Zadaniowy system czasu pracy w pracy zdalnej – ryzyka

Epidemia wirusa COVID-19 zapoczątkowała szereg zmian społeczno-gospodarczych. Nie tylko nauczyliśmy się dostrzegać wiele aspektów naszego normalnego życia, ale również przemodelowaliśmy wiele perspektyw codziennego funkcjonowania. Zmiany nie ominęły także świata HR. Co więcej, śmiało możemy stawiać tezy, iż to właśnie ta dziedzina odnotowała w ostatnich dwóch latach prawdziwą rewolucję. Dotychczasowe, jak wielu wskazywało – archaiczne, rozwiązania Kodeksu pracy nie obroniły się w starciu z epidemią. Koniecznym stało się zreorganizowanie obowiązujących założeń. Jednym z kluczowych było wprowadzenie obok telepracy i home office – pracy zdalnej.

Zgodnie z założeniami ustawy covidowej, praca zdalna to praca określona w umowie o pracę wykonywana przez pracownika na polecenie pracodawcy przez czas oznaczony poza miejscem jej stałego wykonywania. Co kluczowe, jej wykonywanie może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala mu na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Sukces stosowania tego rozwiązania i korzyści z niego płynące przełożyły się na podjęcie decyzji o pozostawieniu pracy zdalnej na stałe w przepisach prawa pracy i wprowadzenie jej założeń regulacyjnych do Kodeksu pracy. Niestety, pomimo że sam zamysł uznać należy za słuszny, to jednak mimo wielu prób kodyfikacji, praca zdalna nadal nie została wprowadzona do Kodeksu. Tymczasem przed pracodawcami stosującymi ten tryb pracy nadal stoi wiele wyzwań, a w tym w szczególności zaprojektowanie takiego systemu czasu pracy, który odpowiadałby potrzebom i możliwościom świadczenia w trybie zdalnym.

Praca zdalna nie zwalnia pracodawców z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Przy stosowaniu pracy zdalnej ten obowiązek zdaje się być jednak szczególnie trudny do realizacji. Być może dlatego coraz bardziej powszechne stało się wprowadzanie zadaniowego systemu czasu pracy wobec pracowników świadczących pracę z domu. Głównym argumentem pracodawców jest bowiem zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy. Czy takie podejście jest jednak słuszne? I tak, i nie, bo wszystko zależy od konkretnego rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika i swobody, jaką w wyborze pory świadczenia daje pracodawca.

Pracownik objęty takim rodzajem czasu pracy samodzielnie organizuje sobie pracę i kształtuje swój rozkład czasu pracy, a więc wyznacza początek i koniec dnia pracy, a wymiar jego zadań powinien być tak ustalony przez pracodawcę, aby pracownik mógł je wykonać w normach czasu pracy określonych w art. 129 k.p. (w ten sposób: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 lutego 2008 r., II PK 148/07).

Nie jest dopuszczalne stosowanie zadaniowego systemu czasu pracy z jednoczesnym wymaganiem od pracownika pracy w określnych przez pracodawcę godzinach. Takie założenie jest samo w sobie wadliwe i wypacza sens stosowania tego szczególnego systemu czasu pracy.

Prawo pracy nie jest zna konstrukcji mieszanego czasu pracy, łączącego zadaniowy system pracy z jakimkolwiek innym, a w szczególności z systemem podstawowym lub równoważnym (tak chociażby: SN w wyroku z dnia 10 czerwca 2010 r., sygn. akt I PK 6/10). Ustalenie pracownikowi wykonującemu pracę w trybie zdalnym zadaniowego systemu czasu pracy z jednoczesnym wyznaczeniem godzin pozostawania do dyspozycji pracodawcy będzie istotnym naruszeniem przepisów prawa pracy, nie tylko wypaczającym sens regulacji art. 140 KP, ale i także pozbawiającym pracowników zatrudnionych w oparciu o ten system, ochrony i uprawnień w postaci wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowym.

Taka forma organizacji czasu pracy przewidziana w art. 140 k.p. oznacza zaś, że pracodawca nie wyznacza pracownikowi godzin pracy, ale właśnie zadania, które mają być wykonane w określonym czasie. Pracownik może sam decydować o długości dnia pracy, czy nawet liczbie dni pracy. Powszechnie akceptowane jest, że zatrudniony w zadaniowym czasie pracy pracownik ma duży zakres swobody w kształtowaniu swego czasu pracy i nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy.

Nie znajduje zatem usprawiedliwienia wprowadzanie zadaniowego systemu czasu pracy wobec pracowników, których zadania ściśle są związane z pracą innych działów lub którzy ze względu na rodzaj pracy nie mają swobody wyboru pory świadczenia.

Jednocześnie, co szczególnie istotne, to kwestia pracy ponadwymiarowej. Jeśli pracownik zwyczajowo świadczy pracę w godzinach nadliczbowych, wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy bez ograniczenia dotychczasowej liczby obowiązków i zadań do wykonania w obowiązujących normach czasu pracy jest dla pracodawcy bardzo ryzykowne. Już teraz znamy przypadki wprowadzenia pracownikom zadaniowego systemu czasu pracy i domaganie się przez nich wypłaty dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych lub kwestionowania założeń nowego systemu i zarzucania nadużyć przez pracodawców.

Wnioski? Ryzykowne jest wprowadzenie systemu zadaniowego wobec pracowników stale świadczących pracę ponad ustalony wymiar. Takie rozwiązanie słusznie uznawane jest za zmierzające raczej do obchodzenia przez pracodawcę prawa w zakresie wypłaty godzin nadliczbowych, w których nierzadko musi pracować pracownik objęty systemem zadaniowym (a co powinien móc sobie rekompensować krótszym świadczeniem obowiązków w innych dniach tego samego okresu rozliczeniowego).

Zadaniowy system czasu pracy pracowników zdalnych jest o tyle systemem szczególnym, że pracodawca nie ma możliwości kontrolowania i ewidencjonowania czasu wykonywania pracy przez pracownika zadań, m.in. ze względu na aktywność pracownika poza zakładem pracy. Nie ma zatem realnej możliwości weryfikacji, czy zlecane pracownikowi zadania są możliwe do wykonania w obowiązujących pracownika normach czasu pracy, czy pracownik jest zmuszony do pracy ponad ustalony wymiar.

Zadaniowy system czasu stosowany w zakładzie pracy stosującym pracę zdalną budzi wiele wątpliwości, w szczególności jeśli ten system wprowadzany jest dopiero w momencie (i na czas) świadczenia pracy w warunkach pracy zdalnej.

Pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze, względem pracowników objętych tym szczególnym systemem czasu pracy pracodawca nie może stosować podstawowych norm czasu pracy, wymagając od pracownika świadczenia pracy w konkretnych godzinach. Po drugie, pracownicy powinni sami decydować, w których dniach świadczą pracę dłużej, a w których krócej. Po trzecie, przełożeni powinni zlecać pracownikowi zadania możliwe do wykonania w obowiązujących normach czasu pracy. Po czwarte, przełożeni nie powinni oczekiwać, że pracownicy będą uzgadniać z nimi rozkład swojego czasu pracy. Nie mieliby wówczas swobody w kształtowaniu swojego czasu pracy i samodzielnego decydowania o czasie wykonywania poleconych zadań. Tymczasem w zadaniowym systemie czasu pracy pracownik może sam decydować o długości dnia pracy, a nawet o liczbie dni pracy, a pracodawca nie może zwolnić pracownika z powodu nieobecności w pracy w danym dniu, a jedynie, gdy ta osoba nie zrealizowała postawionego jej celu.