Przez wprowadzenie w życie przepisów o ochronie sygnalistów na gruncie krajowym dojdzie do nałożenia dodatkowych obowiązków na pracodawców zatrudniających co najmniej 250 (a od 17 grudnia 2023 r. – co najmniej 50) pracowników.
Najważniejszym obowiązkiem nakładanym na pracodawców jest objęcie ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa. Uściślając powyższy obowiązek, trzeba wskazać, że pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Dokument ten powinien regulować co najmniej takie kwestie, jak:
- wskazanie podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń;
- wskazanie sposobu przekazywania zgłoszeń;
- informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych;
- wskazanie niezależnego organizacyjnie podmiotu, upoważnionego do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- wskazanie obowiązku potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia;
- wskazanie obowiązku podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważniony podmiot;
- działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa;
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
Niewdrożenie procedury zgłaszania nieprawidłowości i nieobjęcie sygnalisty odpowiednią ochroną polega zazwyczaj na braku podjęcia przez pracodawcę jakichkolwiek kroków, by sporządzić, a następnie wprowadzić w zakładzie pracy wymienioną procedurę.
Natomiast nieprawidłowo wdrożona procedura zgłaszania naruszeń prawa u konkretnego pracodawcy może polegać m.in. na braku choćby jednego z wymienionych wyżej punktów w treści procedury obowiązującej u pracodawcy. Za nieprawidłowo wdrożoną procedurę zgłaszania nieprawidłowości należy uznać także procedurę zawierającą postanowienia sprzeczne z przepisami. Za sprzeczne z przepisami należałoby uznać m.in. postanowienia procedury, które zabraniałyby pracownikowi dokonywania ujawnienia publicznego, mimo uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, pod groźbą rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, tj. w trybie dyscyplinarnym, z powołaniem rażącego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.
Innym naruszeniem, skutkującym uznaniem, że procedura została nieprawidłowo wdrożona, będzie pominięcie przez pracodawcę obowiązku przeprowadzenia konsultacji z reprezentacją pracowników. Za naruszenie uznać także należy brak zapoznania pracowników z obowiązującą procedurą.
Zatem nawet w przypadku, gdy pracodawca podejmie odpowiednie kroki i przygotuje się na wejście w życie ustawy, to przez pozornie niewielkie błędy formalne może dojść do uznania, że procedura na gruncie zakładu pracy została wdrożona nieprawidłowo, a przez to dojdzie do naruszenia praw pracowników i to nie tylko tych wynikających z łączącego strony stosunku pracy.
Odpowiedzialność finansowa
Rozpatrując kwestię skutków niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów na gruncie konkretnego zakładu pracy, nie sposób pominąć sankcji finansowych, które zazwyczaj są najbardziej dolegliwe dla podmiotów gospodarczych.
Przepisy z zakresu ochrony sygnalistów nie przewidują wprost odpowiedzialności finansowej z tytułu braku lub nienależytej realizacji obowiązku ustawowego, niemniej jednak sam fakt braku uregulowania tej kwestii przez ustawodawcę nie jest równoznaczny z brakiem konsekwencji po stronie przedsiębiorcy.
Ustawodawca zdecydował się na dość szeroki katalog kar, który obejmuje m.in. grzywnę bez ścisłego określenia zasad jej nakładania. Wprowadzenie kary grzywny w taki sposób może oznaczać, że w efekcie nastąpi rozszerzenie granic odpowiedzialności w stosunku do tych, które znane są z art. 282 k.p. W Kodeksie pracy za naruszenia praw pracowników grzywna została ograniczona limitem 45 000 zł. Z części ogólnej Kodeksu karnego wynika zaś, że w zakresie uchybień grzywna w skrajnym przypadku wynieść może nieco ponad milion złotych. Z racjonalnej oceny rzeczywistości wynika, że w niektórych przypadkach zagrożenie karą grzywny (nawet tą zdecydowanie wyższą niż z Kodeksu pracy) może zostać uznane za odstraszające.
Odpowiedzialności finansowej pracodawcy za niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie procedury należy poszukiwać w przepisach Kodeksu cywilnego dotyczących odpowiedzialności za szkodę i krzywdę.
Jeżeli zatem osoba dokonująca zgłoszenia lub jakakolwiek inna osoba poniosła szkodę na skutek niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia procedury przez pracodawcę, będzie uprawniona do dochodzenia od pracodawcy odszkodowania w odpowiedniej wysokości.
