa – tam gdzie technologia zderza się z prawami jednostki do prywatności powstają wątpliwości i pytania o granice ingerencji w życie pracownika wykonującego pracę z domu.
WARUNKI WPROWADZENIA MONITORINGU
Zanim jednak przejdziemy do omówienia konkretnych sposobów prowadzenia kontroli pracy zdalnej z użyciem najnowszych technologii, należy przypomnieć, że wprowadzenie takiej kontroli musi być uzasadnione koniecznością zapewnienia organizacji pracy spełniającej dwa warunki. Pierwszy z nich to pełne wykorzystanie czasu pracy, a drugi to właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Na początku pracodawcy muszą także zastanowić się czy cel jaki zamierzają osiągnąć poprzez wprowadzenie monitoringu nie może zostać osiągnięty w inny, mniej inwazyjny i dolegliwy sposób? Czy interes pracodawcy we wprowadzanym monitoringu jest ważniejszy aniżeli interes pracownika? Jeżeli w wyniku tej analizy, monitoring okaże się w dalszym ciągu wyjściem optymalnym, można przejść do fazy planowania pamiętając o konieczności stosowania zasady minimalizacji (adekwatności) przetwarzanych danych, wynikającej wprost z RODO. Oznacza to, że dane powinny być przetwarzane przez pracodawcę (administratora) wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji zakładanych celów.
Określenie właściwych celów wydaje się zatem kluczowe z punktu widzenia zastosowania konkretnych rozwiązań technologicznych.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na pewną wątpliwość logiczną co do możliwości wprowadzenia monitoringu w przypadku zaistnienia wyłączenie jednej z tych przesłanki, tj. albo zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu prac albo właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przyjęcie przez ustawodawcę formy koniunkcji logicznej sugerowałoby konieczność spełnienia obu warunków. Przyjęcie takiego, dość restrykcyjnego, stanowiska wyłączyłoby jednak m.in. możliwość stosowania monitoringu pracy zdalnej na prywatnym sprzęcie pracownika. Dlatego większość ekspertów uznaje dopuszczalność zastosowania monitoringu pracy zdalnej w sytuacji zaistnienia tylko jednej z wyżej wymienionych przesłanek.
Odnosząc się w tym miejscu do wykorzystania sprzętu prywatnego, należy pamiętać o tym, że pracodawca nie może wprowadzić monitoringu pracy zdalnej na prywatnym sprzęcie pracownika, z którego korzysta w celach służbowych bez jego zgody.
Trzecim warunkiem wprowadzenia monitoringu pracy zdalnej zgodnie z obowiązującym prawem jest dokonanie tego w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Natomiast jeżeli pracodawca nie jest objęty żadnym z powyższych aktów to może dokonać tego jednostronnie w obwieszczeniu.
Wprowadzenie monitoringu nie może nastąpić również z dnia na dzień. Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzonym monitoringu w odpowiednim czasie (co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu). Wykonanie tego obowiązku powinno zostać spełnione na piśmie, lecz mając na uwadze aktualne warunki epidemiczne oraz równoważność formy elektronicznej, pracodawca może poinformować pracownika dokumentem podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednocześnie pracodawca nie może zapomnieć o obowiązku odpowiedniego oznaczenia monitorowanego narzędzia pracy w sposób widoczny i czytelny. Najlepszym rozwiązaniem niniejszego problemu jest włączenie komunikatu np. przy rozpoczęciu pracy komputera.
Jednocześnie pracownik powinien być w sposób jasny i czytelny poinformowany o tożsamości administratora jego danych, celach i podstawie prawnej przetwarzania danych, czy też o swoich prawach jako osoby monitorowanej.
Kodeks pracy w swoich postanowieniach wskazuje trzy formy dopuszczalnego monitoringu: monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej oraz tzw. inne formy monitoringu.
