Powołanie komisji wyjaśniającej Do powołania komisji wyjaśniającej uprawniony jest pracodawca, czyli w praktyce organ zarządzający przedsiębiorstwem. Nierzadko zdarza się jednak, że organy te udzielają pełnomocnictwa innym pracownikom lub działom, najczęściej działom HR, w których zazwyczaj skupia się nadzór i koordynowanie systemu zgłaszania naruszeń prawa. Przy powoływaniu komisji wyjaśniającej ważnym jest zadbanie o umożliwienie komisji procedowania w ramach zasad poufności, bezstronności, niezależności, niezwłocznego podejmowania wszelkich wymaganych procedurą działań, w terminach określonych w regulaminie wewnątrzzakładowym, a także rzetelnego i obiektywnego rozpoznania zgłoszenia i ustalenia prawdziwości opisywanych w nim zdarzeń i okoliczności. Dla zaadresowania tych zasad tak ważnym jest prawidłowe powołanie komisji i [...]

Brak wdrożenia i nieprawidłowe objęcie ochroną sygnalistów Przez wprowadzenie w życie przepisów o ochronie sygnalistów na gruncie krajowym dojdzie do nałożenia dodatkowych obowiązków na pracodawców zatrudniających co najmniej 250 (a od 17 grudnia 2023 r. – co najmniej 50) pracowników. Najważniejszym obowiązkiem nakładanym na pracodawców jest objęcie ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa. Uściślając powyższy obowiązek, trzeba wskazać, że pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Dokument ten powinien regulować co najmniej takie kwestie, jak: wskazanie podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; wskazanie sposobu przekazywania zgłoszeń; informację, czy wewnętrzna procedura [...]

Zachowania niepożądane w organizacji mają wiele wymiarów. Różne są też poziomy odpowiedzialności pracodawców za ich występowanie. Mogą mieć one wymiar odpowiedzialności cywilnej, ale także wykroczeniowej czy nawet karnej. W zależności od tego, z jakim działaniem niepożądanym będziemy mieli do czynienia, różne kategorie podmiotów mogą być odpowiedzialne za jego występowanie. To od poszkodowanego będzie zależeć, wobec kogo wystosuje swoje roszczenia i na jakiej podstawie. Jeżeli w firmie dojdzie do mobbingu, dyskryminacji czy też innych zachowań niepożądanych, pierwszą myślą jest dochodzenie naprawienia szkody od pracodawcy. Może być ona dochodzona zarówno na gruncie przepisów prawa pracy, prawa cywilnego, jak i karnego, w zależności [...]

Żaden z obowiązujących przepisów prawa pracy nie wprowadza obowiązku tworzenia specjalnych kanałów, za pośrednictwem których pracownik może wnieść zgłoszenie lub skargę dotyczącą nadużyć, jakich doświadcza lub jakich jest świadkiem. Jak wskazują sami pracodawcy, preferowane są pisemne lub elektroniczne sposoby zgłaszania nadużyć[1]. Ciężko się temu dziwić. Przekaz pisemny eliminuje ryzyko wypaczenia treści zgłoszenia oraz pozostawia w organizacji ślad działań, które podjęto na skutek zawiadomienia, co pozwala pracodawcy rozliczyć się z obowiązku przeciwdziałania danym zachowaniom niepożądanym. Coraz częściej pracodawcy decydują się tworzyć specjalną skrzynkę pocztową lub wręcz odrębny system informatyczny służący składaniu zgłoszeń. Takie rozwiązanie zapewnia istnienie jednego spójnego kanału obsługiwanego przez [...]

Narzędzia zgodności Zarządzanie zgodnością w przedsiębiorstwie, to wielowątkowy proces rozpoczynający się na etapie zidentyfikowania czynników ryzyka oddziałujących na funkcjonowanie organizacji, wymagający odpowiedniego ustrukturyzowania, jak również organizacji w ramach danej firmy. Jedną z kluczowych dla bezpieczeństwa i ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa komórek jest jednostka lub dział HR. Biorąc pod uwagę fakt, iż każda działalność w mniejszym lub większym stopniu oparta będzie na tzw. czynniku ludzkim, który ze swej natury stanowi prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, dział HR jako jednostka odpowiadająca w ramach przedsiębiorstwa za zarządzanie zasobami ludzkimi, jak też całą politykę kadrową, odgrywa istotną rolę w procesie zarządzania zgodnością, a więc także funkcjonowania systemu [...]

