Koronawirus okazał się być wiernym naśladowcą i wyznawcą teorii Francisa Underwooda, głównego bohatera serialu “House of Cards” produkcji platformy Netflix, a która brzmi:

“jeśli nie podoba Ci się sposób w jaki nakryty jest stół, odwróć go”.

Nowa normalność, to właśnie ten stół, który nie spotkał się z aprobatą, przez co został nie tyle odwrócony, co wywrócony do góry nogami.

W utworze Kazika Staszewskiego pt. Plamy na słońcu, autor stwierdza, iż:

gdyby to najczęstsze słowo polskie”.

Do przywołania utworu wokalisty zespołu KULT, skłoniła mnie niedawna dyskusja, która przetoczyła się przez nasze życie społeczne, wokół. wyboru Młodzieżowego Słowa Roku PWN. Kontrowersje wokół tegorocznej edycji, stały się przyczynkiem do zastanowienia nad hipotetycznym wyborem korporacyjnego słowa roku, a więc gdyby podjęto się organizacji plebiscytu zbliżonego swym kształtem do tego organizowanego przez wydawnictwo PWN, ale w ujęciu gospodarczo-organizacyjnym.

Gdyby doszło do takiego wyboru, zwycięzca mógłby być tylko jeden – new normal tj. nowa normalność.

Nowa normalność, odmieniana przez wszystkie przypadki, która definiować miała aktualną sytuację, zarówno makro, jak i mikroekonomiczną w następstwie wybuchu pandemii. Normalność, z którą każdy zmuszony był radzić sobie na swój sposób, stawić jej czoła, a także zaadaptować się do nowych reguł i warunków panujących na rynku. Sytuacja ta znajduje zastosowanie, nie tylko w odniesieniu do gospodarki wolnorynkowej, która w efekcie szeregu obostrzeń napotkała niespotykane od dziesięcioleci utrudnienia w funkcjonowaniu, ale także pracowników, dla których z dnia na dzień skończyła się pewna epoka. Rynek pracownika (swoją drogą i tak przez wielu kwestionowany), odszedł w zapomnienie w równie szybkim tempie w jakim dochodziło do rozprzestrzeniania się wirusa.

Koronawirus okazał się być wiernym naśladowcą i wyznawcą teorii Francisa Underwooda, głównego bohatera serialu “House of Cards” produkcji platformy Netflix, w którego rolę wcielił się Kevin Spacey, a która brzmi:

“jeśli nie podoba Ci się sposób w jaki nakryty jest stół, odwróć go”.

Nowa normalność, to właśnie ten stół, który nie spotkał się z aprobatą, przez co został nie tyle odwrócony, co wywrócony do góry nogami.

Szok pourazowy

Wkroczyliśmy w ostatni rok drugiej dekady XXI wieku, mając większą lub mniejszą pewność co do zakresu wyzwań, jakie czyhać na nas będą na przestrzeni kolejnych 12 miesięcy. Niestety (w tym wypadku), przekonaliśmy się po raz kolejny, iż żyjemy w globalnej wiosce. Wydarzenia ze straganu w chińskim Wuhan wywołały efekt motyla, którego skutki odczuwamy i odczuwać będziemy jeszcze przez długi czas.

Rok 2020 z perspektywy zarządzania zgodnością miał zostać naznaczony m.in.: debatą nad kształtem transpozycji kolejnych dyrektyw z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (V i VI, daty transpozycji odpowiednio: 10 stycznia i 3 grudnia 2020 r.), nowelizacją ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, regulacji wprowadzającej rozwiązania z zakresu ochrony sygnalistów, nowelizacji kodeksu spółek handlowych, a także pomniejszymi, mniej lub bardziej wyczekiwanymi inicjatywami ustawodawczymi, powstałymi w efekcie bieżących prac parlamentu.

W zamian otrzymaliśmy cyfrową rewolucję, która w sposób nieodwracalny zmieniła nie tyle nasze przyzwyczajenia, ile w sposób bezdyskusyjny, zburzyła powszechnie obowiązujący i przyjęty model pracy.

Cyfryzacja, która z impetem wkroczyła do naszego codziennego życia, nie zawsze będąc wyczekiwaną i zapraszaną, zarówno przez przedsiębiorców, jak i pracowników, po dziś dzień determinuje szereg wyzwań, zarówno dla jednych, jak i drugich.