MONITORING WIZYJNY
Stosowanie monitoringu wizyjnego ma ograniczone znaczenie przy wykonywaniu pracy zdalnej. Nie będzie bowiem dopuszczalne w domu pracownika lub w innym miejscu, które nie jest zakładem pracy, takim jak kawiarnia, restauracja, z których korzystać mogą pracownicy podczas wykonywania pracy w formie zdalnej. Przepisy są w tej mierze jasne – monitoring wizyjny może być stosowany wyłącznie nad terenem zakładu pracy lub wokół tego terenu. Pomimo przeniesienia procesu świadczenia pracy do domu pracownika (lub innego miejsca uzgodnionego z pracownikiem), nie sposób uznać, że jego mieszkanie staje się „terenem zakładu pracy”, choć zdarza się że niektórzy pracodawcy o tym zapominają.
MONITORING POCZTY ELEKTRONICZNEJ
Drugą formą monitoringu jest monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika. Polega on na dostępie osób upoważnionych, innych niż nadzorowany pracownik, do poczty e-mail nadzorowanego. Jak wynika wprost z przepisu, pod kontrolą pracodawcy pozostawać może wyłącznie poczta elektroniczna.
Pracodawcy przez monitoring e-maili mogą weryfikować godzinę wysłania pierwszego i ostatniego e-maila w danym dniu, co może potwierdzać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. W celu kontroli jakości świadczonej pracy, pracodawcy mogą również weryfikować treść służbowych e-maili. Są uprawnieni także do weryfikacji ilości wysłanych e-maili w konkretnym okresie (dzień, tydzień, miesiąc), aby zweryfikować obłożenie pracą, czy też efektywność pracownika.
Wprowadzenie tej formy monitoringu wiąże się z bezwzględnym zakazem naruszenia tajemnicy prywatnej korespondencji pracownika i innych jego dóbr osobistych. Pracodawca oczywiście w regulaminie pracy zdalnej lub innym akcie prawa wewnątrzzakładowego powinien ustalić, iż bezwzględnie zakazanym jest korzystanie ze służbowego e-maila w celach prywatnych. Lecz nawet, gdy pracodawca wprowadzi taki zakaz, a pracownik go złamie, to pracodawca i tak nie ma prawa do zapoznawania się z prywatną korespondencją pracownika.
Zdarza się oczywiście, że często nie sposób będzie rozróżnić korespondencję prywatną od służbowej (np. tytuł maila nawiązuje do pracy ale treść dotyczy całkowicie innego tematu). Jednak w przypadku zapoznania się z e-mailem prywatnym pracownika, którego oznaczenie wskazywało na to, że jest on wiadomością służbową, pracodawca nie może odpowiadać za naruszenie tajemnicy korespondencji pracownika. Brak odpowiedzialności pracodawcy w tym zakresie uzasadnia bezwzględny zakaz korzystania ze służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych, a także odpowiednie wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej.
Naruszenia tajemnicy korespondencji z premedytacją, może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej a nawet odpowiedzialności karnej.
INNE FORMY MONITORINGU
Trzecia forma monitoringu to zasadniczo każdy inny rodzaj monitoringu, który nie jest sprzeczny z prawem i nie został unormowany w przepisach odrębnych.
Właśnie w tej kategorii umieścić należy monitoring realizowany przy zastosowaniu specjalnego oprogramowania, albowiem nawet najprostsze z takich narzędzi wychodzą daleko poza kontrolę samej poczty elektronicznej. Większość z nich obejmuje także aktywność pracownika w odniesieniu do wykorzystania specjalistycznego oprogramowania zainstalowanego na komputerze a także jego aktywność w Internecie, niejednokrotnie w podziale na konkretne adresy stron www oraz z wyliczeniem czasu spędzanego przezeń na różnych platform społecznościowych. Za monitoring pracy zdalnej uznawane będzie także monitorowanie geolokalizacji powierzonych narzędzi pracy.
