Czy kanały zgłoszeń nieprawidłowości mają znaczenie dla przedsiębiorstwa?
Zdecydowanie tak! Im większa liczba osób uprawnionych do składania zgłoszeń naruszeń prawa, tym lepiej pracodawca powinien zadbać o udostępnienie środków, za pośrednictwem których mogą dokonywać zgłoszenia.
Przy budowaniu kanałów zgłoszeń nieprawidłowości należy pamiętać, iż powinny być skrojone na miarę potrzeb przedsiębiorstwa, w którym są wdrażane, na przykład jeżeli pracodawca dopuszcza możliwość pracy zdalnej lub telepracy, powinien jednocześnie umożliwić pracownikom wnoszenie zawiadomień zarówno za pomocą środków porozumienia się odległość (e-mail, telefon, odpowiedni system informatyczny), jak i tradycyjnie – za pośrednictwem operatora pocztowego.
Wdrożenie kanałów nieadekwatnych do potrzeb przedsiębiorstwa i nieodpowiadających jego strukturze organizacyjnej nie daje zgłaszającym naruszenia realnych możliwości powiadomienia pracodawcy o naruszaniu przepisów obowiązującego prawa, a tym samym wypacza sens ich wprowadzania w ogóle.
Udostępnienie środków, za pośrednictwem których osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie mogą składać zawiadomienia w ramach wewnętrznych procedur i struktur, jest elementem istotnym z punktu zabezpieczenia interesów pracodawcy. Dlaczego? Ponieważ to dzięki nim osoby zarządzające firmą mają możliwość eliminacji z organizacji zachowań i działań, które powodują realne zagrożenie naruszania prawa w przyszłości, lub takich, które już to prawo naruszają, ale pracodawca może zapobiec ich eskalacji i wyciekowi informacji o naruszeniu do przestrzeni publicznej, co z pewnością nie byłoby w jego interesie.
Pracodawcy nie powinni lekceważyć wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń, ponieważ mogą one przyczynić się do wcześniejszego i skutecznego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez sygnalistów, a tym samym do szybszego i nienarażającego pracodawcę na ponadwymiarowe ujemne skutki wyeliminowania zagrożeń. Taka forma zgłoszeń pozwala również organizacjom na zachowanie dobrego wizerunku i wzmacnia zaufanie innych podmiotów do działalności organizacji.
Jakie więc mogą być kanały zgłoszeń naruszeń?
Wyróżniamy trzy główne kanały zgłoszeń naruszeń prawa tj. kanały wewnętrzne, kanały zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
Zgłoszenie wewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie organizacji, przekazane do organizacji, z którą sygnalista jest związany. Cieszą się one największą popularnością wśród osób zgłaszających naruszenia. Zgłoszenie naruszenia w obrębie organizacji daje również największą szansę na przekazanie informacji o naruszeniach osobom, które mogą im zapobiec lub wyeliminować ich występowanie na przyszłość.
Zgłoszenia zewnętrznego sygnalista może dokonać poprzez zgłoszenie naruszenia właściwym organom. Organami przyjmującymi zewnętrzne zgłoszenia naruszeń mogą zostać nie tylko organy sądowe, ale również organy regulacyjne, nadzorcze mające kompetencje w poszczególnych dziedzinach lub organy o bardziej ogólnych kompetencjach na poziomie centralnym, organy ścigania, organy antykorupcyjne czy rzecznicy praw obywatelskich.
Zewnętrzne kanały sygnalizacji mają służyć przede wszystkim zagwarantowaniu obywatelom prawidłowego dostępu do organów publicznych celem działania na rzecz ochrony interesu publicznego.
Ujawnienie publiczne przewidziane jako trzeci z kanałów zgłoszenia naruszeń. Gwarantuje osobie zgłaszającej naruszenia prawo do podania do wiadomości publicznej informacji stwierdzającej naruszenia. Istotne jest spełnienie określonych warunków.
Jakie kanały zgłoszeń naruszeń powinien udostępnić pracodawca?
Forma zgłaszania przez sygnalistów naruszeń za pośrednictwem wewnętrznych kanałów nie została wprost zastrzeżona.
Każdy system zapewniający poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenie naruszenia jest prawidłowy. Zgłoszenie może, przy zachowaniu przepisów prawa i odpowiednich środków bezpieczeństwa, odbywać się zarówno podczas bezpośrednich rozmów sygnalistów z wyznaczonymi do tego przez pracodawcę osobami lub organami, jak i telefonicznie, e-mailowo lub za pośrednictwem udostępnionych systemów i platform informatycznych.
