Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością cieszy się największym zainteresowaniem spośród wszystkich spółek kapitałowych, jak również osobowych. Ogólną zasadą odbywania Zgromadzenia Wspólników jest jego przeprowadzenie w siedzibie spółki (siedziba oznacza miejscowość, a nie konkretny adres spółki) lub w innej miejscowości na terenie kraju jeżeli przewiduje to umowa spółki lub wspólnicy spółki wyrażą na to zgodę. Często wspólnikami tego typu spółek są cudzoziemcy, czy ogólnie rzecz biorąc osoby przebywające poza terytorium Polski, a co warte jest odnotowania Zgromadzenia Wspólników nie mogą odbywać za granicą. W jednym z ostatnich artykułów podjąłem tematykę uczestnictwa w Zgromadzeniu Wspólników w sposób zdalny, natomiast w dzisiejszym artykule omówię pokrótce inne przewidziane prawem rozwiązania, czyli głosowanie na Zgromadzeniu Wspólników przez pełnomocnika lub głosowanie poza Zgromadzeniem Wspólników w trybie pisemnym albo obiegowym.
1. Pełnomocnictwo
Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość uczestniczenia i głosowania wspólnika w Zgromadzeniu Wspólników poprzez pełnomocnika jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Pełnomocnictwo takie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności, natomiast kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów.
Pełnomocnictwo musi określać precyzyjnie swój zakres (musi to być pełnomocnictwo szczegółowe albo chociażby rodzajowe) oraz wskazywać upoważnienie do oddania głosu na Zgromadzeniu Wspólników w danej sprawie, a nie tylko do uczestniczenia w Zgromadzeniu Wspólników. Dobrą praktyką jest umieszczenie w pełnomocnictwie załącznika wskazującego treści proponowanych uchwał oraz określić w tym pełnomocnictwie, czy pełnomocnik ma głosować „za”, „przeciw” lub wstrzymać się od oddania głosu. Pełnomocnictwo ogólne do udziału i głosowania na Zgromadzeniu Wspólników nie będzie zatem skuteczne.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych wprowadzają jednak bezwzględny zakaz udzielania przez wspólnika takiego pełnomocnictwa Członkowi Zarządu spółki, bądź jej pracownikowi. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna która posiada co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych tj. osoba która ukończyła 13 rok życia i nie została całkowicie ubezwłasnowolniona.
Co w przypadku, gdy protokół ze Zgromadzenia Wspólników sporządza notariusz w formie aktu notarialnego? Artykuł 99 § 1 Kodeksu cywilnego przewiduje, że jeżeli czynność prawna wymaga szczególnej formy pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. W przypadku pełnomocnictwa udzielonego przez wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wystarczająca jest forma pisemna, ponieważ przepis Kodeksu spółek handlowych mówiący o pełnomocnictwie jest przepisem szczególnym do przywołanego przepisu Kodeksu cywilnego.
2. Głosowanie w trybie obiegowym tzw. kurenda
Głosowanie w trybie obiegowym wymaga zgody wszystkich wspólników spółki na piśmie co do postanowienia będącego przedmiotem takiego głosowania. Zarząd inicjuje głosowanie w trybie obiegowym, przesyłając do wspólników projekt uchwały. W tym przypadku wszyscy wspólnicy, nawet ci wyłączeni od głosowania z mocy prawa (w swoim poprzednim artykule wskazywałem w jakich sprawach dany wspólnik nie może głosować), muszą wyrazić zgodę na uchwałę głosowaną w tym trybie. Jeżeli którykolwiek wspólnik spółki zagłosuje „przeciwko” lub wstrzyma się od głosu to uchwałą taka nie zostanie podjęta.
Głosowanie w trybie obiegowym odbywa się poprzez podpisanie się przez wspólników pod treścią proponowanej uchwały obiegowo, jednak jest również możliwość podpisania się przez każdego wspólnika na odrębnym dokumencie.
3. Głosowanie w trybie pisemnym
W przypadku głosowania pisemnego mamy do czynienia z dwoma etapami. Pierwszym etapem jest zainicjowania głosowania w trybie pisemnym, w którym zwołujący (zazwyczaj jest to Zarząd) musi uzyskać zgodę w formie pisemnej wszystkich wspólników na przeprowadzenie głosowania pisemnego. Zgoda musi wskazywać konkretnie co do jakich spraw jest ona wyrażana.
Drugim etapem jest samo podjęcie uchwały, w tym celu Zarząd powinien przesłać treść uchwał, które będą przedmiotem głosowania, natomiast wspólnicy powinni wydrukować te uchwały, podpisać i przesłać je na adres spółki. Kolejnym krokiem będzie sporządzenie protokołu ze Zgromadzenia Wspólników, który będzie zawierał informację o trybie głosowania i wynikach głosowania jak również powinien precyzować czy uchwały zostały podjęte.
4. Kiedy głosowanie poza Zgromadzeniem Wspólników jest niemożliwe
Głosownianie poza Zgromadzeniem Wspólników jest wyłączone w przypadkach, gdy przepisy Kodeksu spółek handlowych lub umowy spółki wymagają odbycia Zgromadzenia Wspólników. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych podjęcie uchwały wymaga odbycia Zgromadzenia Wspólników między innymi w następujących przypadkach:
a. w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki w sytuacji, gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego;
b. w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego;
c. w celu podjęcia uchwały o połączeniu;
d. w celu podjęcia uchwały o podziale spółki;
e. w celu podjęcia uchwały o przekształceniu spółki;
f. w przypadku, gdy jedyny członek zarządu zamierza złożyć rezygnację z pełnienia funkcji;
g. w przypadku głosowania tajnego;
h. w celu podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki (chociaż w doktrynie nie ma jedności co do takiego stanowiska).
5. Podsumowanie
Nie zawsze odbycie Zgromadzenia Wspólników jest konieczne do podjęcia uchwał, przepis Kodeksu spółek handlowych daje możliwość obejścia generalnej zasady dotyczącej jego zwołania. Istotna jest również kwestia analizy umowy spółki, ponieważ w tym zakresie istnieje możliwość modyfikacji postanowień kodeksowych. Powołanie pełnomocnika do uczestniczenia i głosowania za wspólników na Zgromadzeniu Wspólników również wymaga stosownej weryfikacji umowy spółki. Epidemia Covid-19 przyniosła również pewne ułatwienia odbycia Zgromadzenia Wspólników zdalnie. Ten cały katalog rozwiązań daje szerokie pole do tego by uniknąć paraliżu spółki gdy wspólnicy nie mogą stawić się na Zgromadzeniu Wspólników.