Szkoda, za jaką odpowiedzialny może być pracodawca na skutek niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów na gruncie zakładu pracy, to np. utrata środków do życia na skutek bezpodstawnego rozwiązania umowy o pracę spowodowanego brakiem objęcia sygnalisty ochroną. Jeżeli skutkiem działań pracodawcy byłby rozstrój zdrowia, to pracodawca zostałby zobowiązany do naprawienia szkody, obejmując wszelkie wynikłe z tego powodu koszty.
Dodatkowo pracodawca może być odpowiedzialny za krzywdę (szkodę niemajątkową) sygnalisty. Krzywda ta może zostać spowodowana ujawnieniem danych sygnalisty, a następnie naruszeniem jego dobrego imienia na skutek niewłaściwego wdrożenia procedury, która nie przewidywałaby ochrony tożsamości sygnalisty lub brakowałoby w jej treści, a także w trakcie jej stosowania odpowiednich postanowień co do obowiązku zachowania w poufności informacji uzyskanych od sygnalisty. Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 11.01.1974 r.[1], z mocy art. 24 § 1 k.c. pracownikowi, wskutek bezprawnego naruszenia przez zakład pracy jego czci, przysługuje roszczenie o dopełnienie przez ten zakład czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia dobrego imienia pracownika.
Wszystko to powoduje, że pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę nie tylko na procedurę, ale przede wszystkim na aspekt ludzki. Kluczowe w tym zakresie może okazać się odpowiednie przeszkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Nawet najlepiej skonstruowana procedura nie wyeliminuje błędów ludzkich.
W kontekście stosunku pracy sygnalisty nie można zapominać o Państwowej Inspekcji Pracy, która jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy[2]. PIP wśród swoich zadań wynikających z ustawy z 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy[3] ma m.in. sprawowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy. Skoro zatem projektowana ustawa nałoży na pracodawców obowiązek objęcia ochroną sygnalistów, w tym także pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, należy uznać, że przepisy te będą stanowiły część przepisów prawa pracy, w związku z czym PIP będzie uprawniona do kontroli pracodawcy pod kątem zgodności systemu ochrony sygnalistów z przepisami prawa pracy. Aby ustalić, czy u kontrolowanego pracodawcy miało miejsce naruszenie przepisów prawa pracy, PIP może przeprowadzić postępowanie kontrolne[4]. W przypadku ustalenia, że na skutek niewdrożenia lub nieprawidłowego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów doszło do naruszenia przepisów prawa pracy przez pracodawcę, PIP posiada szereg narzędzi uprawniających ją do konwalidacji zastanego stanu. Jeżeli PIP stwierdzi, że doszło do naruszenia przepisów prawa pracy u konkretnego pracodawcy, będzie uprawniona do nakazania pracodawcy usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie.
Wizerunek przedsiębiorstwa
Nie można zapominać, że brak wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości na gruncie przedsiębiorstwa może mieć także negatywny wpływ na jego odbiór zewnętrzny (wizerunek). Powinny sobie z tego zdawać sprawę przede wszystkim podmioty zwracające szczególną uwagę na wartości firmy oraz na społeczną odpowiedzialność biznesu.
Oprócz „twardych” sankcji karnych lub odszkodowawczych, nakładanych na przedsiębiorstwa lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie nimi z tytułu braku lub nieprawidłowego wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości, mogą wystąpić także sankcje „miękkie”, takie jak np. problemy z rekrutacją pracowników, problemy ze znalezieniem lub utrzymaniem klientów, opisywanie praktyk firmy w internecie na różnych portalach społecznościowych. Wszystko to może zostać spowodowane złym odbiorem firmy na zewnątrz. Przyczyną tego stanu rzeczy może być zaniechanie wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości i potencjalne naruszanie praw sygnalistów. Pracownicy nieposiadający pewności co do swojego statusu i braku wystąpienia wobec nich negatywnych konsekwencji (np. zwolnienie z pracy, ostracyzm współpracowników lub szefów) po zgłoszeniu potencjalnej nieprawidłowości mogą negatywnie wypowiadać się o swoim pracodawcy w tzw. rozmowach kuluarowych czy też na portalach społecznościowych, co następnie ma przełożenie na odbiór firmy na zewnątrz.
[1] Wyrok SN z 11.01.1974 r., II PR 363/73, OSNC 1974/10, poz. 178.
[2] J. Jagielski [w:] M. Gersdorf, K. Rączka, J. Jagielski, Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy. Komentarz, Warszawa 2008, art. 1.
[3] Dz.U. z 2019 r. poz. 1251 ze zm.
[4] A. Jasińska-Cichoń [w:] M. Gersdorf, K. Rączka, J. Jagielski, Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy. Komentarz, Warszawa 2008, art. 21.
