Królową marca zostaje… praca zdalna

1.Czy w odniesieniu do pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy również należy ustalić zasady potwierdzenia obecności na stanowisku pracy?

Pracodawcy często utożsamiają wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy w organizacji z wyłączeniem obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Trzeba kategorycznie podkreślić, że takie założenie nie jest prawidłowe.

Dla pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy ewidencja czasu pracy nadal musi być prowadzona. Jedynym elementem, w odniesieniu do którego ustaje obowiązek ewidencji to godziny pracy pracownika. Nadal jednak pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji obejmującej informacje takie jak urlopy, delegacje czy usprawiedliwione bądź nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Zadaniowy system czasu pracy tym różni się od podstawowego że to pracownik elastycznie ustala sobie godziny, w których realizuje powierzone mu zadania. nie oznacza to jednak że pracodawca całkowicie traci kontrolę nad pracownikiem I może on nie posiadać informacji czy pracownik w danym dniu stawił się do pracy czy też nie. I to nawet, a może i w szczególności, wtedy, gdy „stawienie się do pracy” oznacza przejście kilka metrów z kanapy do biurka.

2. Czy pracownik zmieniający miejsce wykonywania pracy zdalnej każdorazowo powinien stawić się w biurze, złożyć oświadczenie o nowym miejscu oraz potwierdzić, że posiada w nim warunki lokalowe i techniczne oraz spełnia wymogi BHP?

Z całą pewnością nie musi co więcej w wielu przypadkach wypaczałoby to sens pracy zdalnej.

Bezsprzecznym jest, że miejsce świadczenia pracy zdalnej każdorazowo musi zostać uzgodnione z pracodawcą, czyli najczęściej z bezpośrednim przełożonym. Oświadczenie, o którym mowa w pytaniu może być jednak złożone również w postaci elektronicznej. Oznacza to że pracownik może wysłać taką informację e-mailem lub przekazać ją za pośrednictwem udostępnionego przez pracodawcę systemu do porozumiewania się i składania wniosków związanych z pracą.

Jednocześnie aby ograniczyć ilość informacji i obowiązków, o których muszą pamiętać obie strony stosunku pracy, warto zadbać, aby pracownik w pierwszym oświadczeniu jakie składa wskazał wszystkie możliwe miejsca świadczenia pracy zdalnej (a przynajmniej te główne, jeśli wskazanie wszystkich nie będzie możliwe). Wówczas wystarczy wyłącznie informacja do przełożonego o zmianie miejsca wykonywania pracy (bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń).

3. Jak często pracodawca obowiązany jest przeprowadzać kontrolę BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej?

Pytanie takie najczęściej zadawane jest przez pracodawców którzy zatrudniają pracowników świadczących pracę z terytorium całej Polski, a czasem i również spoza RP. W takich sytuacjach nierzadko dochodzi do sytuacji gdzie biuro pracodawcy znajduje się na przykład w Warszawie a miejsce wykonywania pracy zdalnej zgłoszone przez pracownika znajduje się kilkaset kilometrów od tego miejsca.

Pracodawcy często pomijają fakt, że przepisy znowelizowanego kodeksu pracy wprowadzają uprawnienie a nie obowiązek do kontrolowania wykonywania pracy zdalnej, kontrolowania w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy czy kontrolowanie przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

W związku z tym nawet wprowadzenie do regulacji wdrażających pracę zdalną w organizacji zasad przeprowadzania takich kontroli nie implikuje po stronie pracodawcy obowiązku ich przeprowadzania. Oczywiście w sytuacji jeśli pracodawca poweźmie uzasadnione wątpliwości co do prawidłowości warunków miejsca świadczenia pracy zdalnej, zalecanym jest przeprowadzenie przedmiotowej kontroli, W szczególności jeśli istniałoby ryzyko wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej, ale ponownie – nie jest to obowiązek pracodawcy.

W rezultacie należy zauważyć, że kontrole miejsca wykonywania pracy zdalnej będą zapewne wyjątkiem, aniżeli regułą, w szczególności ze względu na uwarunkowania kodeksowe ich przeprowadzania, w tym nienaruszania prywatności pracownika oraz nieutrudniania korzystania z pomieszczeń domowych.

4. Czy można ustalić ryczałt w równej wysokości dla osób pracujących całkowicie i częściowo zdalne i czy powinien być on rozliczany proporcjonalnie względem nieobecności pracownika w pracy?

Nie można.

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie – czym jest ryczałt i jaki jest cel jego wprowadzenia? Celem jest oczywiście zrekompensowanie pracownikowi kosztów ponoszonych przez niego w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Nie ma przy tym znaczenia, że wysokość ryczałtu narzucana jest jednostronnie przez pracodawcę. Powinien on odpowiadać przewidywanym kosztom pracownika. A te z całą pewnością będą się różnić w zależności od tego czy pracownik pracuje cały miesiąc zdalnie czy tylko część tego miesiąca. Zasada ta będzie mieć zastosowanie zarówno do pracy zdalnej całkowitej i częściowej, jak i do pracowników pracujących całkowicie zdalnie ale przez część miesiąca nie świadczących pracy (np. z uwagi na urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie).

Ustalenie ryczałtu w jednej wysokości i brak jego proporcjonalnego rozliczania względem modelu pracy zdalnej czy absencji w pracy pracowników, może zostać zakwestionowany przez ZUS w toku ewentualnej kontroli, a nawet stanowić przejaw nierównego traktowania pracowników.

5. Czy można zmusić pracownika do skorzystania w pierwszej kolejności z uprawnienia do okazjonalnej pracy zdalnej?

I tak, i nie.

W sytuacji, w której pracownik już pracuje zdalnie, Pracodawca nie powinien wymuszać na nim ani oczekiwać od niego że w pierwszej kolejności, np. to jest w pierwszym miesiącu świadczenia pracy zdalnej, skorzysta on z uprawnienia do okazjonalnej pracy zdalnej. Taka sytuacja naturalnie byłaby korzystna dla pracodawcy, ponieważ nie byłby on zobowiązany do rozliczania kosztów pracy zdalnej. Jednocześnie z całą pewnością choćby ze wspomnianego względu, byłaby krzywdząca dla pracownika.

Z inną sytuacją będziemy się natomiast mierzyć w odniesieniu do organizacji, które zasadniczo nie wprowadzają pracy zdalnej i pracownicy nadal wykonują swoje obowiązki z biura (lub z innego miejsca wskazanego przez pracodawcę), ale w uzasadnionych przypadkach, dopuszczają taką możliwość. Co się kryje pod „uzasadnionymi przypadkami”? Chociażby choroba dziecka czy inna sytuacja rodzinno-mieszkaniowa niewpływająca na brak warunków BHP do świadczenia pracy zdalnej z tego miejsca. W odniesieniu do sytuacji takich przedsiębiorstw, pracodawcy są uprawnieni do zasugerowania pracownikom wykorzystywania w pierwszej kolejności uprawnienia do okazjonalnej pracy zdalnej, a po przekroczeniu ustawowego limitu 24 dni, do udzielenia im zgody na wykonywanie pracy zdalnej częściowej lub całkowitej.