Opublikowany w dniu 19 maja 2021 projekt nowelizacji kodeksu pracy, mający na celu należytą regulację pracy zdalnej, jest tylko potwierdzeniem tego, że zmiany jakie wywołała pandemia także na polu organizacji pracy i sposobu zarządzania organizacją, zostaną z nami na długie lata. Staną się oczywiście przyczynkiem do dalszych dyskusji, rozważań, jak i modyfikacji, ale wielokrotnie wspominana nowa normalność, zostanie z nami na dłużej.

Adaptacja

Istnieje szereg analiz ekonomicznych, próbujących odgadnąć czy tzw. odbicie w następstwie kryzysu przyjmie kształt litery V, a może U. Obecnie, niezależnie od prognoz, które wieszczą szybką odbudowę gospodarki wydaje się, iż będziemy mieli do czynienia z zupełnie inną formą post pandemicznej odbudowy przedsiębiorstw.

Na potrzeby niniejszego tekstu, przyjmijmy nazwę odbicia dwóch prędkości. Będziemy obserwować różne etapy i prędkości, w jakich przedsiębiorstwa, a wręcz poszczególne sektory gospodarki z mozołem zaczną odpracowywać straty, poniesione w czasie kryzysu.

W tym okresie, rola compliance, już jest, a prawdopodobnie w perspektywie najbliższych tygodni i miesięcy, jak i lat będzie nie do przecenienia. Aktywne uczestnictwo w procesie decyzyjnym, poprzez odpowiednio wczesne sygnalizowanie/identyfikowanie/flagowanie potencjalnego ryzyka braku zgodności, na wczesnym etapie samego procesu, może stanowić o być albo nie być, dla danej organizacji.

Podejmując decyzje zmierzające ku zapewnieniu ciągłości działania przedsiębiorstw, reorganizacji pracy, aż po restrukturyzację, ze szczególną dokładnością, skrupulatnością, a także starannością, należy podejść do kwestii zarządzania ryzykiem – prawnym (regulacyjnym), operacyjnym, administracyjnym czy też finansowym.

Jakość danych, poprawność i rzetelność w zakresie sprawozdawczości, a także terminowości bez względu na okoliczności, musi zostać zachowana.

Pandemia, a wraz z nią cyfryzacja pracy wymogła na organizacjach aktualizację bądź implementację odpowiednich, scentralizowanych procedur zarządzania, które miały za zadanie w sposób kompleksowy adresować kwestię podejmowania decyzji. Niesłychanie istotnym z punktu widzenia ciągłości działania organizacji, a także rzetelności i transparentności w zakresie podejmowanych działań było, jest i pozostanie dokumentowanie i wyraźne artykułowanie decyzji podejmowanych przez osoby do tego upoważnione wewnątrz organizacji. Wymóg ten, zarówno w czasie kryzysu, jak i obecnie w fazie tzw. odbicia, ma szczególne zastosowanie z uwagi na fakt, iż mechanizmy kontroli i nadzoru nie mogły bądź nadal nie mogą zostać spełnione z przyczyn obiektywnych.

W tej dynamicznie zmieniającej się sytuacji i warunkach prowadzenia działalności, osoby decyzyjne, liderzy, kadra zarządzająca wyższego i średniego szczebla, podejmując nierzadko trudne decyzje, rzutujące na dalszy byt organizacji, nie mogą zapominać o konieczności weryfikowania podejmowanych decyzji z jednostkami dedykowanymi bieżącemu doradztwu i wsparciu procesów decyzyjnych, takimi jak m.in. compliance, a także pozostałe jednostki tzw. II linii obrony.

Róbmy swoje

Wspomniana obudowa dwóch prędkości, wraz z stopniowymi “odmrażaniem gospodarki” już się rozpoczęła, a wraz z nią zwiększone prawdopodobieństwo materializacji ryzyka braku zgodności.

W szczególności z uwagi na fakt, iż przedsiębiorcy, motywowani chęcią możliwie najszybszego bilansowania poniesionych strat, zostaną niejednokrotnie postawieni w obliczu niepopularnych i trudnych decyzji, które w dłuższej perspektywie rzutować będą na losy organizacji. Biorąc taki scenariusz pod uwagę, należy podkreślić rolę compliance w procesie zmierzającym do odbudowy kondycji finansowej organizacji.

Działania realizowane przez compliance, mają przede wszystkim na celu urzeczywistnienie koncepcji compliance in action.