W praktyce występują także programy do rejestracji dowolnej aktywności użytkownika takie jak Teramid, które umożliwiają dokonywanie nagrania ekranu pracowników lub podglądu na żywo. Są również narzędzia, które ułatwią przełożonym ocenę efektywności i zaangażowania pracowników. Do tego celu przydatnym może być program Veriato Cerebral, który oprócz funkcji śledzenia aktywności i zaangażowania pracowników, jak informuje dostawca, gromadzi dane obsługiwane przez sztuczną inteligencję (AI), aby nie tylko śledzić aktywność pracowników, ale także pomóc złagodzić potencjalne zagrożenia wewnętrzne. Pracodawcy mogą korzystać także z programów umożliwiających blokowanie dostępu do wybranych stron internetowych, takich jak np. SentryPC.
Wartym rozważenia jest także monitoring innych form komunikacji służbowej niż e-mail, takich jak np. wiadomości SMS, Whatsapp. Z całą pewnością niedopuszczalne będzie zainstalowanie podsłuchu ponieważ to uprawnienie zostało przeznaczone wyłącznie dla odpowiednich służb mundurowych. Natomiast przy zachowaniu zasad tajemnicy komunikacji, o których mowa powyżej, na służbowych telefonach przeznaczonych wyłącznie do świadczenia pracy (z których nie można korzystać w celach prywatnych), dopuszczalne jest zastosowanie monitoringu komunikatorów lub wręcz całej aktywności pracownika. Jeżeli dopuszczalne są takie formy monitoringu na służbowym komputerze to takie same zasady dotyczą monitoringu na służbowym telefonie, ponieważ zasadniczo z technicznego punktu widzenia aktualnie urządzenia te niczym się nie różnią.
Natomiast w sytuacji zezwolenia przez pracodawcę na korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego do celów prywatnych, kwestia ta nie jest już taka jednoznaczna, ponieważ znowu istnieje ryzyko uznania tego za kontrolę sfery prywatnej pracownika i naruszenia jego dóbr osobistych.
Należy również pamiętać, że uprawnienie do monitorowania pracy zdalnej nie może być przez pracodawcę realizowane o każdej porze i w dowolnej formie. W każdym przypadku pracodawca powinien z tego uprawnienia korzystać z poszanowaniem praw pracownika, w tym w szczególności jego prywatności. Dla uniknięcia ryzyka naruszenia praw pracownika, warto ustalić jasne zasady zarówno raportowania przez pracownika jego wyników pracy, jak również zasady przeprowadzania ewentualnej kontroli.
PODSUMOWANIE
Monitoring pracy zdalnej może być przydatnym narzędziem w rękach pracodawcy, służącym do sprawnego zarządzania zespołem w warunkach pracy zdalnej (i nie tylko). Nie może on jednak być narzędziem koncentrującym się bezpośrednio na pracowniku, lecz na wykonywanej przez niego pracy i na powierzonych mu narzędziach pracy.
Jednocześnie, aby w jak największym stopniu zabezpieczyć się przed wszelkimi potencjalnymi roszczeniami pracowników dotyczącymi naruszenia ich prywatności, pracodawcy powinni skrupulatnie zweryfikować podstawy wprowadzenia monitoringu i wprowadzić go zgodnie z literą prawa. Wszelkie zaniedbania w tym zakresie mogą okazać się bardzo kosztowne z punktu widzenia ewentualnej odpowiedzialności Pracodawcy (lub osób zarządzających) tak cywilnoprawnej jak i karnej. Co jednak równie istotne, szczególnie w czasach w których głównym atutem wielu firm są zatrudnieni w takich firmach specjaliści, nietransparentne lub nadmiarowe wprowadzenie monitoringu może wiązać się z przekonaniem, że inne firmy zapewniają dużo bardziej przyjazne środowisko pracy.
Wybierając zatem oprogramowanie do wsparcia procesu monitoringu, warto jest dokładnie zapoznać się z funkcjonalnością nabywanego pakietu i przeanalizować, czy jest ona w całości zgodna z modelem monitoringu przyjętym w danej firmie. W zakresie przetwarzania danych, trzymanie się starej zasady „od przybytku głowa nie boli” niezawodnie prowadzi bowiem do problemów.
Zostaw komentarz
You must be logged in to post a comment.