Co do zasady podpisy pod umową zbycia udziałów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinny zostać poświadczone przez notariusza. Nie dotyczy to jednak spółek, które funkcjonują w ramach systemu S24 – w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, zbycie przez wspólnika udziałów jest możliwe również przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia zbywcy i nabywcy opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Poza granicami Polski poświadczenia podpisów może dokonać również konsul. Zgodnie z prawem konsularnym na wniosek obywatela polskiego lub organu administracji publicznej w Rzeczypospolitej Polskiej konsul poświadcza własnoręczność podpisu i znaku ręcznego. O poświadczenie podpisu przez konsula może wystąpić również cudzoziemiec lub organ administracji publicznej innego państwa jeżeli wykonanie danej czynności ma wywrzeć skutek na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. W powyższym zakresie czynności konsula, zgodnie ze wspomnianą ustawą, mają taką samą moc prawną jak czynności wykonywane przez notariusza.
Nie zawsze jednak poświadczenie podpisów pod umową zbycia udziałów będzie wymagać udziału notariusza albo konsula. Zgodnie z art. 25 ust. 1 prawa prywatnego międzynarodowego forma czynności prawnej podlega prawu właściwemu dla tej czynności, jednak wystarczy zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana. Regulacja ta nie ma zastosowania do zbycia nieruchomości oraz do czynności prawnych, których przedmiotem jest powstanie, łączenie, podział, przekształcenie lub ustanie osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Powyższy wyjątek nie ma jednak zastosowania do zbycia udziałów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Umowa zbycia udziałów polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać zawarta na terytorium innego państwa, wówczas zgodnie z przytoczoną regulacją prawa prywatnego międzynarodowego zastosowanie co do jej formy mogą mieć przepisy tego państwa. W przypadku Francji, Szwajcarii, czy Węgier zbycie udziałów może nastąpić w zwykłej formie pisemnej bez podpisów poświadczonych przez notariusza.
Istnieją jednak systemy prawne, które wymagają formy surowszej niż forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dla przykładu zbycie udziałów w Niemczech wymaga formy aktu notarialnego. Niemniej jednak, jeżeli umowa zbycia udziałów polskiej spółki została zawarta w Niemczech w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, to na gruncie prawa polskiego umowa taka będzie ważna.
