To już nie tylko dobra praktyka.
Nowelizacja KSH wchodzi w życie z dniem 13 października 2022 r. Jedną ze zmian wprowadzanych wskazaną nowelizacją jest obowiązek protokołowania uchwał zarządu w spółkach kapitałowych. Dotychczas, pomimo braku ustawowego obowiązku protokołowania uchwał zarządu, taka praktyka od dawna była obecne w obrocie, a jej usankcjonowanie ma na celu zapobiec odstępstwom od tej praktyki. Pomimo, że nie we wszystkich spółkach przyjęło się protokołowanie uchwał zarządu, to niewątpliwie taka praktyka ma istotny walor praktyczny z uwagi na to, że pozwala uniknąć w przyszłości wątpliwości zarówno co do treści samej uchwały, jak i faktu jej podjęcia.
Zgodnie z nowym przepisem art. 208(1) Kodeksu Spółek Handlowych odnoszącym się do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:
Uchwały zarządu są protokołowane.
Protokół powinien zawierać:
- porządek obrad,
- imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.
W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.
Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.
W art. 208(1) KSH wskazano minimalny zakres treściowy protokołu. Niemniej jednak nie żadnych przeciwskazań, by znalazły się w nim dodatkowe elementy, takie jak: data posiedzenia zarządu, miejsce odbycia posiedzenia – jeżeli odbyło się ono poza lokalem spółki, odnotowanie obecności/nieobecności poszczególnych członków zarządu, informacja o sposobie poinformowania o posiedzeniu, wymienienie innych osób uczestniczących w posiedzeniu (protokolanta, ekspertów, pracowników spółki wezwanych na posiedzenie), przebieg dyskusji, prezentacja stanowiska/oświadczenia poszczególnych członków zarządu czy osób trzecich.
Wskazać należy, że obowiązek protokołowania uchwał zarządu obejmuje zarówno te podjęte na posiedzeniach tradycyjnych, jak i te podjęte za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, to fakt, że nowelizacja KSH nie wprowadza odrębnych zasad dla organów jednoosobowych w zakresie protokołowania uchwał. Zatem do uchwał podejmowanych przez jedynego członka zarządu również będzie miał zastosowanie przepis art. 208(1) KSH wskazujący na obowiązek protokołowania uchwał zarządu.
W odniesieniu do spółki akcyjnej, jak również prostej spółki akcyjnej, zachowano obowiązek protokołowania uchwał zarządu, a nowelizacja wprowadza jedynie rozszerzenie w zakresie treści protokołu.
Protokół posiedzenia organu (zarządu/rady nadzorczej/rady dyrektorów) prostej spółki akcyjnej powinien zawierać takie same dane jak w przypadku protokołu uchwał zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, o którym mowa w art. 208(1) KSH, z wyłączeniem obowiązku wskazywania porządku obrad. W przypadku spółki akcyjnej zakres danych zawartych w protokole uchwał zarządu powinien być identyczny jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Należy zauważyć, że nowelizacja KSH w odniesieniu do spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej zmniejsza rygoryzm prawny w zakresie wymaganych podpisów pod protokołem uchwały organów S.A. i PSA. Od wejścia w życie nowelizacji KSH nie będzie wymagane podpisywanie protokołu uchwał przez wszystkich członków organu obecnych na posiedzeniu. Wystarczające w tym zakresie będzie podpisanie uchwały przez jednego członka, oczywiście o ile umowa lub statut spółki nie przewiduje odmiennych zasad w tym zakresie.
