Elastyczna organizacja pracy

Jeszcze nie opadły emocje związane z wdrożeniem pracy zdalnej. Spora część pracodawców nadal nie wprowadziła odpowiednich regulacji lub dopiero czeka na ich finalizację z przedstawicielami pracowników. Pomimo tego, że ostatnie dwa miesiące były dla działów HR prawdziwym sprintem, nadal nie zwalniamy tempa. Wręcz przeciwnie. Pomimo zadyszki nabieramy coraz większej prędkości. Polski ustawodawca ewidentnie postanowił uczynić rok 2023 rokiem prawa pracy, za punkt honoru stawiając sobie „unowocześnienie” archaicznych przepisów, na które przecież tyle razy narzekaliśmy. Niestety samo wprowadzenie do Kodeksu pracy postaci elektronicznej nie załatwiło sprawy, a ostatni czas udowodnił nam dobitne, że legislator zapomniał o złotym środku, że liczy się jakość, a nie ilość.

Już 26 kwietnia w życie wejdzie kolejna nowelizacja Kodeksu pracy, tym razem wdrażająca dwie unijne dyrektywy – tzw. dyrektywę work life balance oraz drugą – w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.

I chociaż działy HR zmęczone są już nierówną walką z czasem, to jednak nie składają broni, próbując zrozumieć „racjonalnego” ustawodawcę wprowadzającego przepisy, od których odeszliśmy już kilka lat temu (przykład: obowiązek uzasadniania wypowiadania umów na czas określony) lub takich, które nie korespondują z obowiązującymi przepisami.

Jednym z takich przykładów jest wniosek o elastyczną organizację pracy.

Jak wskazują znowelizowane przepisy, za elastyczną organizację pracy rozumieć będziemy szczególne systemy czasu pracy, w tym przerwany system czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy oraz system pracy weekendowej. Ponadto będzie to indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, obniżony wymiar czasu pracy, a także praca zdalna.

Grupą, która będzie uprawniona do składania wniosków o elastyczną organizację pracy są rodzice wychowujący dzieci do ukończenia przez nie 8 roku życia.
Wydawałoby się, że nic w tym nadzwyczajnego. Tymczasem po przeszło 2 miesięcznej walce z wdrożeniem przepisów o pracy zdalnej, bardzo dobrze pamiętamy przepisy kodeksowe regulujące szczególny model pracy zdalnej, czyli pracę zdalną udzieloną na wiążący wniosek pracownika. W tym przypadku grupa uprawnionych do składania tego typu wniosków to rodzice dzieci do 4 roku życia. Skąd taka rozbieżność pomiędzy tymi dwiema bardzo świeżymi ustawami nowelizującymi? Odpowiedzi póki co chyba na próżno szukać. Pozostaje nam tylko pogodzić się z wyzwaniami jakie teraz przed nami stoją.
Pozostając więc w temacie wniosku o elastyczną organizację pracy…

Wielu pracodawców zastanawia się czy wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o rodzaj elastycznej organizacji pracy nie wskazany wprost w przepisach jest dopuszczalne i czy wniosek taki w ogóle może zostać rozpoznany.

Faktycznie wprowadzona regulacja (art. 188 (1) k.p.) wprowadza zamknięty katalog możliwości elastycznej organizacji pracy. To jednak nie oznacza, że pracodawca z góry powinien odrzucić wniosek pracownika czy też pozostawić go bez rozpoznania. Pracodawca może przecież zgodzić się na propozycję organizacji pracy zaproponowaną przez pracownika, nawet bez stosowania omawianego szczególnego trybu.
W takim przypadku wniosek pracownika może zostać potraktowany jako standardowy wniosek, który nie będzie podlegał wszelkim rygorom ustalonym dla wniosków o elastyczną organizację pracy.

Co to w praktyce oznacza?

Po pierwsze to, że pracownik nie będzie musiał wskazać wszystkich obligatoryjnych elementów wniosku wskazanych w znowelizowanym art. 188 (1) § 3 k.p.
Po drugie, pracownik będzie mógł złożyć wniosek z mniejszym wyprzedzeniem niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

I wreszcie po trzecie, pracodawca nie będzie związany niedorzecznie krótkim terminem 7 dni na rozpoznanie wniosku (dla przypomnienia: brak przedstawienia decyzji co do uwzględnienia wniosku może narażać pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową).

Na dzień dzisiejszy nadal czekamy na wytyczne ze strony ministerstwa lub inspekcji pracy co do stosowania znowelizowanych przepisów.
Pracodawcy powinni jednak głęboko przemyśleć czy w zakresie szczególnych uprawnień jakie dla pracowników wprowadza ustawa, nie będzie zasadnym uszczegółowienie przepisów kodeksowych w aktach wewnątrzzakładowych, w szczególności pod kątem: kanałów zgłoszenia wniosków umożliwiających ich rejestrowanie z dokładną datą wpływu, formę udzielania odpowiedzi, możliwość pozostawiania wniosków bez rozpoznania lub sytuacje uzasadniające ich odmowę.

Lata pandemii COVID-19 nauczyły nas już przecież, że pracodawcy zwykle byli pozostawieni sami sobie przy stosowaniu nowych przepisów, a te zwykle kończyły się tam, gdzie zaczynał się problem.