Pracodawcy, wprowadzając kanały zgłoszeń naruszeń, nie muszą (a nawet nie powinni) ograniczać się do jednego kanału. Wprowadzenie równolegle kilku różnych form wnoszenia zgłoszeń stanowić będzie jedynie o dużej dostępności tych kanałów dla różnych pracowników (czy współpracowników) organizacji. Nie każda z zatrudnionych osób będzie chciała przedstawić okoliczności związane z naruszeniami prawa bezpośrednio w rozmowie z innym pracownikiem organizacji, z drugiej strony utworzenie przez pracodawcę wyłącznie kanału zgłoszeń naruszeń w formie przeznaczonego do tego adresu poczty elektronicznej może nie sprawdzić się w zakładzie pracy zatrudniającym osoby wykluczone cyfrowo nieposiadające komputera i niekorzystające z takich narzędzi w wykonywanej pracy.
Kanały zgłaszania naruszeń powinny być dostosowane do jak najszerszego grona osób zatrudnionych w organizacji, tak aby zapewnić każdej z nich możliwość wniesienia zgłoszenia wewnątrz organizacji.
Najbardziej oczywistą formą zgłoszeń naruszeń będzie zapewne forma pisemna. I słusznie. Forma ta zapewnia nie tylko poufność w zakresie przekazywanych informacji o naruszeniach, ale także eliminuje ryzyko przeinaczenia przez osobę odbierającą zgłoszenie treści samego zgłoszenia, a już zwłaszcza wówczas, gdy zgłoszenie spisywane jest po spotkaniu, a nie w trakcie jego trwania.
Organizacje wprowadzające wewnętrzne kanały zgłoszeń naruszeń powinny skupić się na ułatwieniu sygnalistom docierania do odpowiednich organów w organizacji. Pisemne zgłoszenie może być bowiem przekazane przez zgłaszającego zarówno osobiście wyznaczonemu przez organizację pracownikowi, ale i listownie za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres pracodawcy lub komórki organizacyjnej upoważnionej do przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń.
Warto też zwrócić uwagę, że na pewno tańszym i zapewniającym większy komfort osób zgłaszających naruszenie rozwiązaniem byłoby udostępnienie przez pracodawcę w ogólnodostępnej dla pracowników przestrzeni skrzynek umożliwiających osobom chcącym zgłosić naruszenie pozostawienie w skrzynce listu dla pracodawcy. Takie skrzynki mają jednak dwie zasadnicze wady. Po pierwsze, ogólnodostępna przestrzeń nie gwarantuje poufności, a już na pewno nie zapewni anonimowości, zwłaszcza jeżeli będzie umieszczona w miejscu stanowiącym ciąg komunikacyjny pracowników. Po drugie, skrzynka może skutecznie uniemożliwić pracodawcy wykonanie w terminie obowiązku poinformowania o wpłynięciu zgłoszenia. Nie zawsze bowiem na zgłoszeniu znajdzie się data jego sporządzenia, a nawet jeżeli taka data się pojawi, to nie zawsze będzie ona świadczyła o dacie dokonania czy nawet sporządzenia zgłoszenia. Aby pracodawca mógł być pewien wykonania swojego obowiązku poinformowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia, skrzynka musiałaby być weryfikowana na bieżąco, a najlepiej codziennie na koniec dnia pracy.
Inną dopuszczalną i często stosowaną formą zgłaszania naruszeń jest forma zgłoszenia elektronicznego wysyłanego za pośrednictwem wiadomości e-mail. Do takich celów coraz większa grupa pracodawców decyduje się założyć jedną skrzynkę e-mailową udostępnioną wszystkim zatrudnionym i współpracującym podmiotom. Skrzynka mailowa powinna być przeznaczona wyłącznie do odbierania zgłoszeń naruszeń prawa, a obsługa takiej skrzynki powinna być powierzana jednemu pracownikowi lub grupie pracowników (współpracowników) odpowiedzialnych za jej administrowanie.
Wielu pracodawców słusznie decyduje się na udostępnienie formularzy zgłoszeń. Takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno podczas rozmów ze zgłaszającym naruszenie, jak i w formie pisemnej czy elektronicznej. Z całą pewnością formularz stanowi znaczne ułatwienie, które pozwala zgłaszającemu naruszenie na uporządkowanie toku myśli i wyraźne wyartykułowanie naruszenia, a odbierającemu zgłoszenie – zrozumienie sedna problemu. Wprowadzenie formularza wykluczy także możliwość popełnienia błędu formalnego osoby zgłaszającej naruszenie m.in. co do obligatoryjnych elementów zgłoszenia, wymaganych przez pracodawcę dla możliwości nadania zgłoszeniu dalszego biegu w ramach ustalonej w firmie procedury zgłoszeń naruszeń prawa.