Wdrożenie w przedsiębiorstwie efektywnego systemu zapobiegania działaniom niepożądanym nie zawsze będzie równoznaczne z brakiem ich występowania w organizacji. Co więcej, osoby odpowiedzialne w firmie za obszar HR i/lub compliance, nawet aktywnie przeciwdziałając zachowaniom niepożądanym, nie zawsze będą na bieżąco informowane o każdym przypadku tego typu zachowań. Oprócz wszystkich działań prewencyjnych, takich jak szkolenia czy też przygotowywanie publikacji dotyczących zachowań niepożądanych, szczególną uwagę musimy skupić na wszystkich działaniach, które pomogą zidentyfikować, a w finalnym efekcie wyeliminować z firmy poszczególne przypadki nieakceptowalnych zachowań. Za jeden z elementów zapobiegania działaniom niepożądanym w organizacji uznać można system kwalifikowania występujących nieprawidłowości, co wprost umożliwi pracodawcy [...]

Przez wprowadzenie w życie przepisów o ochronie sygnalistów na gruncie krajowym dojdzie do nałożenia dodatkowych obowiązków na pracodawców zatrudniających co najmniej 250 (a od 17 grudnia 2023 r. – co najmniej 50) pracowników. Najważniejszym obowiązkiem nakładanym na pracodawców jest objęcie ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa. Uściślając powyższy obowiązek, trzeba wskazać, że pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Dokument ten powinien regulować co najmniej takie kwestie, jak: wskazanie podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; wskazanie sposobu przekazywania zgłoszeń; informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych; wskazanie niezależnego organizacyjnie podmiotu, [...]

Projekt ustawy implementującej dyrektywę o ochronie sygnalistów nie przewiduje obowiązku zapewnienia anonimowości sygnaliście, zatem to sam podmiot, projektując regulamin zgłoszeń wewnętrznych, powinien rozważyć, czy będzie rozpatrywał zgłoszenia anonimowe. Rozważając argumenty za i przeciw, warto pochylić się nad badaniami, z których wynika, że anonimowość zgłoszeń jest czynnikiem determinującym dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia. Jak pokazują badania, dla 70% pracowników kluczowym czynnikiem, który skłoniłby ich do zasygnalizowania złych praktyk w firmie, jest zapewnienie anonimowości. Powyższe potwierdza również badanie przeprowadzone przez Fundację Batorego w 2012 r., z którego wynika, że respondenci będący świadkami łamania prawa przez kolegów z pracy najchętniej powiadomiliby o tym fakcie [...]

Odrębną kwestią od uwzględnienia obszaru danych osobowych w kategorii zawiadomień, które obowiązkowo powinny być rozpoznawane w ramach poszczególnych procedur sygnalizacji nieprawidłowości, jest prawidłowe odniesienie zasad wynikających z RODO do nowo tworzonych procedur sygnalizacji nieprawidłowości. Poufność danych Zarówno z dyrektywy, jak i projektu ustawy wynika, że każdy pracodawca wdrażający przepisy o sygnalistach powinien zapewnić, aby właściwe organy dysponowały odpowiednimi procedurami ochrony w zakresie przetwarzania zgłoszeń i ochrony danych osobowych osób, o których mowa w tych zgłoszeniach. Takie procedury powinny zapewniać ochronę tożsamości każdej osoby dokonującej zgłoszenia, których dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich, o których mowa w zgłoszeniu, na przykład świadków lub [...]

Czy kanały zgłoszeń nieprawidłowości mają znaczenie dla przedsiębiorstwa? Zdecydowanie tak! Im większa liczba osób uprawnionych do składania zgłoszeń naruszeń prawa, tym lepiej pracodawca powinien zadbać o udostępnienie środków, za pośrednictwem których mogą dokonywać zgłoszenia. Przy budowaniu kanałów zgłoszeń nieprawidłowości należy pamiętać, iż powinny być skrojone na miarę potrzeb przedsiębiorstwa, w którym są wdrażane, na przykład jeżeli pracodawca dopuszcza możliwość pracy zdalnej lub telepracy, powinien jednocześnie umożliwić pracownikom wnoszenie zawiadomień zarówno za pomocą środków porozumienia się odległość (e-mail, telefon, odpowiedni system informatyczny), jak i tradycyjnie – za pośrednictwem operatora pocztowego. Wdrożenie kanałów nieadekwatnych do potrzeb przedsiębiorstwa i nieodpowiadających jego strukturze organizacyjnej nie [...]

