Majowe odpisy na ZFŚS bez tajemnic

Z końcem maja upływa termin na dokonanie pierwszej wpłaty na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Pracodawcy tworzący w swoich zakładach pracy Fundusz, do 31 maja mają obowiązek przekazać minimum 75% kwoty corocznego odpisu podstawowego.

Kogo obowiązuje termin?

Warto pamiętać, że termin ten nie dotyczy wszystkich, a jedynie tych pracodawców, którzy tworzą Fundusz obligatoryjnie. Należą do nich podmioty mające status jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, a także podmioty spoza sfery budżetowej, które na dzień 1 stycznia zatrudniają co najmniej:

• 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (ale mniej niż 50), u których zakładowa organizacja związkowa (ZOZ) zażądała utworzenia ZFŚS.

Termin 31 maja nie ma więc zastosowania do pracodawców, którzy tworzą ZFŚS fakultatywnie, a będą to zarówno podmioty zatrudniające poniżej 20 pracowników, jak i do 50 pracowników, u których ZOZ nie zażądała tworzenia Funduszu.

Czy można dokonać jednorazowej wpłaty 100%?

Wysokość pierwszej części odpisu podstawowego została ustalona na 75% całkowitej kwoty odpisu. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca w tym terminie przekazał już 100% wyliczonej kwoty odpisu, pomimo że druga część wpłaty przewidziana jest do 30 września.

Pracodawcy decydujący się na rozłożenie płatności odpisu na dwie części muszą pamiętać, aby na nowo dokonać przeliczeń liczby zatrudnionych i związanej z tym wysokości odpisów i dopiero od tak uzyskanej wartości obliczyć 25% stanowiącej drugą ratę odpisu na Fundusz.

Niewykluczonym jest zatem, że przy dokonywaniu całości odpisu z końcem maja kwota ta będzie różna od kwoty wynikającej z rozłożenia płatności na dwie części (pierwszej płatnej do 31 maja i drugiej do 30 września).

Ile wynosi odpis podstawowy w 2022?

Odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (ustalony jako 37,5% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej) wynosi 1662,97 zł.

Odpis na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (ustalony jako 50% ww. wynagrodzenia) wynosi 2217,29 zł.

Natomiast odpis na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki wynosi 221,73 zł, w drugim roku nauki – 266,07 zł, a w trzecim roku nauki 310,42 zł.

Gdzie należy wpłacić kwotę odpisu?

Istotnym jest, że przekazywana przez pracodawców kwota odpisu powinna zostać przelana na odrębny rachunek bankowy utworzony specjalnie dla potrzeb Funduszu. W przeciwnym razie pracodawcy narażają się na karę grzywny w wysokości do 5 000,00 zł.

Czy można odstąpić od wpłaty odpisu?

Co istotne, dokonywanie odpisu na ZFŚS co do zasady nie jest uzależnione od sytuacji finansowej pracodawcy. Ustawa COVID-owa wychodząc naprzeciw pracodawcom wprowadziła jednak możliwość zawieszenia obowiązku tworzenia lub funkcjonowania Funduszu, zawieszenia dokonywania odpisu podstawowego na Fundusz oraz zawieszenia wypłaty świadczeń urlopowych, po spełnieniu warunków wskazanych wprost w ustawie. Jako że w Polsce nadal obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego, zawieszenie dokonane przez pracodawców może nadal obowiązywać i wówczas tacy pracodawcy nie będą obowiązani do przekazania pierwszej części corocznego odpisu podstawowego.

Co w przypadku braku dokonania wpłaty?

Jeżeli jednak pracodawca nie zawiesił obowiązków związanych z tworzeniem i funkcjonowaniem Funduszu, to w przypadku braku uregulowania odpisu na ZFŚS w przewidzianym do tego terminie, związkom zawodowym przysługuje prawo do wystąpienia do sądu pracy z żądaniem dokonania stosownego odpisu. Co ważne, uprawnienie takie nie przysługuje samym pracownikom, nawet jeśli działają oni jako reprezentacja ogółu zatrudnionych.

Pracodawca powinien zatem uregulować odpis w pierwszym możliwym momencie w wysokości ustalonej na ostatni dzień terminu. Pracodawca nie ma obowiązku uiszczania od zaległej kwoty odsetek[1].

Czy roszczenie związku zawodowego ulega przedawnieniu?

Kwestią budzącą wiele wątpliwości jest możliwość przedawnienia się roszczeń o uregulowanie odpisu na Fundusz.

Do 2012 r. Sąd Najwyższy prezentował jeszcze stanowisko o braku możliwości przedawnienia w odniesieniu do odpisów na ZFŚS, argumentując powyższe brakiem relacji prywatnoprawnej pomiędzy związkami zawodowymi działającymi na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o ZFŚS a pracodawcą, a zatem charakterem publicznym roszczenia, co uzależnia wystąpienie przedawnienia od istnienia konkretnego dyspozycji ustawowej, czego w przepisach o ZFŚS na próżno szukać[2].

Tymczasem w 2013 r. w przedmiocie przedawnienia roszczenia związku zawodowego o przekazaniu należnych środków na Fundusz, Sąd Najwyższy wydał zupełnie odmienne orzeczenie, wskazujące nie tylko na możliwość przedawnienia, ale odnoszące jego termin do terminów określonym w art. 291 § 1 k.p. (a nie jak zakładano przepisów Kodeksu cywilnego)[3].

[1] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 1999 r., sygn. akt I PKN 663/98: Wyposażenie związków zawodowych w legitymację procesową do żądania, by pracodawca przekazał część środków na cele socjalne, nie prowadzi również do zmiany własności tych środków. Ich właścicielem pozostaje nadal pracodawca, a odpis na Fundusz jest jedynie przesunięciem majątkowym o charakterze formalnym, w obrębie kont, jakie posiada pracodawca. Nie można więc przyjąć, że dysponowanie w sposób niezgodny z ustawą środkami istniejącymi na koncie Funduszu bądź nieprzekazanie ich na ten Fundusz rodzi obowiązek przekazania środków pieniężnych, mających postać odsetek, z jednego konta na drugie. Środki Funduszu, choć są dzielone i wydatkowane w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, pozostają bowiem w dalszym ciągu własnością pracodawcy, nie ma więc – mimo naruszenia przepisów ustawy – osoby poszkodowanej. Tym samym nie ma osoby, której należałaby się zapłata za korzystanie z jej pieniędzy lub za pozbawienie jej używania własnych pieniędzy.

[2] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 grudnia 20211 r., sygn. akt II PK 127/11 oraz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 20212 r., sygn. akt III PK 66/11.

[3] Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 kwietnia 2013 r., sygn. akt II PK 272/12.