Jedną z najistotniejszych zmian wprowadzonych nowelizacją Kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 13 października bieżącego roku jest wyposażenie rad nadzorczych w dodatkowe kompetencje, których zadaniem ma być zwiększenie ich efektywności w strukturach spółek kapitałowych. Jak zaznacza ustawodawca w uzasadnieniu do projektu nowelizacji: „patrząc przez pryzmat kompetencji, rada nadzorcza powinna pracować jako ciało gwarantujące, że prowadzący sprawy spółki członkowie zarządu będą podejmowali wyłącznie działania zgodne z interesem spółki. Warunkiem realności sformułowanego założenia konstrukcyjnego spółki kapitałowej jest równowaga informacyjna, występująca między zarządem a członkami rady nadzorczej.”
W przypadku spółki akcyjnej powołanie rady nadzorczej jest obligatoryjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane do powołania rady nadzorczej w przypadku gdy wspólników jest więcej niż 25, a kapitał zakładowy przewyższa kwotą 500 tysięcy złotych natomiast w prostej spółce akcyjnej powołanie rady nadzorczej jest fakultatywne.
Rady nadzorcze działając w interesie spółki sprawują nadzór nad działalnością spółki, kontrolując działania zarządu. Dotychczasowe przepisy dotyczące rady nadzorczej nie gwarantowały jej pełnych uprawnień kontrolnych. Brakowało doprecyzowania zakresu obowiązków członków organów spółki (rady nadzorczej i zarządu) w zakresie wzajemnej korelacji.
Nowym obowiązkiem rady nadzorczej jest sporządzanie sprawozdania z jej działalności za poprzedni rok obrotowy, który rada składa zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. albo walnemu zgromadzeniu S.A. W przypadku spółek akcyjnych ustawodawca dodatkowo wskazał obligatoryjne elementy tego sprawozdania. Sprawozdanie powinno zawierać między innymi:
(i) ocenę sytuacji spółki z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego,
(ii) ocenę realizacji obowiązków zarządu,
(iii) ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.
Rada nadzorcza w celu wykonania swoich obowiązków może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać udzielenia informacji od zarządu, prokurentów, osób zatrudnionych w spółce na umowie o pracę, zleceniu czy umowie o dzieło. Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia mają być przekazywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania (chyba że w treści żądania zostanie wskazany dłuższy termin). Niewykonanie w terminie przez wskazane osoby ich obowiązków względem rady nadzorczej lub przekazanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w sposób niezgodny ze stanem faktycznym, zatajenie danych wpływających w istotny sposób na treść informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zostało zagrożone karą grzywny nie niższą niż 20 000 złotych i nie wyższą niż 50 000 złotych albo karą ograniczenia wolności. W przypadku gdy działanie sprawcy było nieumyślnie podlega on grzywnie nie niższej niż 6000 złotych i nie wyższej niż 20 000 złotych.
Kolejnym uprawnieniem rady nadzorczej jest możliwość powołania doradcy rady nadzorczej, który zbada na koszt spółki określoną sprawę dotyczącą działalności spółki lub jej majątku. Co ciekawe, w umowie z doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza. Ta regulacja stanowi wyjątek od zasady, że spółkę reprezentuje jej zarząd. Należy jednak doprecyzować wskazaną regulację, statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego. W przypadku gdy członkowie zarządu nie zapewnili doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów i nie udzielili mu żądanych informacji, osoby takie podlegają tej samej odpowiedzialności karnej jak ta wskazana powyżej.
Nowe regulacje kodeksowe regulują kwestię zwoływania, odbywania i protokołowania posiedzeń rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i w spółce akcyjnej. Wraz z wejściem w życie nowelizacji, zaakcentowana została rola przewodniczącego posiedzenia rady nadzorczej, zgodnie z którą od teraz pracami rady nadzorczej kieruje przewodniczący, na którym spoczywa obowiązek należytego organizowania jej prac. Rolą przewodniczącego jest również zwoływanie posiedzeń rady nadzorczej. Statut spółki może jednak przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom. Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego. Dodatkowo nowelizacja wprowadza obowiązek protokołowania uchwał rady nadzorczej ustanowionej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Na sam koniec warto jeszcze wspomnieć, że rada nadzorcza w spółce akcyjnej została wyposażona w nową, nieznaną dotąd kompetencję polegającej na wyrażeniu zgody na zawarcie przez spółkę transakcji z określonymi podmiotami. Zgodnie z nowym przepisem zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki, wymaga zgody rady nadzorczej.
Rada nadzorcza przed wyrażeniem zgody na zawarcie transakcji powinna zostać poinformowana o:
(i) firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji,
(ii) charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji,
(iii) przedmiocie transakcji,
(iv) wartości transakcji, oraz
(v) okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.
W przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony, za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania.
Statut może jednak wyłączyć obowiązek uzyskania zgody rady nadzorczej w powyższym przypadku, dodatkowo przepisu tego nie stosuje się w stosunku do spółek publicznych oraz spółek należących do grupy spółek.