Filary aktywności compliance w new normal:

  • aktywne uczestnictwo w procesie decyzyjnym – „make compliance visible” ,
  • utrzymanie harmonogramu szkoleń i aktywności compliance z obszaru zwiększania świadomości wśród pracowników/kontrahentów. Szczególny nacisk powinien zostać położony na przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, intensyfikację działań z zakresu bezpieczeństwa w sieci, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
  • zasady i reguły wewnątrz organizacji, muszą wybrzmieć teraz ze zdwojoną siłą – bliska i nieprzerwana współpraca z kadrą zarządzającą, celem urzeczywistnienia koncepcji tone from the top,
  • uczestnictwo w pracach koncepcyjnych nad utworzeniem nowego produktu/usługi tudzież wdrożenia nowego kanału dystrybucji/sprzedaży już na etapie planowania,
  • W odniesieniu do Planu Ciągłości Działania (BCP), czynny udział w pracach zespołu odpowiedzialnego za implementację i zarządzanie ciągłością działania. Identyfikowanie i odpowiednio wczesne sygnalizowania katalogu ryzyk związanych z wdrożeniem BCP, wyciąganie wniosków tzw. lessons learned z działań podjętych w czasie lockdown.
  • Bieżąca współpraca z właściwymi, jednostkami wewnątrz organizacji, celem identyfikacji potencjalnego ryzyka braku zgodności w ramach realizacji obowiązków służbowych w trybie online.

Zmieniające się otoczenie regulacyjne, trudności w realizowaniu podstawowej działalności organizacji, a w związku z tym czas trudnych i niepopularnych decyzji, to egzamin dojrzałości zarówno dla kadry zarządzającej danym podmiotem, jak również jednostki compliance.

Dobre wzorce

Niebagatelne znaczenie ma tutaj koncepcja „tone from the top” (pol.: wzorzec zachowania wyznaczany przez kadrę zarządzającą), która wraz z pojęciem zarządzania „lead by example” determinuje już na samym początku wdrożenia systemu zgodności, jego sukces bądź sromotną klęskę.

Nigdy wcześniej, implementacja koncepcji „compliance in action” nie miała takiego znaczenia jak dziś. Nigdy wcześniej koncepcja „tone from the top” nie znaczyła tak wiele, jak obecnie.

Strong management czyli taki zarząd, taka kadra zarządcza wysokiego i średniego szczebla która nie boi się delegowania zadań, utworzenia jednostki zgodności i kontroli wewnętrznej oraz wyposażenia jej w realne przymioty i atrybuty pozwalające na efektywne zarządzanie ryzykiem. Chce zarządzać organizacją w sposób transparentny i przede wszystkim zgodny z powszechnie obowiązującym prawem. Poprzez to nie wykorzystuje swojej pozycji do wywierania bezpośredniego i/lub pośredniego wpływu na bieżące funkcjonowanie jednostki compliance. Wspiera i propaguje kulturę organizacyjną opartą na jasno określonych zasadach i wartościach wynikających z wdrożonego systemu zgodności.

Odpowiednie narzędzia, gwarancja uregulowanej autonomiczności jednostki compliance, ustanowienie jasnej linii raportowania i odpowiedzialności względem kadry kierowniczej/rady nadzorczej – wszystkie te przesłanki zmierzają ku realnej efektywności programów zgodności. Poprzez, którą rozumiemy odpowiednio wczesne identyfikowanie zagrożeń i ryzyka dla danego podmiotu w ramach prowadzenia działalności, która w konsekwencji prowadzi do budowy stabilnej organizacji,w oparciu o nadrzędną zasadę zgodności z prawem, stanowiącą fundament działalności podmiotu, w warunkach gospodarki wolnorynkowej.

Wojciech Młynarski w swoim utworze pt. Róbmy swoje, śpiewał o tym, iż Noe na widok nadchodzącego potopu, na lekkim rauszu, krzyknął do swoich synów “Chłopaki jest już po nas”, na co jeden z synów odpowiedział mu, aby “robić swoje”.

“Skromniutko, ot na własną miarkę” budować bezpieczną przystań, nawet najskromniejszą i “na własną miarkę,”chociażby Arkę”.

Nie jesteśmy w stanie przewidzieć ze stuprocentową dokładnością rozwoju sytuacji na świecie, tempa odbicia gospodarczego, ale jedno jest pewne i niezmienne, możemy dołożyć należytej staranności do przygotowania siebie, jak i organizacji do najbardziej wymagających zadań wynikających z nowej normalności poprzez budowę organizacji opartej o nadrzędną zasadę zgodności z prawem.

Róbmy swoje!

Może to coś da

Kto wie?

Piotr Żyłka
Piotr Żyłka
piotr.zylka@dgtl.law | zobacz inne wpisy tego autora