Opowiadaliśmy już o tym, jak to jest, kiedy spółka z o.o. chce zawrzeć umowę z własnym członkiem zarządu. Pominęliśmy jednak bardzo szczególny przypadek, kiedy jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. Kodeks spółek handlowych dopuszcza możliwość zawierania umów pomiędzy spółką a takim jedynym członkiem zarządu – wspólnikiem. Stawia jednak dodatkowe wymagania wobec tego rodzaju relacji.
Cóż zatem w takiej sytuacji?
Przede wszystkim, w przypadku umowy zawieranej przez z spółkę z jedynym członkiem jej zarządu, będącym jednocześnie jedynym jej wspólnikiem, nie stosuje się zasady, iż w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Wówczas wymagane jest dla takiej czynności zachowanie formy aktu notarialnego.
Wyjątek
Oznacza to, że w takim przypadku członek zarządu będzie jednocześnie reprezentował samego siebie, jak i spółkę. Jest to wyjątek od reguły ogólnej. Przyjmuje się, że nie może być on w jakikolwiek sposób interpretowany rozszerzająco. Nie można na potrzeby takiej umowy „wystawić” do jej zawarcia jakiegoś specjalnie wyłonionego reprezentanta spółki. Nie ogranicza to jednak posłużenia się przez każdą ze stron umowy „zwykłym” pełnomocnikiem ustanowionym zgodnie z regułami ogólnymi.
Opisany wyjątek nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy zarząd jest wieloosobowy. Wówczas mamy do czynienia z regułami ogólnymi i koniecznością reprezentacji przez radę nadzorczą lub powołania pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników. Ale nie będziemy mieć do czynienia z zarządem wieloosobowym, jeżeli umowa spółki przewiduje, że w skład zarządu może/powinno wchodzić od jednego do kilku członków zarządu, ale faktycznie powołany jest jeden i tylko ten jeden sprawuje swoją funkcję (czyli zgodnie z umową spółki). Wówczas wracamy do wyjątku wymuszającego przyjęcie formy aktu notarialnego oraz rezygnację z wykorzystania jakichkolwiek innych reprezentantów spółki.
Akt notarialny
Wymóg formy aktu notarialnego dla umowy pomiędzy jednoosobową spółką a jedynym członkiem zarządu będącym jedynym wspólnikiem obwarowany jest dodatkowo koniecznością zawiadamiania przez notariusza sądu rejestrowego o każdorazowym dokonaniu takiej czynności. Brak zachowania formy aktu notarialnego skutkuje nieważnością czynności. Natomiast brak zawiadomienia przez notariusza sądu rejestrowego nie ma wpływu na jej ważność.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że wymóg zachowania formy aktu notarialnego jest przewidziany również dla jednostronnych oświadczeń wspólnika kierowanych do spółki. Podobnie jest z oświadczeniami spółki, które kierowane są do wspólnika.
Można też bez aktu
Pamiętajmy jednak, że wymóg zachowania formy aktu notarialnego, nie znajdzie zastosowania do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Przyjęcie takiej formy zapewnia wystarczające udokumentowanie treści czynności prawnej oraz chwili, w której została dokonana.
