Projekt ustawy implementującej dyrektywę o ochronie sygnalistów nie przewiduje obowiązku zapewnienia anonimowości sygnaliście, zatem to sam podmiot, projektując regulamin zgłoszeń wewnętrznych, powinien rozważyć, czy będzie rozpatrywał zgłoszenia anonimowe. Rozważając argumenty za i przeciw, warto pochylić się nad badaniami, z których wynika, że anonimowość zgłoszeń jest czynnikiem determinującym dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia.
Jak pokazują badania, dla 70% pracowników kluczowym czynnikiem, który skłoniłby ich do zasygnalizowania złych praktyk w firmie, jest zapewnienie anonimowości. Powyższe potwierdza również badanie przeprowadzone przez Fundację Batorego w 2012 r., z którego wynika, że respondenci będący świadkami łamania prawa przez kolegów z pracy najchętniej powiadomiliby o tym fakcie przełożonego oraz zewnętrzne organy w sposób dyskretny i anonimowy. Ponadto 50% badanych uważa, że gwarancja dyskrecji sprawi, że będą skłonni do raportowania niewłaściwych zachowań i sytuacji w miejscu pracy.
Z powyższego jednoznacznie wynika, że zapewnienie anonimowości dokonywania zgłoszeń może prowadzić do większej otwartości pracowników przy dokonywaniu zgłoszeń oraz pozytywnie wpłynąć na ich liczbę.
Niemniej jednak anonimowość zgłoszeń nie zawsze będzie prowadziła do pozytywnych skutków. Może ona być również czynnikiem wielu nadużyć ze strony pracowników. Anonimowość sprawia, że ludzie uważają, że ich czyny są bezkarne, co może prowadzić do podejmowania działań w złej wierze i zgłaszania naruszeń, nawet gdy do nich nie doszło, z takich pobudek, jak chęć zemsty, rewanżu lub dla hejtu. Może to prowadzić do zgłaszania informacji nieprawdziwych w celu uzyskania osobistych korzyści.
Kolejnym problemem, z którym możemy mieć do czynienia w przypadku anonimowych zgłoszeń, jest brak możliwości skontaktowania się z osobą dokonującą zgłoszenia oraz uzyskania dodatkowych niezbędnych informacji. Problem ten również obejmuje kwestię niemożności przekazania informacji zwrotnej sygnaliście. Zatem jeżeli organizacja decyduje się na zapewnienie anonimowości to powinna również wprowadzić takie rozwiązania systemowe, które umożliwiają przyjmowanie zgłoszeń bez konieczności podawania danych osobowych oraz umożliwiającą zachowanie ciągłości kontaktu z osobą dokonującą zgłoszenia.
Nie sposób również nie zauważyć, że nie we wszystkich organizacjach zapewnienie anonimowości będzie wystarczające do zapewnienia sygnaliście ochrony przed ujawnieniem jego danych. Istnieją bowiem sytuacje, w których sam fakt ujawnienia informacji o niej będzie jednoznaczny z ujawnieniem personaliów sygnalisty. Z takimi przypadkami będziemy mieli do czynienia, w szczególności gdy świadkiem danego naruszenia będzie tylko jedna osoba. Powyższe może dotyczyć zarówno małych organizacji, jak i większych. Takie sytuacje mogą prowadzić do działań odwetowych wobec sygnalisty, mimo iż zgłoszenie było anonimowe.
Biorąc pod uwagę powyższe, należy rozważyć wyodrębnienie komórki organizacyjnej, która będzie w stanie zapewnić anonimowość przyjmowanych zgłoszeń, lub skorzystanie z zewnętrznych firm specjalizujących się w przyjmowaniu i rozpatrywaniu zgłoszeń. Niewątpliwie outsourcing takich usług może pozytywnie wpłynąć na odczucia sygnalistów co do wysokiego poziomu zapewnienia anonimowości.
W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie procedur umożliwiających anonimowe zgłaszanie naruszeń, a informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona i następnie doszło do ujawnienia tożsamości zgłaszającego, który doświadczył działań odwetowych, stosuje się do takiego zgłaszającego odpowiednie przepisy dotyczące zakazu działań odwetowych oraz środków ochrony.
Podkreślenia wymaga fakt, że niezależnie od zapewnienia anonimowości zgłoszeń bezwzględnie należy zapewnić zgłaszającemu możliwość zachowania jego danych w poufności.
