Zmiana formy organizacyjno-prawnej spółki to po prostu zmiana jej typu. Kodeks spółek handlowych dopuszcza następujące formy krajowego przekształcenia:
- spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne oraz proste spółki akcyjne mogą być przekształcone w jakakolwiek spółkę handlową;
- spółki cywilne mogą być przekształcone w każdą inną spółkę handlową;
- jednoosobowy przedsiębiorca (osoba fizyczna) może przekształcić formę prowadzonej przez siebie działalności w spółkę kapitałową, chociaż niektórzy dopuszczają także możliwość przekształcenia w spółkę komandytowo-akcyjną.
Zgodnie z zasadą kontynuacji wyrażoną w Kodeksie spółek handlowych, spółce przekształconej przysługują wszelkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. W szczególności spółka przekształcona pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.
W tym przypadku spółka przekształcona staje się stroną między innymi wszystkich umów, których stroną byłą spółka przekształcana, poza wyjątkami opisanymi powyżej, spółka staje się również stroną decyzji administracyjnych, w związku z czym nie musi występować do organów administracji o wydanie zezwolenia na prowadzenie określonej działalności.
Wspólnicy spółki przekształcanej, co do zasady, z dniem przekształcenia stają się wspólnikami spółki przekształconej. Dzień przekształcenia to dzień rejestracji spółki przekształcanej w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Należy również podkreślić, że nie zawsze przeprowadzenie procedury przekształcenia będzie możliwe. KSH nie dopuszcza możliwość przekształcenia spółki, która została postawiona w stan likwidacji i która rozpoczęła podział swojego majątku, jak również spółki, w stosunku do której ogłoszono stan upadłości.
Podobnie jak w przypadku połączenia lub podziału spółek, procedura przekształcenia składa się z trzech etapów:
- etap przygotowawczy,
- etap właścicielski,
- etap sądowy.
Pierwszy etap polega na sporządzeniu planu przekształcenia wraz załącznikami oraz dwukrotne zawiadomienie wspólników/akcjonariuszy o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu. Plan przekształcenia przygotowuje w formie pisemnej (w spółce jednoosobowej wymagana jest forma aktu notarialnego) zarząd spółki przekształcanej albo wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej. Plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia oraz w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w spółkę osobową określenie wartości godziwej udziałów albo akcji wspólników, jak również załączniki wymagane przez Kodeks spółek handlowych (m.in. uchwały w sprawie przekształcenia, czy projekt umowy albo statutu spółki przekształconej.)
Gdy wspólnicy/akcjonariusze zostali prawidłowo zawiadomieni o planowany przekształceniu, można przystąpić do etapu właścicielskiego, którego głównym elementem jest podjęcie uchwał o przekształceniu.
Uchwała o przekształceniu spółki powinna zawierać co najmniej:
- formę prawną spółki, w jaką spółka zostaje przekształcona;
- wysokość kapitału zakładowego, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością albo w spółkę akcyjną, albo wysokość kapitału akcyjnego, w przypadku przekształcenia w prostą spółkę akcyjną, albo wysokość sumy komandytowej, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytową;
- zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
- nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej, w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową, albo nazwiska i imiona wspólników prowadzących sprawy spółki i mających reprezentować spółkę przekształconą, w przypadku przekształcenia w spółkę osobową;
- zgodę na plan przekształcenia, a także na proponowane brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.
Podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej albo zawiązanie przekształconej spółki akcyjnej oraz powołanie organów spółki przekształconej.
Ostatni etap, tj. etap sądowy polega na złożeniu do sądu rejestrowego wniosku o wpis spółki przekształconej. Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu albo wspólnicy mający prawo reprezentacji spółki przekształconej. Dopuszczalne jest również złożenie wniosku przez profesjonalnego pełnomocnika na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa.
