O istnieniu prokury słyszał prawie każdy kredytobiorca. Wśród różnych dokumentów gromadzonych w relacji z bankiem, któryś z nich zapewne jest podpisany ze strony banku przez prokurenta. Ale instytucja ta została wymyślona nie tyle dla kredytobiorców czy innych kontrahentów danego podmiotu, a po to, aby ułatwić życie przedsiębiorcy poprzez zrzucenie możliwie wielu obowiązków na inną osobę.
Co to jest?
Prokura to pewien rodzaj pełnomocnictwa o narzuconym przez ustawę zakresie, który może być ustanowiony wyłącznie przez prowadzącego działalność gospodarczą przedsiębiorcę podlegającego wpisowi do konkretnych rejestrów: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (to w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. A zatem każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność gospodarczą może ustanowić prokurę.
Kto może zostać prokurentem?
Prokurentem może zostać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. A zatem, w przeciwieństwie do pełnomocnictwa, prokurentem nie może być osoba prawna.
Jak ustanowić?
Ustanowienie prokury przez spółkę to jednostronna czynność prawna adresowana prokurenta i zasadniczo wymaga jego zgody. Prokura powstaje z chwilą jej ustanowienia a wpis do rejestru przedsiębiorców KRS ma charakter deklaratoryjny (tj. nie jest warunkiem skuteczności powstania prokury). Teoretycznie zatem, prokurent, który nie został wpisany do rejestru, będzie mógł wykonywać wszystkie czynności, do których jest uprawniony. Teoretycznie, ponieważ w praktyce prokurent, który nie został wykazany w rejestrze, musiałby każdorazowo wykazywać swoje umocowanie do działania, co biorąc pod uwagę obowiązek rejestracji, mogłoby budzić wątpliwości osób trzecich.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, dla ustanowienia prokury wymagana jest zgoda wszystkich członków zarządu spółki. Natomiast odwołać prokurę może każdy członek zarządu.
Ustanowienie prokury wymaga zachowania formy pisemnej. Jednakże, należy pamiętać o przepisach szczególnych Kodeksu spółek handlowych dotyczących zawarcia umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy. W takim przypadku „podjęcie uchwały o ustanowieniu prokury może nastąpić przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym”. Wówczas również wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Uchwała ta wymaga kwalifikowanych podpisów elektronicznych, podpisów zaufanych albo podpisów osobistych i jest równoważna z uchwałą w formie pisemnej.
W odniesieniu do formy ustanowienia prokurenta nie obowiązuje reguła, że udzielenie stosownego upoważnienia wymaga zachowania formy przewidzianej dla czynności prawnej, która jest objęta tym upoważnieniem.
Co prokurent może w imieniu spółki zrobić?
Zakres prokury określają przepisy Kodeksu cywilnego i zakresu tego udzielający prokury nie może modyfikować w sposób inny niż przewidziany przepisami.
Prokurent umocowany jest do wykonywania „czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa”. Co się kryje za tymi pojęciami? W zasadzie: wszystko, dopóki jest to „związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa”. Są to czynności prawne, faktyczne, ale i procesowe. Mogą być one zarówno w ramach zwykłego zarządu, jak i przekraczające ten zarząd. Spółka nie może skutecznie wydzielić dla prokurenta jakiegoś pakietu zadań, którym ma się zajmować, tak jak jest to możliwe w przypadku pełnomocnictwa. Zakres umocowania narzuca ustawa i kropka. Ewentualne odstępstwa od tej zasady może przewidywać również tylko ustawa. Warte jest zatem gruntownego przemyślenia czy i komu należy udzielić tak szerokiego zakresu uprawnień.
Przy tym, skoro prokura adresowana jest do czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej danego podmiotu, to należy uznać, że prokurent nie jest uprawniony podejmować aktywności charakterystycznych dla stosunków wewnętrznych tego podmiotu, jak np. do zwoływania posiedzeń organów. Jednakże, oświadczenia kierowane do spółki, mogą być kierowane do prokurenta ze skutkiem dla spółki.
Natomiast, Kodeks cywilny przewiduje sytuacje, w których prokura nie wystarcza, i tak czy inaczej wymagane jest pełnomocnictwo szczególne. Do takich okoliczności zalicza się: zbycie przedsiębiorstwa, oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania oraz zbycie i obciążenie nieruchomości.