Zakres wynikający z dyrektywy o ochronie sygnalistów Podejmując działania zmierzające do ustanowienia kanałów informowania o naruszeniach wraz z ochroną sygnalistów, należy w pierwszej kolejności określić katalog naruszeń prawa, które w przypadku zgłoszenia zostaną zakwalifikowane jako właściwe oraz podlegające ochronie na gruncie obowiązujących przepisów, a także regulaminu zgłoszeń wewnętrznych uchwalonego w przedsiębiorstwie. Przeprowadzając proces wdrożenia, należy w pierwszej kolejności odnieść się do wymogów regulacyjnych we wskazanym zakresie. Obowiązujące przepisy wskazują jako podstawowy i konieczny do uwzględnienia na gruncie regulacji wewnętrznych. Mimo iż niektóre z wymienionych wyżej dziedzin mogą nie znajdować bezpośredniego zastosowania do działalności przedsiębiorstwa, należy mieć na uwadze, iż przepisy [...]

Przepisy rangi ustawowej nie wprowadzają wprost gotowych rozwiązań, których wdrożenie w zakładzie pracy zabezpieczy pracodawcę przed zarzutami nieskutecznego przeciwdziałania dyskryminacji lub mobbingowi. Pomocne mogą okazać się m.in. orzeczenia sądowe oceniające poziom i wystarczalność wprowadzonych przez przedsiębiorstwa rozwiązań. Trzeba jednak pamiętać, że ich wdrożenie musi odpowiadać nie tyle profilowi prowadzonej działalności, co jej rzeczywistym potrzebom determinowanym rozmiarem przedsiębiorstwa, liczbą zatrudnianych pracowników, funkcjonowaniem takiego przedsiębiorstwa w ramach globalnych struktur, działalnością organizacji związkowych, wprowadzonym trybem świadczenia pracy zdalnej itp. W praktyce najczęstszym sposobem na podjęcie skutecznej walki z zachowaniami niepożądanymi jest ich aktywna identyfikacja, szkolenie pracowników, jak również wdrożenie odpowiednich procedur, tzw. polityk [...]

Najczęstszym rodzajem czynu zabronionego popełnianego przez członków zarządu, jest czyn polegający na „udaremnianiu lub uszczuplaniu zaspokojenia wierzyciela”. Co roku w Polsce ogłaszana jest upadłość 400-500 firm. Ponad dwa razy tyle obejmowanych jest postępowaniem restrukturyzacyjnym. Jeszcze więcej firm mierzy się z wyzwaniami utraty płynności, czasami przechodzącej w stan trwałej niewypłacalności. Zdarza się, że zarządy spółek należących do tej trzeciej grupy podejmują decyzje, które w późniejszym okresie utrudniają lub uniemożliwiają zaspokojenie roszczeń wierzycieli takich spółek. Zgodnie z art. 300 kodeksu karnego członek zarządu, który doprowadza do takiego skutku poprzez usuwanie, ukrywanie, zbywanie, niszczenie, rzeczywiste lub pozorne obciążanie albo uszkadzanie składników swojego majątku [...]

Japońskie przysłowie „nie widzę nic złego, nie słyszę nic złego, nie mówię nic złego” często obrazowane jest przez postać trzech małpek, z których jedna zatyka sobie uszy, druga usta, a trzecia oczy. Historyczne przesłanie tego wizerunku jest pozytywne: „Nie szukaj i nie wytykaj błędnych czynów i słów innych ludzi”. Jeżeli jednak chcielibyśmy zastosować je do roli członków zarządu, to tu niestety powiedzenie to mogłoby okazać się katastrofalne, a w skrajnych przypadkach skutkiem takiej podstawy byłby wizerunek czwartej małpki, której ręce trzymałyby się krat. Zarząd (lub rada dyrektorów w prostej spółce akcyjnej) w spółce kapitałowej jest organem powołanym do administrowania spółką [...]