Jedną z najbardziej popularnych i nowoczesnych form zgłaszania naruszeń, stanowiących emanację rewolucji cyfrowej, która zagościła i rozgościła się (zapewne na stałe) u polskich pracodawców, jest wzmożone wykorzystywanie systemów i platform online. Narzędzia te w dużej mierze oparte są na przystępnych interfejsach i intuicyjnych funkcjach pozwalających na szybki dostęp pracowników do kanału zgłoszenia naruszeń. Systemy takie mają wiele zalet. Po pierwsze, zapewniają możliwość dokonania zgłoszenia osobom świadczącym pracę w trybie zdalnym. Po drugie, zapewniają zachowanie zasady poufności zgłoszeń, umożliwiając jednocześnie ich pełną anonimizację (wedle woli i założeń wdrożonego systemu w przedsiębiorstwie). Po trzecie, ułatwiają przeprowadzanie sprawnej komunikacji pomiędzy organizacją a pracownikiem zgłaszającym naruszenia. I po czwarte, najczęściej umożliwiają również prowadzenie w tym samym systemie rejestru zgłoszeń naruszeń w przejrzystej formie elektronicznej. Zalet zapewne można by znaleźć znacznie więcej, w tym możliwość udostępnienia pracownikom i współpracownikom formularzy zgłoszeń naruszeń. Niestety jedną z wad takiego rozwiązania jest cena, która dla mikro- i małych przedsiębiorców może stanowić zbyt duże i nieopłacalne obciążenie.
Żadna z powyższych metod nie wyklucza możliwości ustanowienia również ustnego powiadomienia o naruszeniu (telefonicznie lub bezpośrednio w rozmowie z wyznaczoną osobą). Forma ta wymaga od pracodawcy zorganizowania odpowiedniego, zapewniającego poufność pomieszczenia oraz zatrudnienia lub wyznaczenia osoby odbierającej ustne zgłoszenia, co wiąże się również z dodatkowymi kosztami. Ustne zgłoszenia mogą być dokonywane przez sygnalistę nie tylko osobiście podczas rozmowy z pracownikiem wyznaczonym do odbierania zgłoszeń naruszeń, ale też zdalnie, np. za pośrednictwem połączenia telefonicznego czy też wideorozmowy. Najczęściej wyznaczanymi przez pracodawców osobami do przyjmowania zgłoszeń składanych w formie ustnej są pracownicy działów HR i compliance.
Obecny brak jednoznacznej ustawy o ochronie sygnalistów pozwala na większą swobodę w podejmowaniu decyzji co do wyboru kanałów zgłoszeń naruszeń. Pracodawcy powinni jednak czujnie śledzić zmiany w przepisach, aby uniknąć niezgodności z prawem.
Pracodawca, wprowadzając regulamin zgłoszeń naruszeń, musi pamiętać, żeby jednoznacznie określić, czy wniesienie przez sygnalistę zgłoszenia naruszenia prawa za pośrednictwem innego kanału, niewymienionego wprost w regulaminie, może stanowić podstawę do nierozpoznania zgłoszenia.
Jakie cechy powinny posiadać kanały zgłoszeń naruszeń?
Skuteczność prawidłowego działania wewnętrznych kanałów zgłoszeń naruszeń zależy od ich określonych cech. Najważniejszymi cechami dobrze działającego systemu zgłoszeń naruszeń jest skuteczność, bezpieczeństwo i poufność. Tylko przy ich zachowaniu kanały zgłoszeń będą stanowiły wydajny system rozwiązywania zgłaszanych naruszeń w poczuciu bezpieczeństwa i poufności przekazywanych danych, co nierzadko ma wpływ na podjęcie decyzji o zgłoszeniu naruszenia przez osoby zatrudnione w organizacji na stanowiskach różnego szczebla.
Aby zapewnić skuteczność wewnętrznych kanałów zgłoszeń naruszeń, powinny one odznaczać się również niezależnością, a wręcz autonomicznością. Żaden nawet najlepiej technicznie przygotowany kanał wewnętrznych zgłoszeń naruszeń nie będzie działał, jeżeli pracownicy nie będą mieli do niego zaufania i wiary w jego skuteczne i obiektywne działanie. Zaprojektowany przez organizację wewnętrzny sposób zgłaszania naruszeń powinien zapewniać kompletność i integralność informacji oraz zachowywać wysoki standard poufności tychże informacji. Kluczową kwestią takiego systemu powinno więc pozostawać bezpieczeństwo oraz zastosowanie szczególnych zabezpieczeń, zwłaszcza przed dostępem do informacji przez osoby nieupoważnione.
Pracodawcy są zobowiązani do ochrony sygnalistów, a tym samym powinni zwrócić uwagę na rzetelne prowadzenie rejestrów zgłoszeń, jak też sporządzanie cyklicznych raportów w tym zakresie. Dokumentacja taka powinna być przechowywana i archiwizowana w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązkami, jakie prawo nałożyło na organizacje w związku z ochroną sygnalistów.