Ponadto, prokurent nie może powierzyć realizacji całości swojego umocowania innej osobie. Może natomiast udzielać pełnomocnictw szczególnych i rodzajowych.
Ograniczenia działania prokurenta
Pewnym rodzajem ograniczenia prokurenta może być wymóg łącznego działania z innym prokurentem. Nie wpływa to na zakres przedmiotowy umocowania prokurenta.
Możliwe jest także ustanowienie prokury obejmującej umocowanie „także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego”. Należy przy tym pamiętać, że z Kodeksu spółek handlowych wynika możliwość wprowadzenia reguły, że oto członek zarządu będzie miał uprawnienie do reprezentacji spółki wyłącznie przy współudziale prokurenta. Oczywiście te dwie regulacje powinny „spotykać się” jako jedna spójna regulacja zasad reprezentacji spółki.
Prokura może być ograniczona również do działania oddziału przedsiębiorstwa (prokura oddziałowa). Co to aktualnie jest oddział przedsiębiorstwa krajowego, to temat na oddzielne rozważania. Dość powiedzieć, że przepisy regulujące prowadzenie działalności gospodarczej przez polskich przedsiębiorców nie definiują oddziału przedsiębiorstwa. Z tej przyczyny należałoby zapewne posłużyć się definicją oddziału zawartą w ustawie z dnia 06.03.2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która stanowi, że jest to „wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności”.
Nie ma konieczności traktowania wszystkich prokurentów jednolicie odnośnie zakresu ich umocowania. Mogą być równolegle umocowani np. prokurenci samoistni oraz prokurenci działający w ramach prokury łącznej.
Prokurenta można oczywiście ograniczyć w jego działaniach, ale tylko w ramach umowy „wewnętrznej” pomiędzy mocodawcą a prokurentem. Umowa taka nie będzie skuteczna wobec osób trzecich, ale mocodawca może dochodzić wobec prokurenta egzekwowania takiej umowy „wewnętrznej”, łącznie z ewentualnymi roszczeniami odszkodowawczymi.
Niezależnie jednak od powyższego, prokurent nie może w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością być równocześnie członkiem komisji rewizyjnej lub rady nadzorczej.
A gdy już prokury nie chcemy…
Prokurę można odwołać w każdej chwili. I fakt ten podlega zgłoszeniu do właściwego rejestru. Przepisy nie przewidują szczególnej formy dla odwołania prokury.
Kiedy prokury ustanowić nie wolno?
Są też okoliczności, kiedy prokury po prostu nie wolno ustanowić. Otwarcie likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powoduje wygaśnięcie udzielonych prokur i kolejne nie mogą być ustanowione. Podobnie dzieje się w przypadku kurateli, a także ogłoszenia upadłości spółki (pogląd o niemożności ustanowienia prokury w czasie upadłości spółki potwierdził również Sąd Najwyższy w uchwale z dn. 21.07.2006 r. sygn. akt III CZP 45/06).
Wygaśnięcie prokury
Prokura wygasa wraz z wykreśleniem spółki z rejestru przedsiębiorców, ogłoszeniem jej upadłości, otwarciem likwidacji, przekształceniem spółki, a także ustanowieniem kuratora.
Prokura wygasa także wraz ze śmiercią prokurenta.
Obowiązek informacyjny
Prokurę mogą ustanowić przedsiębiorcy podlegający wpisowi do określonych rejestrów, o których była mowa powyżej. Konsekwentnie zatem, prokura podlega ujawnieniu w tych rejestrach. Oprócz samego faktu udzielenia prokury, z danego rejestru wynikać będzie jeszcze czy prokura ma charakter samoistny czy łączny.
Powstrzymać entuzjazm
Jak widać, ustanowienie prokurenta może być bardzo brzemienne w skutki. To stosunek opierający się na zaufaniu. Prokurent dostaje w swoje ręce naprawdę szerokie uprawnienia w relacjach z osobami trzecimi, co daje duże możliwości nadużyć. Zatem oprócz odpowiedzi na pytanie, czy aby na pewno potrzebuję tego rodzaju funkcji w swojej firmie, najważniejsza jest odpowiedź, kto miałby ją sprawować i jak ułożyć z prokurentem stosunki, aby na ile to możliwe, kontrolować jego działania.
